Financials kunnen meer tijd steken in inhoudelijk interessante onderwerpen als ze met robotics process automatisation (RPA) ofwel softbots werken. Daardoor hoeven ze minder tijd te besteden aan eenvoudige, tijdrovende klussen. Toch is niet iedereen even enthousiast.
Nog steeds zitten financials in de dagelijkse praktijk vaak aan hun laptop gekluisterd om talrijke gegevens in en over te kloppen, bijvoorbeeld in verband met het saldo van de vakantiedagen. Dat is echt niet meer nodig, is de mening van Wim Verheij van Agium Finance & Control. RPA ofwel robotics kan dit soort eenvoudige taken overnemen.
Verheij bevestigt dat niet alle financials even enthousiast zijn over de komst van RPA. ‘Je hebt twee typen mensen. Sommigen zien het als een bedreiging en zijn bang om hun baan te verliezen. Anderen willen leren om ermee te aan de slag te gaan om zich vervolgens op meer uitdagende werkzaamheden te kunnen richten: analyse en advies. Het vergelijkbaar met de komst van de lopende band en de automatisering. Dat werd ook niet door iedereen met enthousiasme ontvangen.’
Saaie taken voor RPA
Bij robotics denken veel mensen aan complete poppetjes of aan robotarmen, net zoals in een autofabriek. ‘Maar dat beeld gaat niet op voor RPA’, aldus Verheij. ‘Dat is een automatiseringssysteem dat repeterende en complexe beeldscherm- en computerhandelingen overneemt.’ Saaie taken.
Hij somt moeiteloos enkele voorbeelden op waarbij RPA nuttig is: het maandafsluitingsproces, (master)data cleaning waarbij data wordt geschoond en ingevoerd, uitgaande facturatie, dagelijkse bankverwerking, periodieke reconciliatie, registreren van verlofdagen en het aanmelden van nieuwe werknemers bij diverse partijen, zoals de arbodienst, het pensioenfonds en de salarisverwerker. ‘De mogelijkheden zijn legio, onafhankelijk van de systemen die worden gebruikt’, merkt hij op.
Nu nemen medewerkers nog vaak handmatig gegevens over uit mail, ordersystemen, hr-systemen, financiële systemen en crm- en erp-systemen. Ze exporteren ze in Excel, verrichten bepaalde handelingen en brengen ze terug naar de oorspronkelijke systemen. ‘Maar RPA kan met alle systemen praten. En het neemt louter de schermactiviteit over. Het maakt alleen gebruik van de bestaande systemen.’
Zonder tussenkomst van een mens
Met een voorbeeld uit eigen gelederen wil Verheij de snelheid demonstreren van RPA. Zijn werkgever zet de eigen robot onder meer in voor het genereren en controleren van facturen aan opdrachtgevers. De Agium-consultants werken voornamelijk op uurbasis. ‘De robot controleert het aantal gewerkte uren, het betreffende tarief en de bedragen. Daarna gaat de definitieve digitale factuur naar het bedrijf waar de consultant aan de slag is. Nadat dit proces in het crm-systeem is afgewikkeld, verwerkt de robot de boekingen in het finanicële systeem. Zonder tussenkomst van een mens.’ Het facturatieproces vergde voorheen tenminste tien minuten per factuur.
De handen vrij
Doordat RPA wordt ingezet voor standaardwerk, heeft de administratie de handen vrij om analyses te doen. Zo krijgt de administratie meer tijd om bij geconstateerde afwijkingen inzicht te geven in de oorzaken en kan zij tegelijkertijd alternatieven aanreiken. ‘De managers worden ontlast doordat zij nu minder zelf hoeven te analyseren, maar kunnen nu gelijk de juiste acties in gang zetten.’
Wim Verheij grapt: ‘Onze softbots vertonen overeenkomsten met de hoofdpersonen uit de boeken van auteur Isaac Asimov’. ‘Ze zijn nooit ziek, hebben geen behoefte aan vakantie en werken 24 uur per dag.’ Maar veelzijdig zijn ze niet: een softbot kan slechts één concreet takenpakket aan.
Nieuwsgierig geworden?
Op de cm: Nationale Controllersdag op 21 juni vertelt Wim Verheij in een keuzesessie meer over robotics, RPA, softbots en de mogelijkheden.
>>> Klik hier voor het hele programma
Lees ook: Marco Pijnappel:’Automatiseer je werk via workflows’
Lees ook: Ingrid Faber: ‘Met de huidige circulaire modellen is de financiële man/vrouw aan zet’
Lees ook: Jeroen Dijsselbloem: ‘Risico’s tegenover hoge rendementen: beprijzen we wel goed?’
Lees ook: ‘Businesscontroller worden kan alleen door je zelf in de kijker te spelen’
Lees ook: Succesvol strategieën uitvoeren met innovator Jacques Pijl
Geef een reactie