Tijdens het Factuurcongres 2010 ontvingen de eerste dertig organisaties het Keurmerk E-factureren uit handen van de onafhankelijke Stichting Waarborg E-factureren. Dit keurmerk vult de snelgroeiende behoefte aan transparantie en vertrouwen bij e-factureren in. Vergelijkbaar met het Thuiswinkel Waarborg voor online winkelen, wil het de adoptie van en het vertrouwen in e-factureren flink vergroten. Want deze twee belemmeringen lijken grootschalige besparingen door e-factureren nog steeds in de weg te staan.
Bij ‘adoptie' hebben we het niet over adoptie bij de verzenders. Zij snappen wel wat er met e-factureren te halen is. We hebben het dan over adoptie door:
– zakelijke klanten en consumenten, die steeds meer facturen elektronisch gaan ontvangen omdat – naar wordt verondersteld – iedereen facturen elektronisch wil gaan verzenden;
– financiële- en boekhoudpakketten, die op de een of andere manier voor 90 procent van het Nederlandse bedrijfsleven het verzenden en ontvangen e-facturen zullen moeten gaan faciliteren;
– accountants- en administratiekantoren die administraties met elektronische facturen – eventueel samen met papieren facturen – moeten gaan controleren en tegelijkertijd geconfronteerd worden met minder omzet uit het inboeken van facturen.
‘Vertrouwen' – de andere belemmering – kan hier niet helemaal los van worden gezien. Als men e-factureren vertrouwt, is de overstap dichtbij. Bij vertrouwen hebben we het over aspecten als:
– spookfacturen: hoe weet ik zeker dat deze factuur van een leverancier van mij afkomstig is?
– fiscus: kan ik erop vertrouwen dat ik bij het verzenden en ontvangen van elektronische facturen voldoe en blijf voldoen aan de fiscale voorwaarden?
– controle: hoe houd ik controle over mijn verkoop- en inkoopfacturen als een derde partij wordt ingeschakeld?
– dienstverleners: welke dienstverleners kan ik vertrouwen?
Zelfregulering
Het Keurmerk E-factureren is een vorm van zelfregulering en werkt in de praktijk als volgt: Op www.keurmerkefactureren.nl kan een organisatie een online aanvraagformulier invullen, aanvinken voor welke ‘processen' het keurmerk wordt aangevraagd en plechtig beloven de beginselen na te leven. Deze beginselen omvatten technologieneutrale basisprincipes die tussen twee organisaties van toepassing zijn.
De keurmerkbeginselen vormen het minimumkader waarvoor een keurmerkvoerder (een organisatie die het keurmerk wil gebruiken) belooft zich in te spannen:
– naleven wet- en regelgeving rond e-factureren;
– gelijkheid tussen papieren en elektronische facturen;
– geen gedwongen overstap naar elektronische facturen;
– voorkomen customer lock-in;
– gebruikmaken van open standaarden;
– gemakkelijk, rechtstreeks en permanent toegankelijke bereikbaarheidsgegevens;
– betrouwbare organisatie en bedrijfscontinuïteit;
– controleerbaarheid;
– vertrouwelijkheid en privacy;
– grensoverschrijdende facturen;
– geschillenbeslechting.
Na ontvangst van het formulier controleert Stichting Waarborg E-factureren de ingevulde gegevens. Ook wordt nagegaan of de bereikbaarheidsgegevens juist en volledig zijn. Als die allemaal in orde zijn en de factuur betaald is, ontvangt de aanvrager het keurmerklogo met een hyperlink naar zijn of haar pagina op de website. Daar kunnen klanten onder meer een beoordeling achterlaten op basis van de beginselen van het Keurmerk E-factureren en zien voor welke processen het Keurmerk E-factureren is aangevraagd.
Twee andere instrumenten
Het Keurmerk E-factureren krijgt gezelschap van twee andere instrumenten die het vertrouwen en de adoptie moeten vergroten: de gratis Checklist E-factureren en het Certificaat E-factureren. De checklist, het keurmerk en het certificaat worden gefaciliteerd door de onafhankelijk stichting Waarborg E-factureren.
Checklist
De gratis Checklist E-factureren behandelt dezelfde eisen, processen en uitgangspunten waarop de Belastingdienst controleert bij e-factureren en factuurverwerking: de zogenoemde Bedrijfs Proces Analyse (BPA) E-factureren. De reikwijdte en werking van deze checklist is dat een organisatie weet aan welke voorwaarden ze moet voldoen als ze aan de slag gaat met e-factureren en op instemming kan rekenen van Belastingdienst en accountant.
Een organisatie kan vervolgens met het Factuurkompas (www.factuurkompas.nl) een keuze maken uit dienstverleners, mocht ze besluiten om e-factureren te gaan uitbesteden. Op Softwarepakketten.nl kan zij kiezen uit financiële pakketten die hiervoor gereed zijn.
De reikwijdte van het keurmerk verschilt duidelijk (extern gericht, tussen handelspartners) van de checklist. Ondanks dat sluiten beide nauw op elkaar aan: keurmerkvoerders kunnen aangeven op welke fiscale controleprocessen (en dus die van de BPA E-factureren van de Belastingdienst) op hen van toepassing is. Dit vergroot het onderlinge vertrouwen tussen handelspartners.
Certificaat
Het Certificaat E-factureren is vooral bedoeld voor dienstverleners en omvat een zware toets door onafhankelijke deskundigen op basis van de toepasselijke criteria uit zowel de checklist als het keurmerk.
Alle informatie, inclusief de bedrijven die inmiddels het keurmerk voeren, is te vinden op: www.keurmerkefactureren.nl.
