In plaats van het versturen van een papieren factuur kan de ondernemer kiezen voor het sturen van een elektronische factuur. De verzending van de factuur aan de ontvanger en de opslag van de factuur, verloopt dan via elektronische apparatuur. Waar moet u rekening mee houden?
Een papieren factuur en elektronische factuur worden door de Belastingdienst gelijk behandeld. Een elektronische factuur moet aan een aantal eisen voldoen. Van belang is dat in ieder geval de wettelijke verplichte gegevens, zoals naam en adres van leverancier en afnemer, en het btw-nummer van de leverancier worden vermeld. Daarnaast gelden voor elektronische verkoop- én inkoopfacturen een aantal belangrijke aandachtspunten met het oog op de administratieve organisatie en de interne controle binnen een onderneming.
Bewaren facturen
De ondernemer is vrij in de manier waarop hij de elektronische facturen bewaard, maar er zijn wel een aantal uitgangspunten die moeten worden nageleefd.
Toegang tot facturen
De ondernemer moet op verzoek aan de inspecteur binnen een redelijke termijn de opgeslagen factuurgegevens ter beschikking kunnen stellen. De Nederlandse ondernemer die in andere EU-lidstaten belaste handelingen verricht, moet de Belastingdienst van die andere lidstaat ook toegang geven tot de facturen die op die handelingen betrekking hebben, als hierom gevraagd wordt.
Bewaartermijn
Er geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Deze bewaartermijn geldt ook bij het verzenden van papieren facturen. Belangrijk is dat de elektronische factuur in de elektronische vorm bewaard blijft. Nadat het bestand is geprint, mag het bestand dus niet verwijderd worden. Wanneer het gaat om een factuur die te maken heeft met een vastgoed, geldt dat hiervoor een bewaartermijn van tien jaar moet worden aangehouden.
Authentieke originele factuur
De ondernemer moet kunnen aantonen dat de elektronische factuur die hij bewaard heeft de autentieke factuur is. Het is raadzaam om vooraf met de Belastingdienst af te stemmen of zij de wijze waarop elektronische facturen worden verzonden en bewaard blijven voldoende gewaarborgd vinden.
Inkoopfactuur
De ontvanger mag de factuur niet kunnen wijzigen. Dit kan bijvoorbeeld door het pdf-bestand te beveiligen, en ook de mail waarmee de factuur verzonden is te bewaren. Zo voorkomt u dat btw-aftrek geweigerd wordt wegens een onjuiste inkoopfactuur. Voorkom dat bij ontvangst van een elektronische factuur deze dubbel wordt geboekt als er ook een papieren factuur ontvangen wordt.
Verkoopfactuur
De ondernemer moet kunnen aantonen dat de elektronische verkoopfacturen door hem zijn verstuurd en dat deze onveranderd zijn gebleven. Om dit aan te kunnen tonen kan worden gevraagd om een elektronische handtekening van de afnemer, en dienen bijvoorbeeld opdrachtbevestigingen en betalingsbewijzen te worden bewaard door de leverancier en de afnemer. Zo wordt voorkomen dat een boete wordt opgelegd wegens een onjuiste verkoopfactuur.
Akkoord afnemer
Het verschil met de papieren factuur is dat een afnemer akkoord moet gaan met een elektronische factuur. De toestemming van de afnemer voor het elektronisch factureren moet worden vastgelegd. Een afnemer kan weigeren in te stemmen met een digitale factuur, en mag vragen om een papieren versie. Het is daarom raadzaam om vooraf met de afnemer af te stemmen dat de factuur digitaal verzonden wordt. Het e-mailadres van de afnemer moet worden vastgelegd, zodat de facturen naar het juiste adres worden verzonden en de facturen niet per ongeluk naar een ander adres worden toegezonden.
Tip
Het verzenden van e-facturen wordt gestimuleerd door de Nederlandse overheid, en daarom heeft de staatssecretaris de website www.e-factureren.info geopend. Op deze site staat een handleiding over hoe te beginnen met e-factureren, actuele ontwikkelingen en informatie over relevante regelgeving.
Daarnaast geeft de Stichting Waarborg E-factureren een ‘Keurmerk E-factureren’ af om het vertrouwen in het elektronisch factureren te vergroten. Getoetst wordt dan of ondernemers zich
houden aan bepaalde basisprincipes die bij elektronisch factureren het vertrouwen tussen partijen bevordert. Meer informatie over het keurmerk is beschikbaar op de website www.keurmerkefactureren.nl.
Let op
Bij het verzenden van e-facturen dienen een aantal belangrijke voorwaarden worden nageleefd. Zo dient de afnemer in te stemmen met het elektronisch factureren en dienen de facturen gedurende zeven of tien jaren goed bewaard te blijven in de administratie van zowel de leverancier als de afnemer. Voldoet een verkoopfactuur niet aan de daaraan gestelde factuureisen voor de btw, of wordt ten onrechte geen verkoopfactuur uitgereikt, dan kan de Belastingdienst een verzuimboete opleggen. De boete bedraagt maximaal 5.278 euro per onjuiste verkoopfactuur en kan worden opgelegd tot vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de factuur is verstuurd. Aan de afnemer kan de Belastingdienst het recht op vooraftrek van btw op de inkoopfactuur weigeren, als de elektronische factuur niet aan de btw-voorwaarden voldoet.
Dit artikel is verschenen in cm: 2016, afl. 7.
Auteur: mr. Carola van Vilsteren, eigenaar Van Vilsteren btw-advies
Lees meer btw-artikelen van Carola van Vilsteren.
Goed verhaal. Een paar aanvullingen….
De authentieke factuur: dat speelt in de praktijk iets minder. Stel: je ontvangt een papieren factuur, daarvan maak je een foto, om hem vervolgens te laten verwerken tot een UBL factuur, die verwerkt wordt als boeking/boekstuk/boekingsvoorstel in een boekhoudpakket. Wat is dan de authentieke factuur. Het gaat meer om de vastlegging van transacties, waarbij de Belastingdienst een integriteitscontrole kan doen tussen, opdracht, factuur, betaling en boeking.
Niet kunnen wijzigen inkoopfactuur: eigenlijk mag je de inkoopfactuur best wijzigen, als je maar weergeeft wat de wijzigingen zijn en waarom deze zijn gedaan. Mocht er ooit (..) een controle komen, dan worden diverse bronnen met elkaar vergeleken. Mocht er verschillen zijn rond een inkoopfactuur, dan zal je dat moeten kunnen uitleggen. Comply, or explain.
Niet wijzigen verkoopfactuur: daar geldt een beetje hetzelfde voor. Het gaat er om dat de verkoopfacturen, betalingen en boekingen op elkaar aansluiten.
Akkoord afnemer: het is inderdaad zo dat er toestemming nodig is, maar die toestemming kan ook voorvloeien uit het betalen van een factuur. Voetstoots wordt aangenomen dat 1 betaling een akkoord betekent voor toekomstige e-facturen. Toestemming kan ook plaatsvinden door klanten akkoord te laten gaan met algemene voorwaarden. En tot slot, naarmate e-factureren gemeengoed wordt, zal het ‘toestemmingcriterium’ steeds minder belangrijker worden (dat is mijn inschatting)