‘Natuurlijk zijn controllers niet alleen met cijfers bezig’

Door gebruik te maken van process automation, wordt de controller nog beter in staat gesteld strategisch mee te denken en aandacht te geven aan het geven van advies. Het is aan de controller om de kansen van moderne tools te grijpen en hun meerwaarde aan de directie te bewijzen. Die meerwaarde zit in zowel inzichten als besparingen.

Volgens Martijn van den Berg, product marketing manager bij Visma Software, kan process automation niet alleen de efficiency van organisaties verhogen, maar tevens controllers de mogelijkheid bieden om hun rol op strategisch vlak verder uit te bouwen.

Process automation levert functieverrijking op: onder andere meer tijd voor verdieping en analyse. Bezit iedereen wel de benodigde competenties?
‘Process automation levert inderdaad functieverrijking op, meer tijd en meer mogelijkheden voor verdieping, analyse, vooruitkijken en op strategisch niveau adviseren. In plaats van terugblikken wordt het advies dan ook breder getrokken. Als controller kun je dus een andere rol vervullen en extra waarde brengen binnen een organisatie en het managementteam. En bij een andere rol horen ook andere of aanvullende competenties. Controllers discussiëren hier ook over. Welke skills heb je nodig? Meer soft skills? Evolueert de rol ook naar meer managen van processen en naar minder rapportages maken? Dat zijn vragen die de controller zichzelf ook stelt. De benodigde competenties zullen vast niet bij alle controllers aanwezig zijn, maar de tijd zal het leren.’

Zie ook: Wat is process automation? De 10 voordelen voor financiële professionals

Is het dan geen kwestie van het juiste poppetje op de juiste plek?
‘Het gaat om training, workshops, besef en ontwikkeling. De lerende mens zal ervan profiteren. Financials laten zich updaten over de nieuwste technieken en zien ook de meerwaarde ervan in. De controllers zien dat er dingen veranderen. Bepaalde werkzaamheden worden makkelijker en de nauwkeurigheid en het inzicht worden vergroot door process automation. De rol van de financial verandert en dat zien de controllers ook. Zij die openstaan voor veranderingen en zich richten op de eigen ontwikkeling zullen ook in de toekomst een goede plek kunnen innemen.’

Soft skills worden belangrijker?
‘Als je iets gedaan wilt hebben, moet je met mensen in gesprek gaan. Dat hoort bijvoorbeeld ook bij het geven van advies. Natuurlijk zijn controllers nu ook niet alleen met de cijfers bezig, maar de adviesrol wordt wel groter in de toekomst. Soft skills zijn daarbij belangrijk. Daarbij komt dat er ook veranderingen zullen plaatsvinden die het financiële team betreffen. Sommige handelingen zullen geautomatiseerd worden dus jouw teamgenoten gaan misschien ook andere dingen doen. Gaan zij zelf meer controleren misschien? Hoe gaan zij met veranderingen om? Hoe snel passen zij zich aan? Hebben zij wel de in de toekomst benodigde competenties? En hoe begeleid je hen het beste tijdens het veranderproces? Je kunt ongetwijfeld stellen dat niet iedereen nu de competenties bezit die straks nodig zullen zijn. Hoe extreem dat is, gaan we ontdekken. Soft skills zullen in ieder geval helpen om het veranderproces zo soepel mogelijk te laten verlopen.’

Investeringen in ict-kosten zouden voorspelbaar en beheersbaar moeten zijn. Als financial word je niet vrolijk van verrassingen. Is juist die voorspelbaarheid een van de voordelen van een cloudoplossing?
‘Als je het hebt over cloudoplossingen en SaaS-oplossingen, dan is dat zeker waar. SaaS betekent toch vaak een abonnementsvorm, een maandelijks bedrag bijvoorbeeld dat van tevoren bekend is. Het is geen grote upfrontinvestering meer. Feitelijk huur je een dienst in en weet je precies waar je aan toe bent. Die voorspelbaarheid is zeker een groot voordeel voor een bedrijf, net als de schaalbaarheid van cloudoplossingen waardoor je diensten gemakkelijk kunt afnemen op het moment dat je ze nodig hebt.’

Ingewikkelde spreadsheets zouden verleden tijd zijn. Verschuift de complexiteit van de taken?
‘De crux zit ‘m erin dat men meer strategische en tactische inzichten zal verkrijgen en meer om zich heen gaat kijken wat er gebeurt bij de concurrentie, in de markt en wat de klanten doen. Omdat je een hoop zaken automatiseert, heb je ook als controller meer tijd om je op dat soort zaken te richten. De techniek helpt daarbij. Het werk voor een controller wordt alleen maar uitdagender. Maandelijkse standaardrapportages maken, waar je nu misschien veel tijd mee kwijt bent, zal straks veel minder tijd vragen. Daarnaast biedt realtime inzicht ook de controller erg veel voordelen, zoals de mogelijkheid om sneller conclusies te trekken en direct actie te ondernemen.’

Is het realtime-aspect het grootste winstpunt voor de controller?
‘Je hebt bijvoorbeeld via onze cloudoplossing Visma.net altijd de actuele situatie inzichtelijk. Dus niet meer slechts een keer per maand de status opvragen, rapporteren en terugblikken. Je kunt dankzij het actuele inzicht direct bijsturen mocht dat nodig zijn. En het hoeft ook niet alleen om financiële kpi’s te gaan. Iedereen die op doelstellingen stuurt profiteert van actueel inzicht in de eigen kpi’s.’

Het realtime dashboard, is dat te beschouwen als de thermometer van de onderneming?
‘Dat zou je zo kunnen stellen. Door process automation en geautomatiseerde controles wordt het – samen met een realtime dashboard – mogelijk gemaakt om te sturen op uitzonderingen en adequaat te reageren op ontwikkelingen. Je geeft natuurlijk zelf input en trekt zelf ook conclusies op tactisch en strategisch gebied, dus de vergelijking is een vereenvoudiging van de werkelijkheid. Juist het slimme gebruik van realtime dashboards maakt uiteindelijk het verschil.’

Is het niet van de zotte dat het lange tijd niet zo was?
‘Achteraf kun je dat altijd stellen, maar bijvoorbeeld internet was ooit het nieuwste van het nieuwste. Nu weten mensen niet beter, maar waarom was het er niet nog wat eerder? Het is bijna een filosofische vraag. De markt moet er ook klaar voor zijn. Bedrijven zelf gaan niet en masse over op het nieuwste van het nieuwste. Daar heb je een groep vooruitstrevende bedrijven voor nodig die de eerste stap zetten.’

Gratis whitepaper: Process automation

Wilt u meer weten over process automation? De gratis whitepaper van Visma bespreekt onder andere de 10 voordelen voor finance professionals, informatie over process automation in uw eigen situatie, maar bevat tevens een vragenlijst ter voorbereiding op process automation.