Er valt nog veel winst te behalen als het gaat om succesvolle implementatie van purchase-to-pay (P2P) software. Intelligente software is belangrijk maar niet afdoende. De sleutel tot succes ligt bij een integrale aanpak en goede communicatie en samenwerking tussen finance en procurement.
Hoewel finance en procurement (het geheel aan processen en activiteiten om goederen en diensten te verwerven, waaronder inkoop) elkaar uitstekend kunnen versterken, blijkt dat in de praktijk niet altijd zo uit te pakken. Het komt nog regelmatig voor dat deze disciplines onvoldoende inzicht in elkaars werkwijzen en doelstellingen hebben, waardoor zij elkaar onbewust ondermijnen. Samenwerking is echter essentieel voor een succesvolle, ketengerichte aanpak.
Ook bij P2P, dat niet begint en eindigt bij inkoop en de crediteurenadministratie maar de gehele organisatie en ook processen daarbuiten omvat, is ketengericht denken het uitgangspunt. Het begint bij de leverancier en zijn bestelprocessen en eindigt met de financiële maandafsluiting inclusief kasstroombeheer. Dit vraagt dus om een integrale benadering, een Purchase-to-Pay Partnerschap.
Kostenbesparing, compliance en control gaan hand in hand bij een slimme inzet van P2P. Wat zijn de succesfactoren om optimaal te profiteren van een P2P-implementatie en te komen tot een Purchase-to-Pay Partnerschap? Uit onderzoek van Purchasing Insight, uitgevoerd in opdracht van Canon, kwamen de volgende negen punten naar voren:
- Creëer een P2P-team
Stel een P2P-team samen dat zowel uit medewerkers van finance als van procurement bestaat. Voor bedrijfskritische leveranciers kan periodiek overleg tussen procurement, finance maar ook accountmanagement en de leverancier inzicht geven in betalingskwesties en verdere escalaties voorkomen. - Gemeenschappelijke kpi’s tussen finance en procurement
Laat gedeelde belangen het uitgangspunt zijn door de juiste balans te vinden bij het opstellen van kpi’s. Denk aan de kpi DPO (days payable outstanding): finance wil met het oog op de cash flow zo laat mogelijk betalen, procurement gezien een goede leveranciersrelatie en kortingen juist zo snel mogelijk. Het is aan het management om finance en procurement bewust te maken van het gezamenlijke belang en samenwerking te faciliteren. - Structurele afstemming tussen finance en procurement
Borg dit in de bedrijfsstructuur of als dit niet kan, in de vorm van projecten of matrixmanagement. - Uitrol van synergie-initiatieven
Zet projecten op waarin de sterke punten van finance en procurement samenkomen. Denk aan financiële optimalisatie van de supply chain of dynamische kortingsprogramma’s. - Geïntegreerde financiële rapportages
Pas rapportages zodanig aan dat inzicht wordt verkregen in het effect van elkaars handelingen, bijvoorbeeld door de commerciële waarde van kortingen eenvoudig te kunnen vergelijken met het effect hiervan op de DPO. - E-facturering
Maak 100 procent papierloos factureren tot prioriteit. Het is niet alleen goed voor het milieu en kostenbesparend maar stelt u ook in staat dynamische verdiscontering en automatische controles toe te passen. - Goed beheer van stamgegevens
Het beheer van stamgegevens van leveranciers is routinematig, saai en foutgevoelig werk dat zich prima leent om te automatiseren. Dit helpt u om te gaan werken met intelligente software met scanherkenning. - E-procurement
Een juiste allocatie van kosten en het gebruik van de juiste boekingscodes zijn belangrijk voor betrouwbare rapportages. Bij de invoering van e-procurement is het van wezenlijk belang finance in het proces te betrekken om latere tijdrovende en kostbare aanpassingen op die afdeling te voorkomen. - Afstemming GRNI en inkoopprocessen
Als goederen wel al zijn ontvangen maar de facturen ervoor niet, moet finance hiervoor geld reserveren. Hoge GRNI-posten (goods received not invoiced) leiden tot hoge reserveringen die een negatief effect hebben op de winstmarge. Procurement moet zich hiervan bewust worden met ondersteuning van finance.
Aan de slag met de P2P-audit
Om te bepalen of P2P-automatisering voor u interessant is, is het verstandig eerst in kaart te brengen waar u staat. Kijk naar het uitgavenprofiel van uw organisatie: heeft u veel directe of indirecte kosten? Veel of weinig inkooporders en facturen? Wat is de gemiddelde factuurwaarde? Zo identificeert u waar voor uw organisatie de meeste winst te behalen valt: softwarematig (bijvoorbeeld e-factureren of EDI), betere samenwerking intern en/of extern of beide? U wordt er altijd beter van!
Tekst: Bianca Minkman
Geef een reactie