Lean management geniet tegenwoordig steeds meer bekendheid. René Aernoudts, directeur van de Stichting Lean Management en spreker tijdens de Nationale Administrateursdag op 13 oktober, verbaast dat niets. ‘Lean is laagdrempelig en leidt soms tot verbluffende resultaten.’ En dan doelt hij niet alleen op kostenreductie.
Ten onrechte wordt lean management nog wel eens gelijkgesteld aan kostenbesparing. Begrijpelijk is het wel, omdat het besparen van kosten vaak een niet onbelangrijk resultaat is als een organisatie het lean concept toepast. “Maar het is geen kaasschaafmethode, absoluut niet,” benadrukt Aernoudts. “Lean begint bij kwaliteitsverbetering en optimalisering van doorlooptijden, dat is de basis van het concept. Dat de kosten vervolgens dalen, is vaak het gevolg.”
“Het klinkt logisch, maar toch beginnen organisaties vaak precies verkeerd om en snijden eerst in de kosten om er later achter te komen waar de gaten vallen. Het is natuurlijk veel effectiever om eerst je bedrijfsactiviteiten goed in kaart te brengen om zo snel en makkelijk vast te kunnen stellen waar sprake is van verspilling.”
“We beginnen met de visualisatie van de fysieke stroom: mensen en middelen. Vervolgens de informatiestroom (documenten en coördinatie) en tot besluit de tijdslijn (planning en processen). Als de zeven typen van verspilling zijn gelokaliseerd, wijzen we de drie belangrijkste aan en gaan na hoe de toekomst eruit zou zijn als deze drie zouden zijn geëlimineerd. Dat testen we, zodat de te verwachten resultaten zichtbaar worden. Heel vaak is men verbaasd dat er zo veel effect kan worden bereikt met relatief weinig inspanning.”
Mondiaal concept
Lean Management is afkomstig van Toyota. Dit bedrijf bracht alle verspilling in kaart volgens voornoemde methode en weet door de eliminatie van verspillers een twee keer zo hoge productiviteit te realiseren, terwijl de kwaliteit van haar producten hoog blijft. In de jaren 1990 is onderzocht of dit concept ook toepasbaar zou kunnen zijn in andere dan productieomgevingen. Dat bleek het geval te zijn: lean wordt nu bijvoorbeeld succesvol toegepast bij banken, verzekeraars, ziekenhuizen, ministeries, uitzendbureaus en diverse projectorganisaties.
De Stichting Lean Management Instituut wil zonder winstoogmerk dit gedachtegoed verspreiden in de maatschappij. Daarbij maakt zij gebruik van de ervaringen die internationaal met lean worden opgedaan. De stichting valt namelijk onder een wereldwijde Lean organisatie (het ‘Lean Global Network’), inmiddels zijn er vertegenwoordigingen in achttien landen.
Aernoudts staat in Nederland aan het roer. “Ik ben nu vijftien jaar bezig met lean en het is nog altijd verbazend hoe eenvoudig er aanzienlijke resultaten kunnen worden geboekt. Zo is bijvoorbeeld bij de Raad van de Kinderbescherming de wachttijd gedaald van 98 naar 28 dagen, dankzij lean! Dat betekent wel dat kinderen zeventig dagen minder in gevaarlijke situaties moeten blijven voordat zij worden geholpen.”
Voor de hand liggend
Aernoudts geeft nog een voorbeeld. “Waarom moet het verlenen van een eenvoudige vergunning door de gemeente drie maanden kosten? Vaak wordt de aanvraag niet direct behandeld na binnenkomst. Als de ambtenaar er mee bezig gaat, heeft hij vragen die hij bij iemand anders moet uitzoeken. Die weet het niet en moet de aanvrager bellen. Intussen blijft het dossier liggen en gaat de ambtenaar verder met andere zaken. Met als gevolg dat hij zich opnieuw moet inlezen als het antwoord op zijn vraag komt. Of de aanvrager belt zich om te beklagen. Gevolg: meer personeel nodig, IT-systemen om alles te registreren en overbodige call centers.”
“Dat geldt natuurlijk niet alleen voor ambtenaren, in de profit sector gaat het vaak net zo. Je ziet dat mensen het lastig vinden hun routines los te laten. Of dat ze werkvoorraden opbouwen om hun eigen positie zeker te stellen. Ook heb ik meegemaakt dat informatie niet wordt gecontroleerd op bruikbaarheid en compleetheid bij binnenkomst maar pas na enkele weken als men ermee aan de slag gaat. En als dan blijkt dat er iets niet klopt of ontbreekt, is er stress want de deadline is al in zicht! Oplossingen zijn vaak simpel, maar juist de voor de hand liggende zaken zien we niet. Ik hoor tijdens een lean proces dan ook nogal eens: ‘Waarom hebben we dat niet eerder zo gedaan?’’
Zeven typen van verspilling
De kern van lean management is het in kaart brengen van de zeven typen verspillingen zodat je je kunt focussen op waardetoevoegende activiteiten:
- onnodig wachten;
- overproductie (niet de juiste dingen op het juiste moment maken);
- te lange doorlooptijden;
- onnodige bewegingen (fysiek, met arbotechnische gevolgen);
- onnodig transport (interne logistiek);
- rework, oplossen van defecten en klachten;
- overprocessing: dubbele controles en inefficiënte processen.
Bij grote organisaties zal dit al snel herkenbaar zijn, maar volgens Aernoudts komt het ook op kleinere schaal veelvuldig voor. ‘Ook in het mkb komen we de zeven verspillingen vaak tegen. Kijk ook eens kritisch naar je eigen werkwijze, wellicht herken je daar ook nog enkele punten.’ Gelukkig biedt lean management concrete handvatten om zelf mee aan de slag te gaan. ‘Tijdens de Nationale Administrateursdag zal ik aan de hand van praktijkvoorbeelden tips geven. Uiteraard kunnen bezoekers ook zelf praktijkvragen inbrengen, graag zelfs! Lean werkt immers het beste als het breed gedragen wordt. Bij de toenemende druk om kosten te besparen en efficiënter te werken kan lean alleen maar in je voordeel werken.’
*
Tekst: Bianca Minkman
*
Lees alles over de Nationale Administrateursdag op 13 oktober 2011
*
Lees ook:
Privégebruik auto als belaste dienst en andere btw-actualiteiten
'In the cloud': pas op voor gebakken lucht
