Wekelijks kijkt een professional uit ons cm: nieuwspanel terug op het belangrijkste nieuws van de afgelopen week. BSPD-voorzitter Henk Hofman licht het tijdstip waarop bedrijven hun jaarcijfers presenteren uit. ‘Zorg dat je je administratieve en controleproces op een gestructureerde manier in gang zet.’
Mohamed Bouker (EY) bekritiseerde onlangs de snelheid waarmee jaarcijfers afgeleverd worden. Het artikel zette Henk Hofman aan het denken. ‘De processen binnen bedrijven, zijn niet meer opeenvolgende stappen, maar gedurende het jaar worden de processen al continu uitgevoerd. Wanneer alle relaties van een bedrijf volledig transparant met elkaar communiceren op financieel gebied, zou een bedrijf de cijfers over een kalenderjaar in principe op 1 januari gereed kunnen hebben.’
Zie ook: ‘Automatisering is geen bedreiging voor de controller’
‘Ook maand- en kwartaalcijfers kunnen in dat geval vrijwel direct opgeleverd worden,’ vervolgt de BSPD-voorzitter. ‘Ook het auditproces kan gelijk met het boekhoudproces uitgevoerd worden. De huidige geautomatiseerde systemen maken dit allemaal mogelijk. De tijdigheid van cijfers wordt vooral belemmerd doordat bepaalde zakenrelaties nog niet volledig geautomatiseerd communiceren.’
Hofman stipt enkele factoren aan:
• Facturen die laat en nog per papier verstuurd worden
• Discussies over specificaties van diensten of producten, doordat onvoldoende gespecificeerd
• Onduidelijke of niet vastgelegde afspraken
‘Zorg dat je je administratieve en controleproces gestructureerd in gang zet’
De kwesties hebben consequenties voor de boekhouders en auditors onder ons. Hofman: ‘Zorg dat je je administratieve en controleproces op een gestructureerde manier in gang zet zodra het nieuwe jaar/periode begint. Maak gebruik van de geautomatiseerde oplossingen die aangeboden worden, zodat je al in de periode aan de periode werkt.’
Vooralsnog zit de oplossing toch nog maar beperkt in processen en systemen vrees ik. Juist de mens is voorlopig de bepalende factor. Het begint allemaal met een betere afstemming op de interne klantwensen. Die klant heeft een andere informatiebehoefte dan de meeste financials voor lief nemen. Dat betekent hoofdlijnen waar het kan en alleen de diepte in waar het moet. Juist het verbeteren van het klantbegrip levert op dat kan worden gestandaardiseerd en complexiteit kan worden gereduceerd. Dat begint al met budgettering en eindigt bij de verslaggeving. First things first; begin met het structureel verbeteren van de interne communicatie en afstemming op de werkelijke klantbehoefte.