Robotic accounting maakt het mogelijk om de jaarrekening direct vanuit boekhoudsoftware aan te maken en via elektronische weg direct te deponeren bij de Kamer van Koophandel en boekingsbonnen (zoals benzine- en horecabonnen) te scannen via een smartphone. ‘Dan heeft u te maken met boekhoudsoftware die de ondernemer echt ont-zorgt.’
Gerard Bottemanne van onderzoeksbureau GBNED zweert erbij dat Robotic accounting geen marketinghype is. ‘Het kan beschouwd worden als functionaliteit binnen boekhoudsoftware om de ondernemer te ont-zorgen. Want niemand zit natuurlijk te wachten op het onnodig handmatig overtypen van cijfers. Dat is niet alleen zonde van de tijd, maar levert ook nog eens een kans op fouten.’
Zie ook: E-factureren, de stand van zaken
E-factureren, elektronische rekeningafschriften en elektronische btw-aangifte behoren volgens Bottemanne tot het domein van Robotic accounting.
E-factureren
‘Vandaag de dag is alles te automatiseren en beginnen we een zelf rijdende auto al normaal te vinden. Het is dan ook vreemd als een leverancier een factuur aanmaakt in factuur- of boekhoudsoftware en deze op papier per post of in pdf-formaat per email verstuurt aan de afnemer die vervolgens de zelfde factuur opnieuw handmatig vastlegt in boekhoudsoftware. Deze omslachtige werkwijze is niet nodig, want moderne boekhoudsoftware ondersteunt elektronisch factureren uitgaand en inkomend op basis van de standaard UBL. En in combinatie met machine learning kan een factuur zelfs 100 procent automatisch geboekt worden. Het wordt dan ook hoog tijd dat UBL in combinatie met machine learning gemeengoed wordt als het gaat om boekhoudsoftware. Een ouderwetse oplossing als vooraf een vaste (tegen)rekening bij een crediteur coderen gaat dan tot het verleden behoren.’
Elektronische rekeningafschriften
‘Bankafschriften met de hand boeken behoort al langere tijd tot het verleden met standaards als MT940 en CAMT (de opvolger van MT940 in het SEPA-tijdperk). Van boekhoudsoftware mag verwacht worden dat er functionaliteit aanwezig is om bankafschriften zoveel mogelijk automatisch te boeken. Met een duur woord ook wel reconciliatie genoemd, oftewel het boeken c.q. afletteren van onder andere (open)staande facturen. Bankafschriften worden dan vanuit internetbankieren opgehaald en ingelezen in het boekhoudpakket om te komen tot een boekingsvoorstel met zoveel mogelijk automatische boekingen.
Sinds alweer geruime tijd is er de automatische bankkoppeling, waarbij bankmutaties automatisch in de boekhoudsoftware beschikbaar komen. Helaas zijn nog niet alle banken zo ver dat deze functionaliteit beschikbaar is voor alle leveranciers van boekhoudsoftware en laat de technische uitwerking van deze oplossing nog regelmatig te wensen over op basis van een ouderwetse batch-georiënteerde manier. De Bunq-bank vormt hierop een positieve uitzondering met een real-time koppeling naar steeds meer boekhoudsoftware.’
Elektronische btw-aangifte
‘Natuurlijk kan een ondernemer de btw-aangifte handmatig invoeren via de website van de Belastingdienst. Deze ondernemer moet dan zijn gebruikerscode en wachtwoord bij de hand hebben, speciaal inloggen en de nodige cijfers handmatig overnemen uit de boekhouding. En als een ondernemer te maken heeft met leveringen en/of diensten aan andere EU-landen moet deze, in de regel eens per kwartaal, een (ICP-)opgave doen aan de Belastingdienst van de leveringen per btw-identificatienummer. Een nauwkeurig klusje, waarbij geen fouten gemaakt mogen worden. Zowel de btw-aangifte als de ICP-opgave kunnen geheel automatisch, met de letterlijke één druk op de knop, plaatsvinden vanuit moderne boekhoudsoftware. Dit laatste geldt zelfs voor een eventuele suppletie-aangifte.’
Ont-zorgen
Robotic accounting maakt het mogelijk om de jaarrekening direct vanuit boekhoudsoftware aan te maken en via elektronische weg direct te deponeren bij de Kamer van Koophandel (voor de categorie micro en klein) en boekingsbonnen (zoals benzine- en horecabonnen) te scannen via een smartphone. Bottemanne: ‘Dan heeft u te maken met boekhoudsoftware die de ondernemer echt ont-zorgt.’
