Informatietechnologie speelt een steeds belangrijkere rol binnen het bedrijfsleven. Ook op het terrein van financieel management en financiële verslaggeving heeft informatietechnologie (ict) een bepalende rol. Steeds meer bedrijven installeren ERP-systemen (ERP staat voor Enterprise Resource Planning). Er is echter nog niet veel onderzoek gedaan naar het verband tussen ict en management accounting.
Gary Spraakman en Cristobal Sanchez-Rodriguez van York University bestudeerden de impact van ict op management accounting. Zij keken in het bijzonder naar de invloed van ict-systemen op de implementatie en uitvoering van performance-maatregelen en praktijken binnen het bedrijf. Hiervoor bestudeerden zij een steekproef van grote, winstgevende Canadese bedrijven. De resultaten van het onderzoek zijn gepubliceerd in de paper The Impact of Information Technology on Management Accounting Practices.
Nieuwe technologie
Het ERP-systeem is een nieuwe technologie die ervoor zorgt dat alle bedrijfsprocessen met elkaar verbonden zijn en geïntegreerd zijn in één geautomatiseerd systeem. Van alle ondervraagde bedrijven gaf 56,8 procent aan gebruik te maken van (bepaalde functies van) een ERP-systeem. Slechts 12 procent van de bedrijven met een ERP-systeem stelde dat dit systeem volledig geïntegreerd was binnen het bedrijf, oftewel dat alle functies en toepassingen van het ERP-systeem werden benut. Dit terwijl de auteurs hadden verwacht dat meer bedrijven gebruik zouden maken van een ERP-systeem en dat een hoger percentage bedrijven het systeem volledig zou benutten.
De toepassing van ERP-software is dus nog niet volledig doorgedrongen in het bedrijfsleven. Desondanks stelde een aantal respondenten dat ERP-systemen de nieuwe standaard zetten, een standaard die van doorslaggevend belang zal worden voor de overleving van het bedrijf. ERP-systemen zorgen voor een afname van de transactiekosten en een verbetering van (de effectiviteit en efficiëntie van) het management.
Dit leidt op zijn beurt weer tot een verhoging van de bedrijfseffectiviteit en een toename van de bedrijfsgrootte. De mogelijke consequentie is dat bedrijven die de technologie van ERP-systemen niet adopteren in het nadeel komen te verkeren en zichzelf wellicht niet langer kunnen handhaven.
Effect op management accounting
Uit het onderzoek blijkt dat ERP-systemen wel degelijk invloed hebben op management accounting. Management accounting technieken zoals budgetcontrole, kostencontrole, winstanalyse, verkoopanalyse en variantie-analyse maken gebruik van ERP-systemen. Men heeft zowel deze technieken als de budgettering ook moeten aanpassen als gevolg van de invoering van het ERP-systeem. De functie van management accountants is dan ook veranderd met de komst van het ERP-systeem. Zo zijn management accountants nu minder bezig met activiteiten rondom gegevensinvoering en richten zij zich meer op het ontwerpen en verbeteren van bedrijfsprocessen. Ook wordt van de management accountant meer ict- kennis en -ervaring verwacht.
Overigens is ook de mate van integratie van het ERP-systeem van belang. Uit de onderzoeksresultaten valt af te leiden dat de meeste veranderingen qua management accounting activiteiten optreden wanneer het bedrijf de overgang maakt van het maximaal benutten van slechts enkele van de beschikbare ERP-modules, tot een meer volledige integratie van het systeem waarbij (bijna) alle beschikbare modules compleet benut worden.
Decentralisatie controllersfunctie
De auteurs stellen dat de introductie van een ERP-systeem leidt tot zowel het centraliseren van de bedrijfsgegevens als het decentraliseren van de analytische accountingwerkzaamheden. Uit eerdere literatuur blijkt dat er een overgang plaatsvindt van gecentraliseerde controle, uitgeoefend door accountants, naar een situatie waarbij iedereen binnen het bedrijf zich gedraagt als controller.
Door het ERP-systeem hebben alle bedrijfsmedewerkers namelijk toegang tot informatie, waardoor iedereen de gelegenheid heeft om controle uit te oefenen. In dit opzicht leidt de introductie van ERP dus tot een decentralisatie van de controllersfunctie.
Door de technologische attributen van het ERP-systeem kan accounting informatie worden geïntegreerd met niet-financiële informatie. Dit leidt tot een verschuiving in informatiegebruik van accounting naar non-accounting. Zodoende is het mogelijk dat non-accounting informatie meer bepalend wordt voor het uitoefenen van controle.
Positieve bijdrage
De auteurs stellen dat ERP-systemen een positieve bijdrage leveren aan het werk van management accountants. Zo stelt het ERP-systeem de management accountant in staat om meer effectief en efficiënt te werk te gaan en betere beslissingen te nemen. Ook kan hij sneller inspringen op accounting problemen en uitdagingen. Verder kunnen er nauwkeurigere voorspellingen worden gedaan en wordt meer inzicht verkregen in het kostengedrag.
Hoewel ERP-systemen op positieve wijze de financiële performance van een bedrijf beïnvloeden, treedt dit effect niet direct op. De auteurs stellen dat de introductie van een ERP-systeem een kettingreactie tot gevolg heeft, waarbij eerst veranderingen optreden ten aanzien van de formele management controlesystemen. Deze veranderingen hebben een positief effect op de niet-financiële performance, waardoor vervolgens de financiële performance positief beïnvloed wordt. De impact van ERP-systemen op de financiële performance is aantoonbaar en positief, maar zal dus niet direct intreden.
The Impact of Information Technology on Management Accounting Practices,York University, december 2010
