Incasso is niet de leukste ‘tak van sport', maar wel een essentiële. Want wat te doen als de klant niet betaalt? Zelfs niet na diverse aanmaningen. Dan is het zaak de juiste incasso-partner te vinden. Denk verder aan een kredietverzekering, die kan heel wat sores besparen. In dit artikel verder aandacht voor factoring, een vorm van debiteurenfinanciering.
Incasso bevindt zich aan het einde van de keten, in de situatie waarin de betaling op zich laat wachten, ondanks verschillende aanmaningen. Goed incasso is daarom van groot belang, omdat het om het innen van geld gaat maar ook omdat de zorgvuldigheid ervan van invloed is op een soms langdurige relatie met een klant.
De keuze voor een incassopartner is niet eenvoudig. De markt kenmerkt zich door een groot aantal aanbieders, met soms een ondoorzichtige kostenstructuur. U kunt een keuze maken tussen een incassobureau, een deurwaarder en een incasso-advocaat. Welke soort aanbieder met welke voorwaarden past het beste bij uw bedrijf?
Veel vragen
De keuze is mede afhankelijk van uw debiteurenportefeuille. Zijn uw debiteuren particulieren of rechtspersonen? Gaat het om incasso in Nederland of ook daarbuiten? Zijn het enkele vorderingen op jaarbasis of gaat het om bulkvorderingen? Alleen het raadplegen van een internetsite van een aanbieder zal niet voldoende gegevens opleveren om een juiste vergelijking te maken. Vaak worden bepaalde kosten niet vooraf gemeld en zullen pas achteraf zichtbaar worden op de eindafrekening. Wat betekent no cure no pay en in welke gevallen is dit van toepassing en wanneer niet? Wat te doen als de debiteur alleen de hoofdsom voldoet? Wat als de vordering wordt betwist?
Dit zijn veelvoorkomende situaties waarbij het beleid verschilt per aanbieder en die dus direct van invloed zijn op de mogelijke kosten. De gebruikte systemen van incassopartners zijn tevens van belang voor de administrateur om te zien hoe de opvolging verloopt en in welke fase de procedure zich bevindt.
Het kostenaspect is natuurlijk ook belangrijk, maar er zijn meer aspecten. De juiste aanpak en benadering van een debiteur, looptijden, rapportages en natuurlijk ook de kredietwaardigheid en frequentie van afdrachten spelen een belangrijke rol.
Verzekeren
Steeds vaker kiezen ondernemingen voor een kredietverzekering. Hiermee is betrouwbare informatie en incasso gegarandeerd. Daarnaast is er sprake van risico-overdracht. De kredietlimiet wordt door de verzekeraar verschaft. Het grote voordeel van een kredietverzekering zit in het administratieve deel. De procedures en het bijbehorende Dunningproces bieden de credit manager houvast in zijn dagelijkse werkzaamheden. Dit heeft te maken met het feit dat een kredietverzekering er direct toe leidt dat een credit manager kredietlijnen dient aan te vragen voordat er geleverd wordt, waarmee hij tevens inzicht krijgt tot welk bedrag hij verzekerd kan leveren.
Verder dient het aanmaanproces binnen een bepaalde periode na verval te gebeuren, waarna ook weer is vastgelegd op welk moment de vordering aan de verzekeraar dient te worden overgedragen bij non-betaling. In de regel leidt dit tot een verbeterde Days Sales Outstanding (DSO) en daarmee ook tot lagere financieringslasten.
Daarnaast biedt de verzekering zekerheid voor de debiteurenportefeuille. De waardevastheid van deze portefeuille kan vervolgens weer gebruikt worden in geval van financiering.
Financiering
Met de komst van Basel II en straks met Basel III, zijn banken gedwongen om meer of minder kapitaal aan te houden, afhankelijk van het onderliggende kredietrisico. Het financieren van werkkapitaal kan op verschillende manieren. Banken verlenen rekening courant-faciliteiten aan grote ondernemingen op basis van hun balans; dit gebeurt dan zonder zekerheden.
De meeste ondernemingen worden echter gedwongen om (een deel van) hun activa aan de bank te verpanden. De bank beperkt daarmee het risico. Deze zal over het algemeen de kredietlijn afhankelijk stellen van de debiteurenportefeuille. In de regel financiert de bank tussen de 80 en 90 procent tot negentig dagen na facturatie. Dus indien een klant na 120 dagen betaalt, zal deze factuur niet in de financiering worden meegenomen.
Factoring
Een andere mogelijkheid is factoring, een vorm van debiteurenfinanciering. Een factormaatschappij financiert tot negentig dagen na verval van een factuur. Met vergelijkbare bevoorschottingspercentages als een bank, kan de factormaatschappij derhalve meer ruimte bieden in de financiering.
Daarnaast is de kredietlijn afhankelijk van de behoefte. Bij een stijgende omzet en dito debiteurenportefeuille zal de financieringsruimte toenemen. De factormaatschappij biedt dus meer ruimte met een grotere flexibiliteit. Saillant detail is verder dat een bank meer kapitaal dient aan te houden dan een factormaatschappij. Factoring hoeft daarom niet duurder te zijn. Ook een kredietverzekering heeft een kostendrukkend effect.
Tot slot kan de factormaatschappij additionele diensten aanbieden op het gebied van het administratieve proces. Het betreft dan het uitbesteden van de credit managementtaken, boekhouding en reconciliatie.
*
Auteur: Maarten van der Klaauw, senior consultant bij Aon Trade Credit
*
Dit artikel verscheen in uitgebreide(re) vorm in Tijdschrift Administratie
*
Hebt u ook wel eens te maken (gehad) met wanbetalers? Stem in de PEILING
*
Lees ook:
Onrustbarende stijging van aantal onbetaalde rekeningen
Bedrijven betalen pas als eigen rekening betaald is
Hoe ouder we zijn, hoe beter we betalen
