Het purchase-to-pay-proces heeft raakvlak met verschillende personen en afdelingen. Hoe groter het bedrijf, hoe meer mensen betrokken zullen zijn. Dit resulteert vaak in een tijdrovend proces, waarbij elke handeling foutgevoelig is.
Het purchase-to-pay-proces (P2P) is het proces dat alle activiteiten omvat van aankoopaanvraag tot betaling, inclusief alle bijbehorende ondersteunende documenten. Het proces bestaat uit vele elementen met elk een eigen belangrijke functie zoals sourcing, contracten, aankoop, goederenontvangst, facturatie, factuurverwerking en analyses. Het P2P-proces kenmerkt zich door een hoog volume standaard handelingen, die vooral bij de inkomende factuurstroom repetitief zijn.
RPA overbrugt ‘gaten’ in systemen
‘Over 10 jaar wordt zo’n 25 procent van de huidige activiteiten niet meer uitgevoerd door een financiële medewerker maar pakt een software robot dit op.’ Deze voorspelling dateert al uit 2010 en lijkt bij steeds meer bedrijven en instellingen gestalte te krijgen. Robotic process automation (RPA) versnelt en verbetert de automatisering van documentgedreven taken en overbrugt data ‘gaten’ binnen de bestaande financiële systemen. Dit zijn vaak legacy systemen die toch belangrijk zijn voor de kernprocessen binnen organisaties. Het automatiseren van repeterende, weinig waardevolle werkzaamheden binnen een financiële afdeling betekent een vlottere doorstroming van financiële gegevens die zich vertalen in voordelen voor de gehele organisatie.
Een taakgerichte robot helpt medewerkers bij het automatiseren van terugkerende, handmatige werkzaamheden. Dit type ‘finance robot’ werkt op basis van een aantal bedrijfsregels om opeenvolgende taken uit te voeren zoals het ophalen van data uit één systeem, het aanpassen of verrijken van deze data en vervolgens de aangepaste data naar een andere applicatie te verplaatsen. Wanneer deze werkzaamheden gestructureerd zijn en een bepaalde logica hebben (gebaseerd op bedrijfsregels) dan kunnen ze worden geautomatiseerd.
Use cases P2P-proces
Enkele cases binnen purchase-to-pay proces waar eenvoudig mee gestart kan worden:
- bijwerken van de basisgegevens/data, klant- of leveranciersinformatie;
- toewijzen van facturen aan budgethouders;
- het monitoren van de actuele voorraad van onderdelen/goederen;
- het aanmaken van een purchase order op basis van een inkoopaanvraag;
- het controleren van uitstaande inkooporders voor betalingen die komen te vervallen.
Met het weghalen van arbeidsintensieve taken binnen het financiële proces zijn medewerkers in staat om de werkdag beter en efficiënter in te richten. Hierdoor is de afdeling Finance in staat om betere diensten te bieden wat meer aansluit op de beleving van de interne stakeholders, wat uiteindelijk resulteert in een beter bedrijfsresultaat.
Verder innoveren op de financiële afdeling
Met behulp van RPA kan de financiële afdeling verder optimaliseren en innoveren. Naast het feit dat automatisering veel tijd en kosten voor de financiële afdeling bespaart, kunnen de stakeholders binnen een organisatie beter in hun behoeften worden voorzien. De mogelijkheden van RPA gaan steeds verder, denk aan artificial intelligence of cognitieve software robots die zelf kunnen leren door mee te kijken met activiteiten welke een medewerker uitvoert. Nu is het moment om met deze vorm van automatisering te starten.
Auteur: Martin van Esschoten
Martin is expert op het gebied van robotic process automation (RPA).
Geef een reactie