Over bouwen hoef je Henri de Pater (directeur Finance BAM Bouw en Vastgoed) met zijn jarenlange ervaring bij BAM niets wijs te maken. Maar het bouwen van een moderne finance organisatie voor BAM Bouw en Vastgoed bleek zelfs voor deze routinier een pittige klus. Organisatorische veranderingen met een nieuw shared service center, draagvlak creëren, gedragsverandering beïnvloeden en tegelijkertijd een SAP-implementatie – dit project vroeg om een speciale aanpak, compleet met Dragons’ Den. Ellen Masselink en Carina van Reeven stonden hem bij in deze transformatie.
Henri de Pater heeft in zijn twintig jaar bij BAM op diverse plekken in de organisatie de ‘financiële kar’ mogen trekken. De enige constante hierin was verandering. Change management zit De Pater, nu directeur Finance bij BAM Bouw en Vastgoed, intussen dan ook in de genen. ‘BAM is een bedrijf dat zich door een aantal fusies en overnames heeft ontwikkeld tot de organisatie die het vandaag de dag is. En die ontwikkeling houdt niet op. Want niet alleen de markt om ons heen verandert voortdurend maar ook het finance vak. Het is zaak hier tijdig op aan te haken, beter nog: op te anticiperen.’
Van oudsher kende BAM Bouw en Vastgoed veel lokale en regionale administraties en dito culturen. Het idee was: dicht op de lokale markt via de regionale structuur. De Pater: ‘Tien jaar geleden was dat een prima uitgangspunt. Door de technische ontwikkelingen is dit nu niet meer zo relevant. Die structuur leidde tot veel inefficiëntie en soms spraakverwarringen over interpretaties van cijfers. Administratief was het overal net weer even iets anders. Kortom: we hadden veel data maar toch onvoldoende informatie om de onderneming vandaag de dag goed te kunnen sturen. Dat kan en moest anders. Belangrijke efficiencywinst kan bijvoorbeeld worden behaald door een shared service center voor finance.’
Changeplan voor finance
Het changeplan bestaat uit drie pijlers: de organisatie efficiënter inrichten, eenduidige systemen en processen en cultuurverandering (één taal spreken, samenwerken en ruimte voor ondernemerschap). ‘Tenslotte speel je bij BAM in de premier league en dat betekent dat we de lat steeds weer iets hoger leggen,’ aldus De Pater.
De financiële administraties werden gecentraliseerd bij het hoofdkantoor in Bunnik. Maar: een verzameling deeladministraties is nog geen fssc. Dat realiseerde De Pater zich maar al te goed. ‘Ik heb bij BAM intussen heel wat change projecten meegemaakt. Het succes staat of valt met de motivatie en het gedrag van mensen. Daar heb ik intussen wel voelsprieten voor ontwikkeld. Eerst de juiste mensen op de goede plaats, pas daarna je plan uitrollen en aandacht voor houding en gedrag als belangrijke derde.’
Een kwaliteit van De Pater is dat hij bewust anderen met aanvullende expertise betrekt bij het realiseren van zijn visie. Bij deze transformatie heeft hij dit gedaan op het terrein van gedrags- en cultuurverandering én bij het vormen van het shared service center finance (ssc). Voor laatstgenoemde onderdeel heeft hij ssc-specialist Carina van Reeven ingehuurd. Hij had inmiddels goede ervaringen opgedaan met haar tijdens een aantal opdrachten bij BAM Techniek. Van Reeven: ‘Henri wist precies wat hij wilde. Op de vraag wanneer ik mijn opdracht goed afgerond zou hebben, antwoordde hij: ‘Als de finance medewerkers tevreden zijn, we aan onze externe en interne klanten dienstverlening van hoge kwaliteit leveren, als we uniforme gegevens hebben zodat we tijdig en transparant kunnen rapporteren en het zou fijn zijn als het uiteindelijk ook nog een beetje voordeliger kan.’ Voor de cultuurverandering heeft De Pater Ellen Masselink gevraagd, een collega binnen BAM Bouw en Vastgoed en deskundige op het vlak van veranderkunde.
Brede ervaring extra meerwaarde
‘Door Van Reeven erbij te betrekken, heb ik een waardevolle sparringpartner in huis gehaald om niet alleen door een BAM-bril naar deze operatie te kijken,’ vervolgt De Pater. ‘Carina heeft bij meerdere bedrijven in de keuken gekeken en van die expertise kunnen wij natuurlijk ook profiteren. Op basis van haar ervaring heeft zij veel gesproken met de directe finance medewerkers over bijvoorbeeld rollen en competenties en heeft zij hen begeleid in deze verandering. De meesten hebben al meerdere veranderingstrajecten meegemaakt bij BAM en sommigen krijgen daardoor de neiging om eerst de kat uit de boom te kijken. Heel begrijpelijk. Ik wilde medewerkers duidelijk maken dat ze gehoord worden en ze het vertrouwen geven dat we met de door hen aangedragen veranderingen en verbeteringen ook daadwerkelijk iets gaan doen.’
Goed luisteren en aanwezige kennis benutten
Zowel De Pater, Van Reeven als Masselink zijn voorstander van een bottom up-benadering bij transformaties, daar waar het kan. Van Reeven: ‘Ik geloof in transparantie en zelfsturing. Ik heb wel geleerd dat je er niet altijd van uit kunt gaan dat je ‘top down’ vanzelf draagvlak in een organisatie bij mensen krijgt. We hebben dan ook continu goed geluisterd naar de mensen die in de operatie het werk doen. Ook vonden sommige medewerkers het lastig om te gaan met enerzijds de wensen en gewoonten vanuit de regio en anderzijds de eisen en verwachtingen van het nieuwe fssc en de nieuwe uniforme manier van werken. Daarnaast verandert hun rol van transactiegerichte finance specialist naar klantgerichte finance procesoperator. Deze rolverandering vraagt andere competenties van medewerkers: ze krijgen meer een regiefunctie en behandelen de uitval uit het inmiddels grotendeels geautomatiseerde financiële proces, de uitzonderingen en complexe zaken dus. Daarnaast denken ze voortdurend mee over verbeteren. Dat is een hele andere manier van werken. Alles bij elkaar is dat voor veel medewerkers een hele kluif.’
Eén taal spreken door SAP
Belangrijke pijler van de transformatie is het spreken van één taal. En dat geldt ook voor de ‘finance taal.’ SAP leent zich daar uitstekend voor. Het implementeren van SAP tijdens de organisatieveranderingen is dan ook een bewuste keuze geweest. De Pater: ‘De directie van BAM Bouw en Vastgoed en de raad van bestuur hadden behoefte aan een nog hogere kwaliteit van de sturingsinformatie en daar heb ik gas op gegeven.’
Masselink: ‘De SAP-implementatie bleek in het cultuurveranderingstraject een geweldige interventie. Door SAP en de inrichting van het fssc kreeg de kennisoverdracht een impuls en werd het ook leuk en zinvol. Medewerkers leerden elkaar anders kennen en begrepen elkaar weer. Je kunt je voorstellen dat de hele operatie een enorme impact op onze mensen heeft gehad. Er werden andere zaken van hen verwacht en fysiek veranderden veel medewerkers ook van locatie. Logischerwijs zorgt dit voor onzekerheid, afwachtendheid, soms ook weerstand en wantrouwen. Terugkijkend veranderde dat bij BAM Bouw en Vastgoed relatief snel in nieuwsgierigheid, openheid, betrokkenheid en veranderingsbereidheid. Dit is mede te danken aan het speciaal voor dit proces ontworpen cultuurveranderingsprogramma. Dit programma was collectief en toch heel persoonlijk. En met duidelijke kaders maar daarbinnen heel flexibel. Plezier was een belangrijke leidraad bij het ontwerp en bij de uitvoering. Medewerkers voelen dat haarfijn aan.’
De Pater: ‘Tijdens een van de workshops zei een medewerker mij dat hij graag het juiste kaartje wilde kopen om op tijd met de trein van verandering mee te kunnen. Daar doe je het voor. We hebben belangrijke stappen gezet naar betere en snellere rapportages, meer efficiency en een betere samenwerking. Natuurlijk maakt niet iedereen in hetzelfde tempo stappen en blijven er nog voldoende uitdagingen. Dit change project is dan ook eigenlijk meer een ‘ongoing proces.’
Van Reeven ziet de operatie ook als belangrijk leerproces voor alle betrokkenen: ‘Door mijzelf tijdens de vele gesprekken met medewerkers kwetsbaar op te stellen en transparant te zijn, heb ik ervaren dat zij dan wel durven aan te geven waar zij zelf ondersteuning en helderheid in nodig hebben.’
‘Ik voel me betrokken bij dit project’
Miranda Wildeman werkt ruim een jaar bij BAM Bouw en Vastgoed en is medewerker grootboek bij het fssc. Hoe hebben zij en haar collega’s de change operatie op de werkvloer ervaren?
‘De transformatie van finance is groots aangepakt. Er is veel in korte tijd veranderd. Voorheen was er een duidelijk verschil in de manier van werken voor de verschillende business units. Nu is dat niet meer het geval, want we werken allemaal uniform in hetzelfde systeem. Dat werkt veel efficiënter. Momenteel werk ik onder andere aan het schrijven van de werkinstructies voor het nieuwe uniforme proces. Veel van mijn collega’s werken al langer bij BAM Bouw en Vastgoed en met name voor hen waren de veranderingen best wennen. Ik heb testscripts opgesteld, veel getest samen met collega’s en ik heb bijgedragen aan de organisatie van de fssc workshops. Ook heb ik deelgenomen aan de online chatsessies en natuurlijk de pitch tijdens Dragons’ Den. Dat was spannend, maar vooral erg leuk! Iedereen deed vol enthousiasme mee. Erg boeiend om te zien hoe dit hele veranderproces is verlopen. Er zijn zo veel mensen bij betrokken en de impact is groot. Ik voel me betrokken bij dit project en heb veel nieuwe dingen geleerd.’
Dragons’ Den: de grande finale
Hoe graag De Pater het ook wilde, het was praktisch ondoenlijk om in korte tijd alle 200 regionale finance medewerkers persoonlijk te spreken over de op handen zijnde veranderingen. Daarom is op advies van Masselink gekozen voor een efficiënt alternatief, namelijk een online chatsessie via het platform Synthetron. Een slim algoritme destilleert alle issues die spelen uit de chatsessie. Het levert een schat aan data op. Masselink: ‘Een belangrijk fundament voor een optimale veranderaanpak. We hebben veel geïnvesteerd in communicatie voor de chatsessie. Zodat we zeker wisten dat iedereen in de gelegenheid werd gesteld om zich anoniem uit te spreken. We zijn daarvoor beloond want de participatie was enorm hoog.’
Het resultaat was een aantal thema’s die volgens de finance medewerkers van belang waren om BAM Bouw en Vastgoed klaar te maken voor de toekomst: eenvoud en uniformiteit in processen en systemen, een menselijke benadering, betere samenwerking en communicatie, heldere werkinstructies, klantgerichte mindset, focus en verantwoordelijkheid. Masselink: ‘We zagen dat steeds meer collega’s mee gingen doen. Ook bij alle workshops die volgden op de chatsessie. En nog veel belangrijker: we ervaarden enthousiasme en plezier.’ De grande finale was een heuse Dragons’ Den-dag in een echt theater. Een gedurfd experiment. Negen teams mochten hun verbeterplan pitchen. De drie beste plannen worden daadwerkelijk uitgevoerd. In november vindt de BAM Bouw en Vastgoed Financedag plaats waarbij de resultaten van de drie winnende voorstellen worden gedeeld. ‘Ik kijk echt naar die dag uit,’ aldus De Pater.
Van Reeven en Masselink hebben het hele transformatieproces met de finance medewerkers meegemaakt. Van Reeven: ‘Deze aanpak past bij de bevlogenheid van Henri. Al die activiteiten hebben veel los gemaakt bij de medewerkers. Vooral de Dragons’ Den maakte veel indruk. Niet iedereen was aanvankelijk enthousiast. De meeste finance medewerkers zijn geen extroverte types en vonden het dan ook best eng om voor een groep te pitchen. Er waren zelfs mensen die zich ziek wilden melden. Uiteindelijk heeft toch iedereen meegedaan. Sommige medewerkers overtroffen zichzelf en groeiden daardoor zichtbaar.’
Klaar voor fase 2
De transformatie van finance fase 1 met de aanpassing van de organisatiestructuur, de inrichting van het fssc en de implementatie van SAP is in extreem korte tijd (anderhalf jaar) gerealiseerd. De visie en gedrevenheid van Henri de Pater in combinatie met een op maat ontworpen cultuurveranderingsprogramma met veel ruimte voor persoonlijke aandacht bleek een ijzersterke combinatie. BAM Bouw en Vastgoed is klaar voor fase 2.
Over BAM Bouw en Vastgoed
BAM Bouw en Vastgoed (ca 4.000 fte) bundelt de activiteiten van BAM in Nederland op het gebied van utiliteitsbouw, techniek, woningbouw en gebieds- en vastgoedontwikkeling. In al deze sectoren bekleedt zij een vooraanstaande marktpositie via sterke landelijk opererende ondernemingen.Daarnaast biedt zij haar klanten een groeiend aantal specialismen op het vlak van onder meer zorgvastgoed, energiemanagement en duurzaamheid, ontwerp en engineering, modulair ontwikkelen en bouwen, asset management, schone lucht in productieomgevingen, brandveiligheid en restauratie en monumentenbehoud.
