Er is de afgelopen jaren software ontwikkeld om het administratieve proces efficiënter te maken en de medewerker te ondersteunen bij complexe berekeningen. Ondanks deze ontwikkelingen zijn veel financiële afdelingen nog steeds afhankelijk van handmatige, administratieve processen. Ze zijn in feite het ‘administratieve centrum’ van de organisatie terwijl het ambitie is om de real-time financial business partner van de organisatie te zijn.
Medewerkers op de financiële afdeling gaan gebukt onder een last van administratieve processen en procedures. Het probleem zit hierbij met name in de hoeveelheid tijd die gemoeid is met het kunnen vinden, verwerken en opleveren van de juiste data. Data verwerken is tijdrovende arbeid, zonder dat je daar als medewerker heel veel extra’s aan kan toevoegen. Hierbij valt te denken aan het inkoopproces van goederen en diensten maar ook het betalen van facturen. Of het verzamelen van financiële gegevens uit verschillende systemen voor de maandelijkse rapportages behoort tot de terugkerende taken.
Wat kunnen software robots bijdragen?
Robotic process automation (RPA) is een softwareoplossing die terugkerende taken van mensen over kan nemen en die náást bestaande (legacy) software draait. Het zijn als het ware software robots, die zelfstandig de interactie met andere softwareapplicaties aan gaan. Zo kan een software robot moeiteloos de benodigde gegevens uit een e-mail halen, om een nieuwe leverancier aan te maken en vervolgens ter controle een e-mail te verzenden aan de ‘proces owner’.
Door taken met een repetitief karakter, zoals het verzamelen en consolideren van informatie, te robotiseren wordt de doorstroom of productiviteit van administratieve taken sterk verbeterd. De (wettelijke) naleving, monitoring van digitale procedures worden verfijnd en verborgen kosten gaan omlaag. Ook kan de robotica helpen met het verbeteren en versnellen van bestaande werkprocessen.
De toekomst van robotics
Nu is de technologie rondom software robots zo ver ontwikkeld dat RPA terug te vinden is binnen financiële functies en afdelingen. Software robots zijn nu in staat om handmatige processen over te nemen van medewerkers. Het maakt dat de financiële functie van de toekomst zich versneld kan ontwikkelen.
Er is in het werkveld een grote behoefte aan financials die creatief met data kunnen omgaan om sneller te kunnen reageren en in te spelen op veranderende omstandigheden. Een organisatie verwacht namelijk financiële scenario’s, forecasts en specifieke business analyses. Door middel van real-time data en analyses, zal de financiële functie de rol van business partner op zich nemen, en van directe toegevoegde waarde zijn voor de business.
De financiële functie van de toekomst zal niet meer het ‘administratieve centrum’ van de organisatie zijn maar de real-time financial expert.
Auteur: Martin van Esschoten
Martin is expert op het gebied van robotic process automation (RPA). Zijn passie ligt bij digitale transformaties; het sluiten van de kloof tussen systemen van betrokkenheid en systemen van records. Hij onderzoekt samen met de opdrachtgever welke handmatige verwerkingen en handelingen gerobotiseerd kunnen worden door middel van RPA.
Geef een reactie