Balans en resultatenrekening zijn de eindproducten van een lang en zorgvuldig boekingsproces. Om de interpretatie ervan te verbeteren is enig inzicht in het boekingsproces niet overbodig. Deel 1 ging in op de stukken en boekhoudprocessen die ten grondslag liggen aan de jaarstukken. Dit artikel bespreekt de grootboekrekeningen en kolommenbalans.
Alle financiële feiten die in een onderneming plaatsvinden, worden in het grootboek geregistreerd. Het grootboek bestaat uit een aantal rekeningen: de grootboekrekeningen. Grootboekrekeningen lijken wat vorm of structuur betreft op kleine balansjes; er is namelijk een debet- en creditzijde. Daarnaast zijn er data die weergeven op welk moment de financiële feiten hebben plaatsgevonden. De financiële feiten zelf worden door een korte typering in de kolom Omschrijving nader getypeerd.
Er zijn diverse clusters grootboekrekeningen. Het eerste cluster is de verzameling grootboekrekeningen van de balans. Deze rekeningen bestaan uit de bezittingenrekeningen en de schuldenrekeningen.
Bezittingenrekeningen
De grootboekrekening Voorraad behoort tot de zogenaamde bezittingenrekeningen en wordt geopend aan de debetkant met het bedrag dat op de beginbalans staat (figuur 1). Vervolgens wordt elk financieel feit dat betrekking heeft op de voorraad op deze grootboekrekening geboekt. Andere voorbeelden van bezittingenrekeningen zijn: inventaris, gereedschap, debiteuren, bank en kas. Toenamen van bezittingenrekeningen worden gedebiteerd en afnamen worden gecrediteerd. De som van alle toenamen en de som van alle afnamen zijn terug te vinden op de proefbalans.
Schuldenrekeningen
De grootboekrekening Bankleningen behoort tot de zogenaamde schuldenrekeningen en wordt geopend aan de creditkant met het bedrag dat op de beginbalans staat (figuur 2). Vervolgens wordt elk financieel feit dat betrekking heeft op de banklening op deze grootboekrekening geboekt. Andere voorbeelden van de schuldenrekening zijn: hypotheek, crediteuren en diensten van derden. Toenamen van schuldenrekeningen worden gecrediteerd en afnamen worden gedebiteerd. De som van alle toenamen en de som van alle afnamen zijn weer terug te vinden op de proefbalans.
Kostenrekeningen
Naast de genoemde balansrekeningen, is er in de boekhouding een tweede belangrijke cluster van grootboekrekeningen: de kostenrekeningen.
Figuur 3 geeft een voorbeeld van een kostenrekening. Andere voorbeelden van kostenrekeningen zijn: kantoorkosten, rentekosten, verkoopkosten, huur en afschrijvingskosten. De grootboekrekening loonkosten behoort dus tot de zogenaamde kostenrekeningen. Elk financieel feit dat betrekking heeft op de loonkosten wordt op deze grootboekrekening geboekt. De toenamen worden debet geboekt en de afnamen worden credit geboekt. Dat wordt zo gedaan omdat kosten het eigen vermogen altijd doen afnemen en op de balans staat het eigen vermogen altijd credit. Omdat kosten geen plaats hebben op de balans, worden kostenrekeningen ook niet geopend met een beginsaldo zoals de bezittingen- en schuldenrekeningen.
Opbrengstenrekeningen
Een derde belangrijke cluster van grootboekrekeningen is de opbrengstenrekening. Tot de opbrengstenrekening behoren onder meer de omzetrekening, de inkooprekening en de incidentele resultatenrekening. Opbrengsten van verkopen worden altijd gecrediteerd: zij doen het eigen vermogen toenemen. Het eigen vermogen staat immers credit op de balans. Zie figuur 4.
De inkoopwaarde van de verkoop is een rekening die in feite de omzetrekening weer corrigeert (figuur 5). De inkoopwaarde verlaagt het eigen vermogen en wordt daarom op de inkoopwaarderekening gedebiteerd. De rekening incidentele opbrengsten wordt gedebiteerd als er een negatief incidenteel resultaat is en gecrediteerd als er een positief incidenteel resultaat is (figuur 6). De saldi van de opbrengstenrekeningen (de omzetrekening, inkoopwaarderekening en de incidentele resultatenrekening) gaan naar de grootboekrekening van het Eigen Vermogen. In feite zijn het hulprekeningen van de rekening Eigen vermogen, een rekening die wel op de balans staat.
De privérekening
De privérekening is een aparte clusterrekening. De rekening komt allereerst niet voor op de balans. De rekening wordt daarom ook nooit geopend met een balansbedrag. Het saldo van de rekening gaat rechtstreeks naar de grootboekrekening eigen vermogen. Het saldo van de rekening privé is het resultaat van stortingen eigen vermogen (credit) en onttrekkingen of opnamen eigen vermogen (debet). Het saldo van de rekening privé is nodig om de mutatie eigen vermogen te berekenen.
De grootboekrekening eigen vermogen
De sommen van de (sub)grootboekrekeningen kosten en opbrengsten leiden tot de resultatenrekening. Een positief saldo wordt gecrediteerd. Creditering is namelijk een toename van het eigen vermogen. Een negatief saldo wordt gedebiteerd. Debitering is namelijk een afname van het eigen vermogen. De grootboekrekening eigen vermogen wordt gevoed door twee belangrijke saldi: het saldo van de resultatenrekening en het saldo van de privérekening. Als we dus het beginsaldo van het eigen vermogen gedurende een periode corrigeren voor het saldo van de resultatenrekening en het saldo van de privérekening hebben we het eindsaldo van het eigen vermogen. De som van het saldo van de resultatenrekening en de som van het saldo privérekening is dan weer gelijk aan de mutatie van het eigen vermogen in een bepaalde periode. En daarmee is het boekingsproces voltooid.
Drs. J.G.M. de Vries is directeur van Onderwijsbureau Exsultet, Beusichem
Dit artikel verscheen eerder in cm: nummer 4 van 2016
Geef een antwoord