‘Finance is extreem belangrijk in onze business,’ zegt Ingrid Faber, ceo van Pooling Partners. ‘Alles draait om data en analyse. Om sturingsgegevens en managementinformatie. Als de managementinformatie niet juist is, en we grijpen niet tijdig in, is de kans groot dat we behoorlijk op de blaren moeten zitten.’

Door palletpooling en productie te combineren en als geheel aan te bieden, wil Pooling Partners voor klanten het hele traject beheren van productie, transport, reparatie en inname van pallets. Zo wil het bedrijf hergebruik van pallets verhogen en onnodig transport verminderen. Ingrid Faber is directeur en derde generatie bij het familiebedrijf Pooling Partners: ‘We hebben een uitgekiend netwerk van depots en callcenters. De pallets moeten immers tijdig worden opgehaald, schoongemaakt, gerepareerd en weer weggebracht. Als een pallet een minuut te laat komt, waardoor een leverancier zijn lijn moet stilzetten, dan zijn we die klant kwijt. Een hele logistieke uitdaging.’

Goede analyses

‘Wanneer we geen goede financiële afdeling hebben, kunnen we wel stoppen,’ aldus Faber. ‘Het gaat bij ons om centen, daar is ons businessmodel op gebaseerd. We hebben strikte afspraken met klanten hoelang ze onze huurpallets gemiddeld op hun terrein mogen houden. Staan die pallets er structureel langer, dan hebben we contractueel afgesproken dat we dat kunnen doorbelasten. Verder moeten we in de gaten houden dat de voorraden gerepareerde pallets bij onze eigen depots niet te hoog zijn. We verdienen immers niets als huurpallets niet gebruikt worden.’

‘Als klanten hun producten op onze pallets naar afgelegen gebieden versturen, dan heeft het vaak geen zin om die huurpallets terug te halen vanwege de hoge transportkosten. We spreken met de klant af dat we ze voor die leveringen éénmalige pallets zouden kunnen leveren, óf ze zullen de vervangingskosten van die huurpallet moeten betalen. Om al deze afspraken goed te volgen en controleren heb we goede analysemethoden nodig.’

‘En soms vinden we opeens onze pallets onder producten van een bedrijf dat geen klant van ons is. De kans is groot dat een tussenhandelaar die pallets geleverd heeft en er ook voor betaald heeft gekregen. Wij gaan dat natuurlijk onderzoeken, want het zijn tenslotte onze pallets.’

Breed georiënteerde financials

‘Het businessmodel dat wij hebben leent zich heel goed voor financiële mensen die net iets breder zijn dan alleen financieel. Mensen die ook een verkoopgesprek kunnen houden. Of die operationeel goed zijn,’ vertelt Faber. ‘Als we bijvoorbeeld altijd een gebrek aan pallets hebben in Noord Frankrijk en een teveel in Zuid Frankrijk. En je kunt een klant binnen halen die dat gat opvult, dan ben je misschien bereid om wat concessies te doen in je offerte. Finance moet dan ook goed inzicht hebben in de supply chain en commercie. Onze landendirecteur in Engeland is van oorsprong ook financial.’

Circulair businessmodel

Pooling Partners is een exponent van de circulaire economie. Het bedrijf stimuleert recuperatie, herstel en continu hergebruik van gestandaardiseerde pallets en boxen in efficiënte en duurzame poolingsystemen. Het bedrijf ondersteunt ecologisch verantwoorde bosbouw en produceert en repareert per jaar meer dan 20 miljoen pallets van gecertificeerd hout. ‘Ingegeven door Duitse wetgeving kregen we van chemische bedrijven de vraag of we gebruikte pallets konden hergebruiken,’ vertelt Faber. ‘Zo zijn we al in 1997 het palletpoolen ‘ingerold’. Het begrip ‘circulaire economie’ is pas na de crisis gemeengoed geworden, toen waren wij dus al lang bezig. De politiek probeert nu op allerlei manieren de circulaire economie te promoten. Maar volgens mij nog steeds op een ‘lineaire’ manier. Als je het hebt over het recyclen van grondstoffen, dan maak je een product om uiteindelijk toch weer afval te zijn. In ons model praat je helemaal niet over grondstof. Wij praten ook helemaal niet over circulair. In principe blijft de pallet gewoon eeuwig in leven. Het wordt nooit afval.’

Familiebedrijf

‘De eerste vier jaar was het heel zwaar,’ vertelt Faber. ‘We hebben toen echt gedacht ‘moeten we dit wel willen’. We hebben in die tijd twee poolbedrijven overgenomen, het poolbedrijf van Philips en twee jaar later een pool bedrijf in Frankrijk. We kregen de poolactiviteiten maar niet in de zwarte cijfers, maar we geloofden in het model. Ik weet nog de vergadering waarin we afspraken dat we het bedrijf nog één jaar gaven om winstgevend te worden. Dat is uiteindelijk twee jaar geworden. Dat is toch wel de kracht van een familiebedrijf, de horizon is veel langer. Een beursgenoteerde onderneming had na drie jaar al wel gezegd we stoppen ermee. Volgens mij heeft het bij ons wel vijf jaar geduurd. Er is meer ruimte voor ondernemerschap bij een familiebedrijf.’

Innovatie doe je samen

Schaal is belangrijk voor het poolingbedrijf. Hoe groter het bedrijf, des te meer kostenbesparing in het collecteren van de pallets. Maar een nadeel van een groter bedrijf is dat je als directeur wat verder van de dagelijkse gang van zaken af zit. Faber: ‘In mijn beleving bestaat innovatie uit goed luisteren naar wat je klanten te vertellen hebben en daar een plan voor maken. Het is vaak niet één trigger, maar het zijn meerdere factoren die leiden tot innovatie. Het is nu niet meer zo dat ík alle signalen oppik uit de markt. We zijn nu op zoek naar de juiste structuur om daarmee om te gaan. Een soort innovation board die innovaties oppakt: ideeën opvangen, toetsen of er vraag naar is, toetsen of het haalbaar is en dan weer terug de organisatie in. Je moet innovatie niet door een projectgroep laten implementeren, dan gaat het gegarandeerd mis,’ betoogt Faber. ’Je moet het echt door de business laten oppakken. De business moet het uitzetten bij de klanten.’

‘Ik heb niet het ei van Columbus, ik ben geen Steve Jobs die alles zelf bedenkt. Het is veel luisteren naar mensen. Zowel intern als extern. En geef mensen het gevoel dat het ertoe doet wat zij zeggen. Vertel wat je doet. Geef ook terug of iets succesvol is of niet. Je doet het samen.’

CV Ingrid Faber

Ingrid Faber is ceo van Pooling Partners | Faber Halbertsma Groep. Ze werkt sinds 1992 bij het familiebedrijf. Na haar studie Bedrijfskunde is ze in 1992 begonnen in het familiebedrijf. Eerst als productieleider, na drie jaar als verkoop, daarna als directeur van een vestiging, vervolgens volgde ze in 2006 haar vader op als algemeen directeur.

Controllersdag 2018: de agenda voor finance!

Op de cm: Nationale Controllersdag op 21 juni in Spant! in Bussum is Ingrid Faber key note speaker. Zij zal daar vertellen over de transformatie van ambachtelijk Nederlands familiebedrijf tot toonaangevend Europees marktleider. En over de rol die finance hierbij speelt.

Meer informatie: cmweb.nl/controllersdag