Het finance team van Legrand Nederland volgt het gedachtegoed van de high performance financiële functie en verbetert zich zo op het gebied van IT, processen en gedrag. Voor Vincent van Kemenade, Financial Director, alle reden om mee te dingen naar de titel Best Finance Team of the Year 2018.
Legrand is de wereldwijde specialist voor de elektrotechnische en digitale infrastructuur in gebouwen. De beursgenoteerde onderneming (CAC 40, Parijs) heeft haar hoofdkantoor in Limoges, Frankrijk. Legrand Nederland richt zich met de merken Legrand en BTicino op de woning-, utiliteitsbouw, machine- en paneelbouw en industrie. Het biedt zowel energiedistributie en datacommunicatie als deurcommunicatie en gebouwautomatisering aan. ‘We streven in Nederland een leidende positie als totaalleverancier in de elektrotechnische en digitale markt na’, aldus Van Kemenade. Wereldwijd werken ongeveer 36.000 mensen in meer dan 90 landen bij Legrand. De mondiale speler realiseerde een omzet van maar liefst 5,5 miljard euro in 2017 en noteerde een operating income van ruim 18 procent. Van Kemenade: ‘Innovatie is, naast acquisities, één van de twee groeimotoren. Ons businessmodel creëert duurzame waarde voor alle stakeholders.’
Strak proces voor consolidatie
Omdat Legrand beursgenoteerd is, hanteert het concern, ook in Nederland, een strakke planning & control cyclus. ‘We kennen een universeel rapportagesysteem voor businessplanning en consolidatie (BPC). Iedere entiteit rapporteert daarin maandelijks actuals. Denk aan de balans, P&L en andere zaken zoals investeringen, personeel en kpi’s. Op uiterlijk de 8e werkdag dienen die maandcijfers te zijn ingeleverd. Een dag later is het geconsolideerd resultaat van Legrand beschikbaar.’ Maar ook forecasts, estimates, budgetten en meer en meer ook niet financiële zaken worden gerapporteerd in het BPC. Daarnaast staat het internal control framework hoog op de agenda bij Legrand. ‘Op dit gebied heeft het finance team ook een wezenlijke bijdrage geleverd. We hebben het framework naar een hoger niveau gebracht.’
De implementatie van het complianceprogramma heeft volgens Van Kemenade prioriteit. ‘Dat programma bevat elementen zoals mededingingsrecht, embargo’s, fraude en corruptie. In eerste instantie committeerde het management zich hieraan, waarna het in het bedrijf breed is uitgerold. We hebben onder andere een risicomatrix opgesteld, procedures aangepast en verschillende trainingen gevolgd. Dat alles om het bewustzijn te vergroten. Finance had en heeft nog steeds een belangrijke coördinerende rol om het internal control framework op hoog niveau te houden.’ Groot voordeel van onderdeel uitmaken van een multinational is volgens Van Kemenade dat hij gebruik kan maken van de expertise van specialisten bij Legrand, zoals Finance & Control, Treasury, Internal Audit en Tax. ‘Met deze disciplines van het hoofdkantoor onderhouden we korte, functionele communicatielijnen.’
In het kort…
Activiteit bedrijf: Legrand Nederland richt zich met de merken Legrand en BTicino op de woning-, utiliteitsbouw, machine- en paneelbouw en industrie. Zowel voor energiedistributie, datacommunicatie, deurcommunicatie als gebouwautomatisering. Alle systemen zijn optimaal op elkaar afgestemd en daardoor eenvoudig, veilig en snel te monteren.
Jaaromzet: 51 miljoen euro in 2017
Aantal medewerkers finance team: 7 (5,6 fte)
De case:
- Inrichten datawarehouse en purchase to pay solution
- Optimaliseren basisprocessen waaronder maandafsluiting
- Internal control framework naar hoger niveau brengen
- Rol business partner ontwikkelen door meer te profileren en samenwerking te vergroten met andere afdelingen
- En uiteindelijk: een high performance financiële functie dat zowel een betrouwbare verslaglegging realiseert alsmede fungeert als een volwaardig business partner voor andere disciplines. Dat om waarde te creëren voor de organisatie.
Raamwerk high performance financiële functie
Van Kemenade maakte enige tijd geleden kennis met het gedachtegoed van de high performance financiële functie (HPFF). ‘We deden destijds een sessie met André de Waal van HPO Center.’ De professor onderzocht wat bedrijven sterk maakt en houdt. Hij zocht en vond een wetenschappelijk onderbouwd kader voor cfo’s om de onderneming daarin bij te staan.’ De definitie van dat kader: De HPFF werkt proactief samen met de organisatie bij het worden en blijven van een HPO, door de juiste mensen, processen en systemen altijd op een hoog kwaliteitsniveau te hebben.
Daarin staan een aantal factoren centraal: (1) De efficiëntie en effectiviteit van de finance functie, (2) de kennis en het gebruik van ICT, (3) de strategische rol van de finance functie en (4) de ontwikkeling van finance medewerkers en gedrag. ‘Ik geloof in dat model’, aldus Van Kemenade. ‘Vandaar dat we het boek van De Waal hebben gebruikt als uitgangspunt voor verbetering van onze finance functie.’ Zo kwamen concrete punten van verbetering op tafel op de gebieden IT, processen en gedrag. ‘Je kunt niet aan cherry picking doen. Je zult op alle vlakken tegelijkertijd moeten werken om high performing te worden.’
Basisprocessen gestandaardiseerd en geautomatiseerd
Als eerste IT. ‘We wilden de basisprocessen zo veel mogelijk standaardiseren en automatiseren. Vroeger ging een wirwar van spreadsheetdocumenten door de organisatie. Welke werden nu wel en niet gelezen? Dat wisten we eigenlijk niet. Dus hebben we als eerste in kaart gebracht welke informatie onze managers echt nodig hebben om de business te sturen. Bijvoorbeeld cijfers over omzet- en margeontwikkelingen. Daar hebben we standaardrapportages voor ontwikkeld. Baan is ons ERP-systeem. Daar bovenop hebben we een datawarehouse gebouwd. Nu halen we op dag één van de maandafsluiting alle relevante cijfers over omzet en marge per geografisch gebied, per productlijn en per klant naar boven met één druk op de knop. Daarnaast kun je heel specifiek inzoomen als je dat wilt. Welke producten worden nu wel en niet verkocht? Welke producten genereren welke marges? Enzovoorts.’
Purchase to pay en visualisatie
Onder het kopje IT noemt Van Kemenade ook de implementatie van een purchase to pay-oplossing (ReadSoft & Palette). ‘Daarmee hebben we de gehele workflow van het herkennen, registreren en accorderen van facturen geautomatiseerd. Dat compleet met ingebouwde autorisatieniveaus. Al met al levert dat een veel efficiënter en betrouwbaarder proces op. Dat was nodig, want we verwerken per jaar ruim 13.000 inkoopfacturen. Vroeger waren twee medewerkers met de crediteurenadministratie bezig. Nu is dat er nog maar één.’ Het bedrijf vergrootte ook zijn slagkracht door Salesforce als CRM-systeem te optimaliseren. ‘Daarin registreren we onder andere alle commerciële overeenkomsten met onze klanten. Dat zijn bijvoorbeeld elektrotechnische groothandels en installateurs. Denk aan kortings- en bonusafspraken. Ook daar hebben we een slag gemaakt. Die overeenkomsten kunnen nu digitaal geaccordeerd en verstuurd worden.’ Als laatste punt bij IT, en daar is het finance team nu mee bezig, wil Legrand Nederland meer dashboards beschikbaar stellen aan zijn managers. ‘Visualisatie van de cijfers spreekt immers veel meer tot de verbeelding. Dat project willen we in het voorjaar afronden.’
Doorlooptijd maandafsluiting met twee à drie dagen teruggebracht
Legrand Nederland optimaliseerde het proces van de maandafsluiting. ‘We hebben de doorlooptijd met circa twee tot drie dagen terug weten te brengen. Dat hebben we gedaan door de lean management & control-methode te gebruiken. Waar verspillen we tijd en wat zijn de ‘verborgen fabriekjes’? We hebben hiervoor ook tijdelijk bijgehouden hoeveel tijd we aan welke activiteiten besteden. Daarna hebben we ons de vraag gesteld: kunnen we bepaalde processtappen vereenvoudigen, automatiseren of misschien wel verwijderen? Het finance team zorgde daarbij ook voor een gedegen back up-scenario, zodat de basisprocessen waaronder de maandafsluiting, zijn geborgd.’
Ontwikkeling naar business partner
Als allerlaatste punt van de high performance financiële functie het onderdeel gedrag. ‘Van traditioneel registrerend en administrerend gaan we als financiële functie meer naar de rol van businesspartner toe. Een goede samenwerking en communicatie is hierbij essentieel. Dan hebben we het over personal empowerment. Je als finance professional profileren maakt daar deel van uit. Door verbinding te leggen en effectief te communiceren. Daarvoor volgen we ook trainingen. Naast de reguliere, periodieke besprekingen met verkoop en productie & logistiek lopen we meer bij elkaar binnen om even de laatste stand van zaken te bespreken. Tevens worden we meer en meer betrokken bij bepaalde afdeling overschrijdende projecten en thema’s. Voorbeelden daarvan zijn Corporate Social Responsibility en Quick Response Manufacturing.’
Stabiel en efficiënt finance team
Alle verbeteracties hebben volgens Van Kemenade tot gevolg gehad dat er een stabiel, efficiënt en proactief finance team staat. ‘De basisprocessen zijn op orde en waar mogelijk geautomatiseerd. We zijn daadwerkelijk getransformeerd van traditioneel transactieverwerking, kostenfocus en terugkijken naar meer analyseren, vooruitkijken, samenwerken met andere disciplines en grotere betrokkenheid bij al dan niet strategische projecten. We creëren hierdoor daadwerkelijk een meerwaarde. Ik ben trots op ons team en ik ben trots op wat we bereikt hebben. We zetten mensen in daar waar ze in hun kracht staan. Zo is een divers en complementair team ontstaan. Als zaken dan gaan lopen, kom je heel snel tot verbeteringen. Alle reden om ons in te schrijven voor de verkiezing van het best finance team.’
Geef een reactie