Correcte gegevens zijn een must voor een efficiënt proces van de crediteurenadministratie. Intelligente extractiesoftware zorgt voor integriteit in de processen. Maar hoe implementeert u dat?
Als facturen vroeg in het proces uitgelicht worden en in elektronisch formaat verstuurd worden voor controle en goedkeuring, kan het goedkeuringsproces snel en foutloos verlopen. Dankzij intelligente gegevensextractie hoeven gegevens niet meer handmatig ingevoerd te worden, is de kans op fouten veel minder, en heeft u als organisatie sneller rendement op de investering in de automatisering van de crediteurenadministratie.
Sleutels tot succes
- Inzicht in het proces is cruciaal. Begin met het documenteren van het huidige proces: het aantal medewerkers voor factuurverwerking, factuuraantallen, foutpercentage bij gegevensinvoer, de voor elke processtap vereiste tijd en het percentage op tijd betaalde facturen.
- Onderzoek welke systemen er zijn en de taken die ze met succes uitvoeren. Kunnen uw behoeften worden vervuld met slechts één extractiesysteem, of is ook een workflow nodig? De hedendaagse oplossingen voor crediteurenautomatisering variëren van een totale automatisering tot gescheiden extractie, workflowsystemen en portals die de bestaande omgeving verbeteren. Maak een lijst van systemen waarmee de extractieoplossing informatie zal uitwisselen.
- Bepaal de ontvangstpunten voor facturen binnen uw organisatie. Wie ontvangt ze, en waar?
- In welke formaten komen facturen binnen? Een verspreide factuurontvangst is moeilijk te bewaken, gecentraliseerde verwerking is beter. Zet een centraliseringsplan op als uw ontvangst verspreid is. Wat is de meest efficiënte manier om ze zo snel mogelijk te extraheren? Hebt u scanapparatuur? Een speciale postbus voor facturen? Worden facturen in partijen ontvangen of gescand? Hoe vaak blijken er documenten in de partij te zitten die geen facturen zijn?
- Zet een proces op voor het scheiden van documenten. Er kan een intelligente scheiding van documenten op basis van hun inhoud worden uitgevoerd; de beste methoden zijn nog altijd barcodes of scheidingsvellen. Als een partij vaak documenten bevat die geen facturen zijn, moet u wellicht een classificatiemodule overwegen die elk documenttype zal bepalen en het workflowsysteem over de vereiste verwerking zal informeren.
- Bepaal de gegevensvelden voor extractie en validering. Richt de aandacht op wat er nodig is om uw doelen te bereiken, extra ‘leuk-om-te-hebben’ velden zullen de kosten voor het onderhoud van de oplossing verhogen.
- Bepaal de locatie voor het opslaan van afbeeldingen en het beleid voor beeldopslag.
- Wees voorbereid op het verstrekken van de masterdata van uw leveranciers van een representatieve set van enkele honderden factuurafbeeldingen aan de verkoper van de oplossing. Dit zal de configuratie vergemakkelijken en de extractiekwaliteit verbeteren.
- Stel samen met de verkoper van de oplossing een implementatieplan op. Beperk de verstoring voor de crediteurenafdeling en zorg dat de implementatie de medewerkers niet belemmert bij het uitvoeren van hun normale werk. Plan voldoende training en een aanpassingsperiode met ondersteuning (intern of van de leverancier van de oplossing) om ze te helpen en om vragen en eventuele problemen snel af te handelen.
- Meet periodiek de resultaten van het geautomatiseerde proces en vergelijk het met de cijfers van voor de automatisering. U moet tevreden zijn met de resultaten! Als u uw doelen niet bereikt, werk dan samen met de leverancier van de oplossing om de oorzaak van de problemen te begrijpen en op te lossen.
Geef een reactie