‘Dertig jaar geleden was het nog overzichtelijk,' aldus een van de aanwezigen bij de masterclass over ontwikkelingen in automatisering van de financiële administratie op het CI Jaarcongres. ‘De administratie gaf opdracht aan ict en die ging vervolgens aan het bouwen.' Maar hoe gaat dat vandaag de dag?
‘Ict is aanjager van vernieuwing van de financiële functie' is één van de stellingen waarover de aanwezige RC/RA's kunnen discussiëren met een panel van software-leveranciers. Als discussieleider Jan Kloeze de stelling voorlegt, meent maar een kleine tien personen dat ict inderdaad aanjager is van vernieuwing van de financiële functie. ‘De behoefte komt vanuit finance, ict is vervolgens faciliterend,' lijkt de mening van het gros van de aanwezigen. Toch blijkt daar nog niet alles mee gezegd. Want door goede oplossingen op ict-gebied kan de financiële functie tijd vrijmaken voor andere zaken. Oftewel door het automatiseren van veel standaardwerkzaamheden, krijgt de controller meer tijd voor analyse en advies aan de business. ‘We zijn nu beter in control.'
Panellid Roel Caers, de Belgische sales & marketing director van Unit4 meent dat het niet of-of is, maar en-en. ‘Je hebt early adopters die ict aanjagen. Zij stappen al in een vroeg stadium over op nieuwe producten en helpen met hun commentaren aan de ontwikkeling ervan. De volgers, die de verbeterde software vervolgens aanschaffen, worden vervolgens enabled.' Caers noemt als voorbeeld de e-invoice en e-purchase markt. ‘De meeste bedrijven zijn daar nu volop mee bezig, maar tien jaar geleden waren er ook al bedrijven die daar zeer ver in waren.'
Finance als rem op vernieuwing
Een kritische deelnemer in de zaal vraagt zich af of de stelling eigenlijk niet omgekeerd moet: ‘finance remt vernieuwing in ict'. ‘De gemiddelde financial is nou niet direct iemand die voorop loopt wat nieuwigheden betreft. Wie zit er allemaal al op Facebook?' vraagt hij om zijn stelling te onderbouwen. Met slechts twee handen in de lucht is duidelijk dat hij een punt heeft. Het panel van software-leveranciers gaat hierin ook mee. Er is veel meer mogelijk met ict dan finance wil toelaten. Dat is op zich niet zo erg, mits het een bewuste keuze is. Thom Menssink, commercieel directeur van DD Informatica ziet dat vaak overbodige extra controles ingebouwd worden, doordat finance grip wil houden. Carl Moons, general manager van Aexis, merkt op dat veel bedrijven op zoek gaan naar best practices uit de markt (die overigens voor hen niet altijd het best hoeven uit te pakken). ‘De meeste bedrijven hebben fixed produres geïmplementeerd, dat levert vaak stroeve systemen op. Wat helemaal niet nodig is.' Moons merkt daarbij nog wel op dat de cfo of de controller volgens hem niet aangejaagd hoeft worden: ‘kijk naar alles wat er op de financiële functie afkomt aan rapportagevragen en wijzigende wet- en regelgeving.'
Business project of ict-project
Hoe zit het dan vervolgens binnen het bedrijf? Wie is dominant cfo of cio? Met wie doet het panel vooral zaken? Jörgen Hensgens, vice premier Basware Benelux, ziet meestal de cfo, maar liefst wel in samenspraak. ‘Ik zal het anders stellen: welke projecten zijn vaker succesvol? Dat zijn meestal de projecten waarbij er goede samenspraak is tussen cfo en cio. We zien met name projecten die puur vanuit ict ingestoken worden moeizaam verlopen. De samenwerking daarbij met onze technische consultants verloopt dan wel heel erg goed, maar daar gaat het mis zodra de business ermee aan de slag moet. Juist die projecten waarbij een goed evenwicht is tussen finance en ict verlopen het best.' De overige pannelleden beamen dit en merken op dat je als leverancier kunt helpen om die brug tussen finance en ict te slaan.
Toekomst
En natuurlijk willen we weten wat er op ons af zit te komen. Welke ontwikkelingen komen eraan? Roel Caers: ‘Als mijn zoontje van zes mijn oude gsm in handen krijgt, roept hij: die is stuk! Want hij begint op het schermpje te drukken en vraagt zich af waar die knopjes toch toe dienen. Dat is waar we naar toe gaan. De volgende generatie wil niet meer gaan zoeken en klikken. Leveranciers zijn nu volop aan het onderzoeken hoe we het gemak van consumentensoftware kunnen toepassen in onze financiële software.'
Carl Moons: ‘Eerst waren we op zoek naar de gemeenschappelijk waarheid. Toen we die hadden gevonden, moest het sneller kunnen. Inmiddels zijn we bezig om de systemen flexibeler te maken. Software moet kunnen meegroeien.'
‘En een goede tweede is social networking. Bedrijven worstelen momenteel hoe ze hiermee om moeten gaan. Maar het biedt ook veel voordelen. We kennen allemaal wel de crm-base. Die is op het moment van installatie al aan het verouderen. Daar moet een heel regiment aan werken om het up-to date te houden. Maar als ik tegenwoordig gegevens nodig heb van iemand, dan kijk ik op LinkedIn. Mensen houden het daar zelf bij.'
Roel Caers: ‘De cloud komt eraan. In heel snel tempo. Uiteindelijk zal heel veel software de deur uit gaan. Gevolgd door processen. Zoals dat ook bij factureren al gebeurt: facturen komen binnen in Ierland, worden daar ingescand, zodat ze in India kunnen worden ingeklopt. Dezelfde dag nog kun jij ernaar kijken en analyses maken.'
Carl Moons: ‘Bovendien. Over tien jaar ga je niet meer klagen over een applicatie. Je stapt gewoon over. We gaan zappen. Het wordt allemaal veel flexibeler.'
Jörgen Hensgens: ‘En het gebeurt allemaal nú al.'
Dit artikel is eerder verschenen in Tijdschrift Controlling 2010, afl. 12.
