Als een afnemers uw factuur niet kan of wil betalen, heeft u te maken met een oninbare vordering. Lastig, zeker gezien het feit dat u hierover waarschijnlijk al btw heeft voldaan in het tijdvak dat u de factuur heeft verzonden. Het is echter mogelijk om de btw terug te vragen. Dit kunt u doen door het indienen van een schriftelijk verzoek bij de Belastingdienst. U krijgt dan uw btw terug, uiteraard mits u aan de voorwaarden voldoet.
U komt als ondernemer in aanmerking voor een btw-teruggaaf als u er na een aantal pogingen nog steeds niet erin geslaagd bent om de vordering geïnd te krijgen en u vervolgens – overeenkomstig de in de branche gebruikelijke handelswijze – tot afschrijving van de vordering overgaat.
Schriftelijk verzoek
Om de btw te kunnen terugvragen van de Belastingdienst moet u schriftelijk aannemelijk kunnen maken dat de afnemer niet heeft betaald en ook niet zal betalen. Dit kan door middel van het verstrekken van de volgende documenten:
- correspondentie die u heeft gevoerd met de afnemer, waaruit blijkt dat hij niet niet gaat betalen;
- documenten naar aanleiding van een incassoronde, waaruit blijkt dat het aanmanen geen resultaat heeft gehad;
- in geval van een faillissement: overlegging van de brief van de curator waarin hij mededeelt dat er geen uitdeling meer zal plaatsvinden.
U moet de Belastingdienst er dus van overtuigen dat de afnemer niet heeft betaald en ook niet zal betalen.
Andere situaties
De fiscus verleent niet alleen teruggaaf van btw als de afnemer failliet is verklaard. U moet kunnen aantonen dat u een aantal serieuze pogingen heeft ondernomen om uw geld te innen, en dat u zich genoodzaakt voelt om de vordering af te boeken.
Daarnaast heeft u recht op teruggaaf van btw als er discussie bestaat tussen u en de afnemer met betrekking tot de vordering, én u afziet van het aanspannen van een procedure. Op dat moment is namelijk al duidelijk dat u de vordering niet zal ontvangen.
Betaalt een afnemer een gedeelte van het factuurbedrag, dan moet u het ontvangen bedrag naar evenredigheid verdelen over de vergoeding en de btw. Het kan niet zo zijn dat de vergoeding wel gedeeltelijk is betaald, maar de btw niet.
Binnen een maand na afloop van het tijdvak waarin het recht op teruggaaf van btw is ontstaan, moet het schriftelijk verzoek worden ingediend bij de Belastingdienst. Het recht op teruggaaf ontstaat op het tijdstip waarop redelijkerwijs moet worden aangenomen dat de afnemer niet zal betalen. Als uiterste datum voor het indienen van het teruggaafverzoek wordt in de praktijk de datum aan gehouden waarop u de betaling in rechte niet meer kunt vorderen.
Creditfactuur
Het opmaken van een creditfactuur leidt niet tot het recht op teruggaaf van btw. Als u toch via een creditfactuur btw terugvraagt, kan de Belastingdienst dat dus weigeren. In de praktijk komt het voor dat alleen intern een creditfactuur wordt opgemaakt en in de eigen administratie wordt op genomen. De creditfactuur wordt niet aan de afnemer uitgereikt of verzonden. Hieruit zou de afnemer namelijk kunnen afleiden dat de vordering niet meer hoeft te worden betaald. Aangezien de geadresseerde van de factuur de btw niet zal afdragen, leidt een dergelijke creditfactuur niet tot het recht op teruggaaf van btw.
Het kan ook voorkomen dat u toch geen recht op btw-teruggaaf heeft. Bijvoorbeeld als u de vordering op de afnemer omzet in een geldlening. Omdat de oorspronkelijke vordering hiermee is voldaan, bestaat er geen recht meer op teruggaaf van btw. Als de geldlening niet wordt ingelost, kunt u dus geen verzoek om btw-teruggaaf meer indienen. Als de lening echter als gewoon leverancierskrediet is bedoeld, kan er wél van een oninbare vordering worden gesproken.
U heeft ook geen recht op btw-teruggaaf als niet u, maar een ander de vergoeding ontvangt. Bijvoorbeeld als u de betaling aan een derde achteraf goedkeurt, of als u bij de betaling aan de derde bent gebaat.
Ook als u een kredietverzekering heeft afgesloten om het risico dat een afnemer niet betaald af te dekken, behoudt u het recht om verzoek tot btw-teruggaaf in te dienen bij de Belastingdienst. De uitkering van de verzekering wordt namelijk niet gezien als een betaling van de factuur door de afnemer.
Conclusie
Heeft u een afnemer die niet betaalt, noteer en bewaar correspondentie en e-mailberichten dan zorgvuldig in uw administratie. U heeft dan altijd voldoende ‘bewijsmateriaal’ voorhanden om alsnog de btw terug te vragen bij de Belastingdienst. Het is wellicht een schijntje in vergelijking met het bedrag dat u misloopt, maar alle beetjes helpen.
Tenslotte nog twee waarschuwingen en een tip:
- Alleen het indienen van een schriftelijk verzoek bij de Belastingdienst geeft recht op teruggaaf van BTW.
- Een afnemer die in surseance van betaling verkeert, biedt niet voldoende zekerheid om teruggaaf van btw te verkrijgen.
- Als u de vordering heeft overgedragen aan een factoor en deze blijkt oninbaar te zijn, is het wel mogelijk btw terug te vragen bij de Belastingdienst. Het ontvangen bedrag van de factoor wordt namelijk niet gezien als een betaling van de factuur.
*
Auteur: mr. C. van Vilsteren
Dit artikel werd eerder gepubliceerd in F&A Signalen
