U wilt aan de slag met e-factureren. Dan kunt u beginnen met een gratis pdf-printer of bijvoorbeeld Excel. Maar het is handiger om gebruik te maken van Software as a Service (SaaS). Digitaal factureren kan onderdeel uitmaken van een online boekhoudpakket of specifiek gemaakt zijn voor het factureringproces.
De software biedt meestal extra mogelijkheden, waardoor u efficiënter kunt werken en een beter overzicht hebt. Er zijn inmiddels veel aanbieders van zowel software om te e-factureren als online boekhoudsoftware. Waar moet je rekening mee houden bij de selectie van een leverancier? Hier zijn tien tips om een leverancier te selecteren
1. Zoek het dicht bij huis
Onderzoek uw financiële software. Want daar begint het leven van de verkoopfacturen. Wat voor mogelijkheden biedt deze leverancier? Reeleezee, Twinfield, Exact Online en veel andere online software bieden al standaard de mogelijkheid om facturen in pdf te printen en ze ook te verzenden in ubl. Is e-factureren nog niet standaard opgenomen, kijk dan of er een module beschikbaar is, of beschikbaar komt. Zo zijn er ook boekhoudpakketten die helpen de papieren inkoopfacturen te digitaliseren.
2. Functionaliteiten
Veel is niet altijd goed. Bedenk voor uzelf welke functionaliteiten u minimaal nodig denkt te hebben. Maak een duidelijk onderscheid tussen wat echt nodig is en wat leuk is voor erbij. Zoek uit of u met minder functionaliteiten ook minder hoeft te betalen.
3. Bedrijfsgegevens
Wie is de leverancier, hoe is hij bereikbaar en wat is er over hem bekend bijvoorbeeld via openkvk.nl? Is het een bedrijf met een duidelijke focus op dit terrein, of is het een hobby project waarbij met WordPress, een website template, een e-billing plugin en e-commerce plugin in een halve dag een online e-factureren applicatie in elkaar is gedraaid?
4. Productgegevens
Is het duidelijk wat u krijgt en wat het dan kost? Nu en in de toekomst. Vraag een duidelijk overzicht van wat het gaat kosten. Hieronder een overzicht van wat u tegen kunt komen:
- éénmalige (installatie)kosten,
- licentievergoeding per maand/kwartaal/jaar,
- prijs per tik/betaling/maand/kwartaal/jaar,
- consultancy,
- extra kosten.
5. Contractduur en andere voorwaarden
Hoe lang zit u minimaal aan de leverancier van de software vast? Eén jaar, drie jaar of maximaal één maand? En hoe zit dat met de opzegtermijn als u toch wilt (of moet) overstappen op een andere leverancier?
6. Eigendom
Wie is er eigenaar van de gegevens? Bent u dat? Of zijn de gegevens van de leverancier waar u gebruik van maakt? Mag de leverancier uw gegevens gebruiken om er nog eens aan te verdienen? En zo ja, wilt u dat?
7. Opslag en exporteren
Is er een archieffunctie? Tot hoever terug in de tijd gaat het archief? Soms gaat een archief maar tot maximaal zes maanden terug. Kunt u uw factuurgegevens en andere gegevens dan exporteren, om er toch over te kunnen beschikken?
8. Service level agreement
Wat heeft de leverancier te zeggen over up-time, beveiliging, privacy en vertrouwelijkheid? Transparante voorwaarden en een goed service level agreement zijn belangrijke onderdelen om vooraf te lezen en helder te hebben.
9. De toekomst
Stel dat u bij een dienstverlener zit die nu biedt wat u op dat moment nodig hebt. Maar weet u hoe dat zit in de toekomst? Is er informatie of een weblog waarin duidelijk wordt dat ze zich nog steeds aan het ontwikkelen zijn? Is de laatste update twee jaar geleden geweest, dan moet u zich afvragen of dit zo’n goed idee is.
10. Helpdesk
Als klant mag u meer verwachten dan alleen maar tegen betaling gebruik maken van diensten. De helpdesk is net zo belangrijk. Offline of online, dat maakt niet uit. Als u maar (snel) geholpen wordt.
*
F.W. de Jong is directeur van Factuurwijzer
*
Keurmerk
Als u een factuur verstuurt, dan bent u verantwoordelijk voor die factuur. Ten minste zeven jaar lang. Als u gebruik gaat maken van een leverancier, is het belangrijk om op zoek te gaan naar een betrouwbare leverancier. Op keurmerkefactureren.nl staat een overzicht met leveranciers die zich hebben verbonden aan de kwaliteitscriteria van het Keurmerk e-factureren.
Lees ook: Bedrijfsleven ziet e-invoicing als dé sleutel naar succes
