Hoe krijg je meer grip op je financiële processen? Door tijdrovende zaken te automatiseren komt tijd vrij voor professionals om waarde toe te voegen aan de organisatie. ‘Om te beginnen: automatiseer je werk via workflows’, adviseert manager controlling Marco Pijnappel van Afas.

‘Wij transformeren medewerkers in boekhouders’, zegt Pijnappel gekscherend. ‘Finance is een gevolg van een eerder proces, dus zij voeren de gegevens direct bij de bron in. Wij hebben alles wat we aanbieden zelf geïmplementeerd.’

Geen goedkeuring

Bij Afas ligt de grens om declaraties te beoordelen op 100 euro. Onder dat bedrag hoeft niemand er iets van te vinden. Pijnappel: ‘Het uitgangspunt bij ons is dat medewerkers met verstand geld uitgeven in het belang van het bedrijf. Om alle declaraties te beoordelen staat daar haaks op.’ In totaal werken 400 personen bij het bedrijf. ‘Misschien koopt iemand een enkele keer een fles wijn voor zichzelf, nou, dat moet dan maar.’

Ook facturen worden niet meer goedgekeurd. Dat is ook niet nodig, want het werk waar de factuur voor is gestuurd, is al in een eerder stadium geaccordeerd. ‘Stel, de facilitaire dienst wil een ruimte laten schilderen. In dat geval heeft iemand al zijn toestemming gegeven om dat te laten uitvoeren.’ Dat resulteert automatisch in een verplichting, dus de factuur hoeft niet meer te worden geaccordeerd en kan direct worden betaald.

Verlofaanvragen

Verder kunnen medewerkers zelfstandig verlofaanvragen doen. Pure tijdwinst voor de leidinggevende. Bij veel andere bedrijven oordeelt een manager daarover. ‘Medewerkers zien in het systeem wat de bezetting is van de afdeling, als ze vrij willen plannen. Als die onvoldoende is bij hun afwezigheid, kunnen ze met hun collega’s overleggen. Pas als er problemen zijn, wordt de manager betrokken.’

Bijsturen

Ook werkt het bedrijf met dynamische dashboards die zij onlangs ontwikkelde. Generiek, zodat alle klanten ze tot hun beschikking hebben. ‘De jaarrekening, de winst- en verliesrekening, de resultaten van de afgelopen maand, de begroting…’ somt Pijnappel op. ‘Met alle gegevens op een rij kun je besluiten hoe en waar je wilt bijsturen.’

Jaarcijfers op 3 januari

Om een bezoek van de accountant voor te bereiden, worden er taken gepland. De ene medewerker dient verzamelloonlijsten aan te leveren, een ander de debiteurenlijsten. De derde produceert de balanswaarderingsrekening. Et cetera. ‘En als er iets ontbreekt, kunnen we direct zien wie degene is die achterloopt. Dit resulteert erin dat de jaarcijfers al op 3 januari helemaal op orde zijn.’

Nieuwsgierig geworden?

Op de cm: Nationale Controllersdag op 21 juni vertelt Marco Pijnappel in een keuzesessie meer over hoe je grip kunt krijgen op je financiële proces. 
>>> Klik hier voor het hele programma

Lees ook: Jocelyn Rebbens: ‘Ga uit je comfortzone’
Lees ook: Robotics maakt werk uitdagender
Lees ook: Ingrid Faber: ‘Met de huidige circulaire modellen is de financiële man/vrouw aan zet’
Lees ook: Jeroen Dijsselbloem: ‘Risico’s tegenover hoge rendementen: beprijzen we wel goed?’
Lees ook: ‘Businesscontroller worden kan alleen door je zelf in de kijker te spelen’
Lees ook: Succesvol strategieën uitvoeren met innovator Jacques Pijl