Voorheen te makkelijk, nu te kritisch? In zijn streven naar verbetering vindt de controlerend accountant nog niet altijd de gulden middenweg, zo ervaren financieel directeuren. Een strenge accountant is een bondgenoot in de strijd tegen het oprekken van cijfers. Maar waar komen ineens al die gedetailleerde informatieverzoeken vandaan?
Een relatiecrisis? Het zijn in ieder geval roerige tijden voor de verhouding tussen financiële functie en controlerend accountant. De almaar toenemende afhankelijkheid van informatietechnologie, een groeiend tekort aan medewerkers bij accountantskantoren, nieuwe regels rond de scheiding van controle en advies en kantoorroulatie: diverse ontwikkelingen zetten de vanzelfsprekendheden van vroeger op losse schroeven.
En alsof dat nog niet genoeg is, is het accountantsberoep – onder druk van toezichthouder AFM en de publieke opinie – verwikkeld in een ingrijpende kwaliteitsslag.Het is vooral die kwaliteitsslag die bij financieel directeuren gemengde gevoelens oproept.
Zo zegt bijvoorbeeld Gertjan Stoker, manager Financiën en ICT bij het Utrechtse sociaal werkbedrijf UW: ‘Het tij is in rap tempo gekeerd. Vier jaar geleden kon ik nog relatief eenvoudig voldoen aan alle informatieverzoeken van de accountant. Bovendien was hij volop bereid tot meebewegen. Maar dat is voorbij. De professioneel-kritische houding is terug en wel zeer nadrukkelijk. Zodanig dat het zelfs irritant wordt. Dan wordt het zoeken naar spijkers op laag water. Goed, de accountant moet kritisch zijn, vind ik, maar een beetje vertrouwen mag er ook wel zijn.’
‘De formeel-kritische houding is terug’, aldus Gertjan Stoker
Gertjan Stoker: ‘De professioneel-kritische houding is terug en wel zeer nadrukkelijk.’
Bedenkingen bij die vroegere situatie
Tegelijkertijd juicht Stoker, zelf bestuurder van de NBA, de trend toe. ‘Natuurlijk had ik zo mijn bedenkingen bij die vroegere situatie. We weten allemaal dat het zo niet hoort. Een accountant moet kritisch zijn, hij moet zijn rug recht houden en hij moet een onafhankelijk oordeel vellen. Een organisatie is beter af met een stevige accountant. Dat is ook de accountant die je serieus neemt en aan wiens oordeel je gaat hechten.’
Zijn het twee kanten van dezelfde medaille? Voor Tim Kraaier, financieel directeur van Albron, een van de grootste foodserviceorganisaties van Nederland, is de achterkant van die medaille van absoluut ondergeschikt belang. ‘Natuurlijk komt er wel eens een medewerker naar mij toe, hoofdschuddend over weer een extra vraag van de accountant. Maar mijn repliek is altijd hetzelfde: zorg dat het voor je gaat werken, in plaats van tegen je.’ Met andere woorden: ‘Zie in dat we hetzelfde belang hebben, namelijk dat we de juiste en volledige cijfers presenteren, die een getrouw beeld geven… wel, de formuleringen zijn bekend.’
Tim Kraaier: ‘Zie in dat we hetzelfde belang hebben’
Slinger die doorslaat
Kraaier ziet de afgelopen jaren wel veranderingen in het optreden van de externe accountant van Albron, maar dat betreft vooral formaliteiten, zegt hij. ‘En dan wordt er gewezen naar de toezichthouder of naar internationale regelgeving. Maar ik zie heel duidelijk dat we nu eenmaal in een wereld leven met steeds meer regulering. Daar ga ik niet tegen te hoop lopen.’
Waar de formelere opstelling van de accountant leidt tot toegenomen scherpte, juicht hij dat alleen maar toe. Hij is het niet eens met de hypothese dat de slinger nu zou doorslaan, van voorheen te makkelijk naar nu te kritisch. ‘Misschien heeft mijn opleiding tot accountant daarmee te maken, maar zeker ook eerdere ervaringen. Ik heb situaties meegemaakt waarin de slinger aan de andere kant stond en de indruk ontstond dat er druk op een accountant kon worden uitgeoefend. En dat beviel mij niet. Bovendien helpt een scherpe externe controleur ook om de eigen interne processen steeds beter op orde te krijgen.’
Vrije beroepsbeoefenaar
Sindsdien is er veel gebeurd in de accountancysector. Maar het heeft lang geduurd voordat een en ander leidde tot merkbare veranderingen in de werkwijze van accountantsorganisaties, zo legt John van Kollenburg uit, hoogleraar Accountancy aan Tilburg University en vaktechnisch adviseur van BDO.
John van Kollenburg: ‘Men ontdekte dat de audit een mooi middel was om binnen te komen bij een bedrijf’
Van Kollenburg schetst in het kort de historie: ‘De accountant was tot de jaren zeventig een vrije beroepsbeoefenaar en ontleende zijn status aan de kwaliteit van de controles die hij uitvoerde. Toen kleine kantoren fuseerden en grote organisaties ontstonden, kwam daar verandering in: in die grote organisaties werden steeds meer de commerciële belangen benadrukt. Men ontdekte dat de audit een mooi middel was om binnen te komen bij een bedrijf, om vervolgens datzelfde bedrijf allerlei profijtelijke adviesdiensten te verkopen.’
De audit werd zo gedegradeerd tot een commodity. Niet kwaliteit, maar prijs werd het belangrijkste kenmerk. ‘Low-balling was aan de orde van de dag’, aldus Van Kollenburg. ‘Grote klanten werden gelokt met lage controletarieven. En vervolgens werd de controlerend accountant geacht niet te moeilijk te doen, anders zouden de adviesinkomsten wel eens in gevaar kunnen komen.’
Herstel van de balans
Een en ander leidde rechtstreeks tot de boekhoudschandalen, en vervolgens greep de wetgever in. Zowel internationaal als in Nederland. Van Kollenburg: ‘Met de introductie van het toezicht van de AFM op de sector in 2007 wordt dan een start gemaakt met het herstel van de balans tussen de individuele beroepsbeoefenaar en de organisatie waarin hij werkt.’
Maar het duurt nog wel even voordat die balans echt weer terug is, stelt de hoogleraar. ‘Alle regels waren gericht op de individuele beroepsbeoefenaar, met een eigen tuchtrecht en een eigen beroepsorganisatie. Terwijl de accountantsorganisatie zijn werkomstandigheden bepaalde.’
Kwaliteit van de audit stond daarbij niet voorop en dat is precies het punt dat nu, onder invloed van de AFM-onderzoeken van de afgelopen jaren, centraal staat in de maatregelen die accountantsorganisaties nemen.
‘Het publiek belang moet weer hoog in het vaandel staan, zo is de overtuiging, en in het kielzog daarvan rukt het kwaliteitsbewustzijn op’, zegt Van Kollenburg. Een goede ontwikkeling? Jazeker, vindt hij. ‘Al is het even wennen, want het gaat met een aantal bijverschijnselen gepaard. Zo heeft de nadruk die de AFM legt op de formele dossierkwaliteit gevolgen voor de controleaanpak. Ten tweede is van belang dat de eisen waaraan een organisatie moet voldoen om de accountant te laten steunen op de interne beheersing scherper worden gehandhaafd.’
Tekortkomingen in de automatisering
Dat laatste punt leidt er in veel gevallen toe dat de accountant niet een organisatiegerichte controle kan uitvoeren, maar moet overgaan tot gegevensgerichte controles. ‘De AFM is zeer kritisch op organisatiegericht controleren’, aldus Van Kollenburg.
Tekortkomingen in de automatisering zijn de meest voorkomende oorzaken. ‘De general controls in de automatiseringsomgeving blijken gemeten aan deze verscherpte eisen vaak niet op orde te zijn: toegangsbeveiliging, versiebeheer en het backup- en recoveryproces vertonen nog veel gebreken.’
Lees ook: Meer kans op missers accountant in eerste controlejaar
Natuurlijk zijn die verscherpte eisen ook verbonden aan het toenemende belang van informatietechnologie voor de meeste organisaties. Lizet Friesen, financieel directeur van groente- en fruitbedrijf HAK, vindt het daarom een goede zaak dat in het controleteam van Hak nu ook een IT-auditor is opgenomen.
‘Voorheen waren dat twee eilandjes, die elk met hun eigen bevindingen kwamen. Maar integratie is beter: men bouwt op elkaar voort.’ De afgelopen jaren zag Friesen de controle in meer opzichten veranderen. Ze is niet over alle elementen daarvan positief.
‘Waar vroeger een mondelinge toelichting volstond, moeten er nu meer mails, notities, spreadsheets et cetera worden aangeleverd’, aldus Lizet Friesen.
‘Dat de accountant duidelijker zijn maatschappelijke rol oppakt, dat is alleen maar een goede zaak. En van een goede audit profiteer ik als financieel directeur ook. Als de accountant erop stuit dat bepaalde offertes niet voorzien zijn van twee handtekeningen, dan ben ik blij dat hij dat gevonden heeft. Maar ik heb het idee dat in het streven naar verbetering de dossiervorming nu wel erg zwaar telt. Alles moet worden gedocumenteerd. Waar vroeger een mondelinge toelichting volstond, moeten er nu meer mails, notities, spreadsheets et cetera worden aangeleverd.’
Interne review
Op zichzelf is ook dat niet een probleem, stelt Friesen, maar ze zegt dat het duidelijk is dat het dossier voor derden – lees: de toezichthouder – wordt aangelegd. Het stroomlijnen van het nieuwe controleproces vereist een goede samenwerking en afstemming vooraf.
‘Bijvoorbeeld: als de controle is afgerond denk je dat je het achter de rug is, maar dan volgt nog een interne review. Die kan een of zelfs twee weken later dan leiden tot nieuwe informatieverzoeken, wat niet erg efficiënt is. Want het controleteam van de accountant is dan al uit elkaar en zit verspreid bij andere klanten, terwijl ook de focus bij onze eigen organisatie op dat moment dan al weg is.’
Stoker (UW) ziet ook nog ruimte voor verbetering. ‘Zo is de risicoanalyse op grond waarvan wordt beslist of men kan steunen op de interne beheersing voor de klant op dit moment een black box. Dat wordt dan ergens in een achterkamertje beslist. Ik zou ervoor willen pleiten de klant daarbij te betrekken: die kan informatie geven over de wezenlijks risico’s, informatie die van belang is voor die beslissing. Ik heb nu het idee dat men veel tijd besteedt aan het toetsen van controls die niet wezenlijk zijn voor de organisatie.’
Een fact of life
Dergelijke voorstellen heeft Kraaier (Albron) niet. ‘Ik beschouw de controleaanpak en de regels waaraan de accountant moet voldoen meer als een gegeven, een fact of life waaraan ik niets kan veranderen. Ik concentreer me daarom op mijn eigen rol. Over de bevindingen van de controle houd ik wel graag de regie.’
‘Het is noodzakelijk om over de belangrijkste risico’s die uit de controle naar voren komen en over de belangrijkste schattingen in de cijfers goed te communiceren met de directie, raad van commissarissen en aandeelhouders. Tegenwoordig moet ik, gezien het toegenomen formele karakter van de controle, extra aandacht besteden aan de regierol. Dat is voor mij de uitdaging.’
De accountant
Eric Hutten, directeur Audit van KroeseWevers (gevestigd in Noordoost-Nederland), herkent veel in de kritische opmerkingen van financieel directeuren. ‘De toenemende wet- en regelgeving stelt meer eisen aan de controle en daardoor is zowel de accountant als de klant meer tijd kwijt aan het controleproces. Hierdoor is de accountantscontrole ook nog eens duurder geworden. Dus de kritiek is zonder meer begrijpelijk.’
De kwaliteit van de controle gaat hierdoor echter omhoog. Noodzakelijk, gezien de vertrouwensbreuk met het maatschappelijk verkeer, aldus Hutten. Een inhaalslag? ‘Noem het eerder een kwaliteitsslag’, vindt hij.
Deze kwaliteitsslag richt zich onder andere op het overstappen van een organisatiegerichte controleaanpak naar een meer gegevensgerichte aanpak. ‘Met name in het midden- en kleinbedrijf, waar niet alle controletechnische functiescheidingen geïmplementeerd (kunnen) worden zie je deze tendens. De aandacht voor de inrichting van de geautomatiseerde systemen is bij deze ondernemers niet altijd optimaal.’
‘Zowel de accountant als de klant meer tijd kwijt aan het controleproces’, zegt Eric Hutten
Met het oog op een soepel lopende accountantscontrole en het beperken van de interne risico’s zou dat wel aan te raden zijn. ‘Dit hebben organisaties zelf in de hand. Zodra men er de noodzaak van inziet, is het snel te regelen. Zaken als functiescheidingen en beveiliging zijn echt geen bijzonder complexe onderwerpen en zouden hoger op de agenda moeten staan.’
Lees ook: Klacht indienen tegen accountant kan straks langer
Dit artikel is verschenen in cm: 2018
Geef een antwoord