Uit onderzoek blijkt dat controllers ontevreden zijn over hun tijdsbesteding. De rol van controller moet veranderen. Maar hoe groot is dit probleem precies? Hoe ziet de ideale rolinvulling eruit als de controller het zelf voor het zeggen heeft, en wat is daarvoor nodig?

Binnen de beroepsgroep wordt al jaren gesproken over de controller als businesspartner, zonder dat er verandering in de situatie lijkt op te treden. Reden voor financieel consultancybureau Finext om onderzoek te doen naar de rol van controller. Wat is de huidige tijdsbesteding, en hoe zou de controller het zelf graag zien? Als je de functie van controller opdeelt in vijf generieke rollen, blijkt er een aanzienlijke onbalans in de huidige en gewenste tijdsbesteding. Controllers zijn te veel tijd kwijt aan hun rollen als Administrateur en Rapporteur, kostbare tijd die zij liever inzetten als Sparringpartner en Enterprise architect.

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Vijf generieke rollen controller

• Administrateur: zorgt voor de juistheid en volledigheid van de cijfers
• Rapporteur: houdt zich voornamelijk bezig met het opstellen van rapportages
• Data analist: vertaalt grote hoeveelheden data tot bruikbare inzichten
• Enterprise architect: vertaalt doelstellingen naar de inrichting van de organisatie, processen en informatievoorziening
• Sparringpartner: deelt gevraagd en ongevraagd ideeën en inzichten met management en directie

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Administrateur en Rapporteur

Een opvallende uitkomst van het onderzoek is niet zozeer dat de rollen van Administrateur en Rapporteur krimpen, maar vooral de mate waarin. De ondervraagden geven aan dat zij de rol van Administrateur willen laten dalen van 6,4 naar een minimale 0,6 uur en die van Rapporteur van 11,9 naar 6,2 uur. Daarmee verdwijnt de rol van Administrateur bijna volledig uit het functieprofiel. ‘De basis blijft een tijdige, juiste en volledige verantwoording. Dit zal efficiënter worden door digitalisering en robotisering,’ geeft één van de respondenten aan. Deze stelling zal veel controllers aanspreken, omdat er hierdoor meer tijd ontstaat voor andere rollen. Digitalisering en robotisering eisen van de controller echter wel nieuwe competenties, hij zal immers moeten beoordelen of de output van de automatisering voldoet aan de kwaliteitseisen.

Lees ook: Different controllers for different purposes

Sparringpartner

Door het vereenvoudigen en automatiseren van de workload ontstaat ruimte voor de sparringpartner. De rol van Sparringpartner is dan ook een duidelijke groeirol, met een stijging van 8,9 naar 16,6 uur. ‘Meer autonoom handelen, minder standaard workload en ketenbreed acteren,’ volgens een respondent. Dit vraagt echter wel om een genuanceerde benadering. ‘Complementair aan de business, niet ongevraagd op de stoel van de business,’ stelt een andere respondent. De onafhankelijkheid van de controller, met name bij compliance onderwerpen, blijft van belang.

Enterprise architect en Data analist

De uitkomsten rondom de rol als Enterprise architect zijn opvallend; maar liefst 6,3 uur van de werkweek van een controller gaat nu al naar deze nieuwe rol, en de voorkeur gaat uit naar 10,1 uur. Respondenten onderkennen hiermee het belang van deze groei-rol. De rol van Data analist blijft stabiel op 6,5 uur, waarbij veel respondenten ‘de beschikbaarheid van data’ als belangrijke randvoorwaarde kiezen. Kortom, de data moet beschikbaar zijn en als dit zo is, is er geen extra tijd nodig.

Controllers willen nu echt de stap maken naar sparringpartner (Bron: Finext)

Verschuiving in competenties

Deze verschuiving in rollen betekent wel wat voor de competenties van de controller van de toekomst. Met het accent op de rol van Sparringpartner neemt het belang van communicatieve- en adviesvaardigheden toe, aangevuld met een helicopterview. De rol van Enterprise architect vraagt om analytisch vermogen en creativiteit. Voeg daar voor de Data analist nog een snufje kritisch denken aan toe. Competenties zoals accuratesse en plannen en organiseren, typerend voor de rollen van Administrateur en Rapporteur, worden minder relevant.

Randvoorwaarden

Naast het ontwikkelen van competenties door de controller zelf, vraagt deze verschuiving ook iets van de organisatie. De meest genoemde randvoorwaarde bij de rol van Sparringpartner is lidmaatschap van het managementteam. Het voordeel daarvan zit in direct contact op een relevant niveau in de organisatie. Dit past bij de tweede randvoorwaarde: kennis van de ondernemingsstrategie. ‘Een volwaardige rol binnen het managementteam, minder focus op finance, meer op strategie en doelstellingen,’ geeft één van de respondenten aan. Zie het kader voor 6 concrete tips om erkend te worden als businesspartner.
Voor de Sparringpartner, de Enterprise architect en de Data analist worden verder een open bedrijfscultuur, duidelijke strategie en doelen, beschikbaarheid van de data en afbakening van de rollen genoemd als randvoorwaarden. Randvoorwaarden gekoppeld aan de rollen Administrateur en Rapporteur zijn kennis van tools, systemen en regelgeving. Ook veel genoemd bij deze rollen is de verdeling tussen financial control en business control. In de praktijk zien we regelmatig situaties waarin rollen en functies niet scherp zijn. In feite is het vrijwel volledig verdwijnen van de rol van Administrateur in de gewenste situatie hiervan het bewijs.

Controller als business partner

De verschuiving van de huidige naar de gewenste tijdbesteding blijkt radicaler dan vooraf verwacht. De groei van de rol van Sparringpartner is fors, terwijl de rol van Administrateur vrijwel volledig uit het pakket verdwijnt. Als we de verschuiving vertalen naar de genoemde competenties en randvoorwaarden, wordt duidelijk waarin individuele controllers moeten investeren om de gewenste rol in te vullen. Hoog tijd voor de controller om zich te bevrijden van zijn administratieve taken en eindelijk echt de beoogde businesspartner te worden.

Lees ook: Talentmanagement: ‘Het maakt je sterker’

_____________________________________________________________________
6 concrete tips om erkend te worden als businesspartner

• Word een speler in de strategievorming
• Zorg voor een plek aan tafel in het managementteam
• Automatiseer alle repeterende taken
• Optimaliseer primaire processen zo dat administratieve correcties niet meer nodig zijn
• Creëer een omgeving waar de data gestructureerd beschikbaar is
• Hanteer een to-the-point communicatiestijl gericht op het behalen van strategische doelen

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Auteurs: Maarten Bronda (maarten.bronda@finext.nl) en Elise Althoff (elise.althoff@finext.nl), consultant bij Finext.