De basis voor een goede samenwerking tussen meerdere partijen is vertrouwen. Vertrouwen mensen elkaar niet, vergeet het dan maar. Dan is de samenwerking gedoemd te mislukken. Wat zegt u? Een open deur? Tja…
Gemeenten hebben veel taken en verantwoordelijkheden op het gebied van zorg en welzijn. Samenwerken met andere gemeenten op deze gebieden is soms efficiënter en kan leiden tot een betere kwaliteit. Regelmatig worden de krachten dan ook gebundeld.
Zo ging een aantal gemeenten samenwerken bij het verstrekken van bijstandsuitkeringen. Hiervoor werd een nieuwe organisatie ingericht die de uitvoerende taken op zich zou nemen. Alle betrokken gemeenten gingen er min of meer van uit dat het vanaf dag 1 perfect zou lopen omdat zij dachten het goed geregeld te hebben.
Misschien lichtelijk naïef, want zo werkt het uiteraard niet. In de praktijk loop je tegen problemen aan die je na de start moet oplossen. Dat was hier ook het geval. Zo moesten bijvoorbeeld ‘meegenomen’ systeemapplicaties toch vervangen worden omdat deze in de praktijk niet bleken te werken in de nieuwe organisatie.
Dit kost naast tijd, ook geld. Maar omdat geen enkele betrokkene er rekening mee had gehouden, leidde dit tot wederzijdse irritatie en daalde het vertrouwen in de nieuwe organisatie. Dit ondanks dat iedereen hetzelfde wilde: optimaal presteren en het maatschappelijk effect halen.
Randvoorwaarden voor samenwerken
Samenwerken is dus nog niet zo gemakkelijk. Ook als controller is het belangrijk om goed samen te kunnen werken. Hoe schep je daar de juiste randvoorwaarden voor? Maak goede afspraken aan de voorkant: bepaal gezamenlijk het doel, spreek uit welke verwachtingen je van elkaar hebt en stel een toetsings- en afwegingskader op.
Daardoor worden misverstanden en irritaties voorkomen en wordt direct in een goede relatie geïnvesteerd. Neem hierbij ook de bedrijfsvoeringsaspecten mee. Geef elkaar daarnaast de ruimte en de tijd om te bouwen, te verbeteren en op te lossen gedurende het proces of traject. Wees niet rigide, je kunt niet alles van tevoren bedenken en tot ‘drie cijfers achter de komma’ afdekken, soms moet je zaken aanpassen.
Vertrouwen leidt tot betere prestaties
Maar het allerbelangrijkste is: vertrouw elkaar en vertrouw op elkaar. Een prettige, efficiënte en transparante samenwerking kun je niet afdwingen met controlemechanismen, dat beperkt de openheid in houding en gedrag. Vertrouwen geven en krijgen daarentegen zorgt voor een open sfeer waarbinnen iedereen het gesprek met de ander durft aan te gaan. Niet alleen als het om positieve, maar ook als het om minder positieve zaken gaat. En dat leidt tot betere prestaties.
Auteur: Rob Kenens, finance manager bij Hofmeier
Dit artikel is gepubliceerd in cm: 2018, afl. 6
Geef een antwoord