Materiële vaste activa, zoals gebouwen en machines, behoeven vaak enig onderhoud. Indien deze kosten jaarlijks ongeveer in dezelfde mate voorkomen, is de verwerking in de jaarrekening eenvoudig: de kosten van normaal onderhoud worden genomen op het moment dat ze worden gemaakt. Maar soms is het benodigde onderhoud omvangrijker.
Voor groot onderhoud laat de Nederlandse wet- en regelgeving op dit moment een keuze tussen drie manieren van verwerking van groot onderhoud. De kosten kunnen direct worden genomen (zoals bij regulier onderhoud), de gedane uitgaven kunnen worden geactiveerd en worden afgeschreven over het onderhoudsinterval, of er kan een voorziening worden opgebouwd voor toekomstig groot onderhoud. Dit betreft een stelselmatige keuze die voor alle soortgelijke activa moet worden toegepast. In de Editie 2017 heeft de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ) een ontwerprichtlijn opgenomen, waarin wordt voorgesteld de mogelijkheid om de kosten direct in het resultaat te verwerken te schrappen.
Voordeel direct nemen van de kosten
Het voordeel van het direct nemen van de kosten is de administratieve eenvoud. De kosten worden eenmalig verwerkt bij besteding, zonder verdere effecten in volgende perioden. Het nadeel is dat het resultaat in het jaar dat de kosten worden gemaakt fors lager kan uitvallen. Daarmee wordt het zicht op de trend in de resultaatontwikkeling ontnomen.
Voordeel activeren
Het voordeel van het activeren van kosten van groot onderhoud is dat het aansluit bij de verwerking van andere investeringen. Indien belangrijke delen van een actief worden vervangen, moeten die als investering worden geactiveerd. Dit wordt de componentenbenadering genoemd. De afgrenzing tussen groot onderhoud en vervanging is soms subjectief. Bij het activeren van groot onderhoud is dit onderscheid dan niet meer relevant, omdat in beide gevallen de verwerking hetzelfde is. Daarnaast sluit het activeren van groot onderhoud het best aan bij het matchingbeginsel: de kosten worden verantwoord in de jaren dat gebruikgemaakt wordt van het gepleegde groot onderhoud.
Voor- en nadelen vormen van een voorziening
Met het vormen van een voorziening worden, net als bij het activeren, de kosten verdeeld over de onderhoudsinterval. Maar de kostenmatching is minder juist. In de eerste jaren worden zowel afschrijvingen van de initiële investering als de dotatie aan de voorziening voor toekomstig onderhoud als kosten verwerkt. In de laatste jaren van de economische levensduur wordt echter geen onderhoudsvoorziening meer opgebouwd, zodat de kosten in die periode lager uitvallen. Deze scheefheid in kosten is niet in lijn met het gelijkmatig gebruik van het actief.
Bovendien vergt het vormen van een voorziening meer schattingen. Naast het schatten van de onderhoudsinterval – die ook bij het activeren als afschrijvingsperiode moet worden geschat – moet ook het bedrag worden geschat. Bij het activeren van reeds verricht onderhoud is het bedrag eenduidiger te bepalen.
Voor vastgoedbeleggingen die tegen reële waarde worden gewaardeerd, is het vormen van een voorziening voor groot onderhoud niet toegestaan. Alleen de huidige staat van onderhoud dient in de waardering te worden begrepen. Voor gebouwen in eigen gebruik is bij waardering tegen actuele waarde een voorziening voor groot onderhoud wel toegestaan. Maar sinds de introductie van het vaak moeizaam toe te passen begrip ‘actuele waarde’ lijkt waardering van vastgoed in eigen gebruik tegen actuele waarde minder populair.
Vergelijkbaarheid
Op grond van onderlinge vergelijkbaarheid zou er idealiter slechts één methode zijn voor de verwerking van groot onderhoud. Maar de wet voorziet in de mogelijkheid (dus een keuze) voor een verwerking op basis van een voorziening. De RJ kan een alternatieve verwerking dus niet uitsluiten. Maar met het schrappen van de mogelijkheid van het direct nemen van de kosten blijft er dus nog het alternatief van de componentenbenadering. Bij waardering tegen historische kostprijs vergt deze methode minder schattingen en is zij wat betreft kostenmatching beter.
Nadat de ontwerprichtlijn definitief is geworden, zal deze naar verwachting gelden vanaf boekjaar 2019.
Auteur: dr. B. Kamp RA
Dit artikel is verschenen in F&A Actueel 2018, afl. 7
Geef een antwoord