Particuliere recherchebureaus hebben het drukker dan ooit. Steeds meer werknemers zien zich blijkbaar gedwongen of voelen zich verleid om te stelen van hun baas. Alleen al in ons land wordt er volgens onderzoekers jaarlijks tussen de 500 miljoen en 3 miljard binnen organisaties gestolen – door de werknemers, dan wel door de baas zelf.
Uit allerlei onderzoeken blijkt dat ondernemingen en instellingen te goed van vertrouwen zijn en te weinig doen om de risico’s van interne fraude en corruptie in de hand te houden. De kat wordt te vaak op het spek gebonden, door slordige AO en functiescheiding, zwakke procedures en blind vertrouwen. Wordt iemand betrapt, dan aarzelt men vaak om aangifte te doen. Doet men al aangifte, dan blijkt volgens recente CBS-cijfers dat rond ruim zeventig procent van de aangiftes geen onderzoek wordt gedaan. Niet vreemd dus dat particuliere recherchebureaus hier een fors gat in de markt hebben gevonden.
Veel mensen vinden kleine diefstal, zoals die van kantoorspullen, al geen echte diefstal meer. Meer dan de helft van de werknemers declareert wel eens te veel zakelijke kilometers, stelde Management Team enige maanden geleden vast. Printerpapier, balpennen, paperclips en zelfs laptops verdwijnen in zakken en tassen van werknemers.
Dader is werknemer
Natuurlijk worden organisaties ook bestolen door ‘gewone’ dieven, maar in de helft van alle gevallen van bedrijfsdiefstal is de dader een werknemer. Een op de vijf daders komt zelfs uit het hoogste management, zo bleek uit onderzoek van beveiligingsbedrijf Trigion. In totaal is 5 procent van alle bedrijfsvestigingen in aanraking gekomen met interne criminaliteit. Dit loopt uiteen van 9 procent in de sector horeca en 8 procent in de detailhandel, tot 2 procent in de zakelijke dienstverlening.
De meest getroffen maatregel om interne criminaliteit tegen te gaan is het controleren van referenties bij de aanname van nieuw personeel. Daarnaast stelt 44 procent van de bedrijven regels op voor het eigen personeel.
Overigens geldt dat van de bedrijven die slachtoffer zijn geworden van een of meer delicten (dus inbegrepen externe criminaliteit) slechts 26 procent ook daadwerkelijk aangifte heeft gedaan bij de politie. Slechts de helft van alle bedrijven die contact heeft gehad met de politie naar aanleiding van een melding of aangifte, is hierover (zeer) tevreden. De tevredenheid varieert van 43 procent in de sectoren bouw en transport tot 59 procent in de sector horeca.
Gelegenheid maakt de dief
Kijkt u eens rond in uw eigen organisatie – er kan zo gemakkelijk worden gestolen. Waardevolle spullen liggen zo voor het oprapen, in het kantoor en in het magazijn. Een overboeking is met telebankieren een fluitje van een cent. Inderdaad begint diefstal ‘onschuldig’, met een balpen en een schrijfblok.
Maar er zijn ook medewerkers, die overbodig verklaard zijn en de aan hen beschikbaar gestelde hulpmiddelen vergeten te retourneren – de administratie van die zaken is toch maar zelden op orde. En al snel wordt gewezen op bazen die thuis klusjes laten uitvoeren of op onverklaarbare studiereisjes worden genodigd Er wordt gegniffeld om bazen die de cijfers (doen) manipuleren om hun bonusafspraken te kunnen verzilveren. En on top of it all, de manager bij wie dat niet lukte, of die te lastig was. Hij of zij verdween met stille trom en een riante gouden handdruk. Voor de organisatie en commissarissen is dit misschien niet direct stelen, maar de medewerkers die het al lang aan zagen komen, kunnen daar best eens anders over denken.
Top-5 stelen van de baas
• Door valse declaraties in te dienen
• Door apparatuur te ontvreemden
• Door koffie en wc-papier mee te nemen
• Door illegaal te kopiëren en te frankeren
• Door relatiegeschenken te stelen
(Bron: Hoffmann Bedrijfsrecherche)
Tien tips om interne criminaliteit te minimaliseren
1. Screen personeel
Een CV, referenties en een antecedentenonderzoek kunnen helpen vast te stellen wat het gedrag van de kandidaat-werknemer in het verleden is geweest. Maar daarmee weet je nog niet veel over het gedrag van de medewerker in de toekomst, vooral wanneer geplaatst voor (morele) dilemma’s. SavvyIntegrity van HRVision uit Israel biedt een pc-based tool waarmee de integriteit van een kandidaat inzichtelijk wordt gemaakt; het test, analyseert en beoordeelt het risico van de kandidaat voor de onderneming. De test maakt gebruik van geavanceerde vraagstellingen, waarbij niet alleen het antwoord, maar ook de consistentie en de beantwoordingtijd een rol spelen in het bepalen van het verwachte gedrag.
2. Wees waakzaam
Uit onderzoek blijkt dat medewerkers minder geneigd zijn te stelen, naarmate ze overtuigder zijn dat ze betrapt zullen worden. Maak duidelijk dat in deze organisatie sprake is van een zero-tolerance beleid voor interne criminaliteit. En handhgaaf dat beleid ook: niet alleen voor echte diefstal, maar ook voor afwezigheid zonder geldige reden, te laat komen of te gretige ziekmeldingen.
3. Formuleer beleid
Het is van belang exact en duidelijk te formuleren wat onder interne criminaliteit verstaan wordt. Aarzel niet in ernstige gevallen de politie te waarschuwen. Zelfs al denkt u dat een en ander niets uithaalt.
4. Geef het goede voorbeeld
Het spreekt voor zich dat ook hier geldt dat goed gedrag goed doet volgen, en omgekeerd. Elk vermoeden van lakse integriteit van leidinggevenden voedt een negatieve cultuur.
5. Scheidt functies
Voorkom dat één persoon in staat en gerechtigd is om de volledige financiën van een organisatie te controllen.
6. Doe geregeld audits
En niet op vaste momenten met vaste objecten. Liefst tijdens de vakantie van de boekhouder, durft een Amerikaans bureau aan te raden.
7. Laat anoniem melden
De meeste gevallen van interne criminaliteit komen aan het licht dankzij interne tipgevers. Zorg voor een systeem waarbinnen medewerkers anoniem aangifte kunnen doen van verdachte zaken.
8. Let extra op ontevreden (ex)werknemers!
9. Zorg voor een open cultuur
Een positieve en open bedrijfscultuur is de beste bescherming tegen interne criminaliteit. Wees eerlijk, communicatief, erken ieders waarde en inbreng.
10. Verzeker u
Bekijk als ultieme vangnet of het mogelijk en zinvol is om een verzekering af te sluiten tegen interne criminaliteit en fraude.
*
Dit artikel van de hand van Arne Lasance werd eerder gepubliceerd in Tijdschrift Administratie
