‘Over 5 jaar worden papieren facturen niet meer geaccepteerd, dus we moeten er wel mee aan de slag,’ meent Jaap Jan Nienhuis. ‘Als je over 5 jaar niet kunt e-factureren, kun je geen facturen meer sturen en dat is toch de brandstof van je organisatie. Zorg dat je het regelt!
Op dit moment is het zo dat de meeste softwarepakketten ergens de mogelijkheid hebben een e-factuur te ontvangen en versturen, zegt Jaap Jan Nienhuis, keynote speaker op de cm: Nationale Administrateursdag. ‘Maar slechts weinig partijen gebruiken het.’ Dat komt omdat elk pakket zijn eigen e-factuur heeft verzonnen en die verschillende systemen communiceren niet met elkaar. Ook staat de mogelijkheid om te e-factureren vaak verstopt en gebruikers zoeken er niet naar. Dat geldt voor de meerderheid van de pakketten vandaag de dag. ‘Het wordt wel steeds beter gelukkig,’ aldus Nienhuis. ‘En wat echt een grote stap voorwaarts is, is dat een heel aantal softwarepakketten lid is van een consortium om facturen elektronisch met elkaar uit te wisselen: SimplerInvoicing. Dát gaat e-factureren echt tot een groot succes maken.’
Overheid als vliegwiel
De overheid verplicht partijen om facturen elektronisch te gaan verzenden. Nienhuis: ‘Vanaf 18 april 2019 zijn alle overheden verplicht de e-factuur te kunnen ontvangen en verwerken. Dat wordt vooral gemakkelijker voor de administrateur, want die kan gewoon vanuit zijn financiële pakket facturen versturen. Niets meer printen of mailen. Het gaat veel sneller en simpeler en je weet zeker dat een factuur is afgeleverd. De overheid kan de factuur automatisch verwerken en kan daarom ook veel sneller betalen.’
‘Wat nog een veel groter effect is,’ betoogt Nienhuis, ‘is dat door de actie van de overheid, bedrijven dit ook onderling gemakkelijker kunnen gaan doen. Want de standaard die de overheid afdwingt, is dezelfde standaard die bedrijven onderling kunnen gebruiken. De overheid is op die manier een vliegwiel om e-factureren op stoom te brengen.’
E-factureren is een eerste stap
E-factureren is echt nog maar de eerste stap meent Nienhuis. ‘De grotere stap is, dat pakketten onderling data kunnen uitwisselen. Nu hebben we het over een factuur. Maar je kunt erop wachten dat systemen ook orders of pakbonnen met elkaar gaan uitwisselen. Dat het hele bestellen-tot-betalen proces in die pakketten gefaciliteerd wordt.’
‘Voor productiebedrijven zou het ook prima kunnen dat voorraadniveaus automatisch worden bijgehouden en dat een leverancier daar inzicht in krijgt en op kan acteren,’ zegt Nienhuis. ‘Je krijgt hele andere vormen van ketensamenwerking, doordat systemen rechtstreeks met elkaar gaan praten.’
Optimaliseren toeleveringsketen
Daar zullen niet alle bedrijven vandaag al aan toe zijn, maar er zijn zeker al bedrijven die hier nu naartoe bewegen. ‘De bedrijven die zich daar nu al mee bezighouden, zijn bedrijven die optimalisaties over de hele logistieke keten heen uitrollen. Die kijken niet meer alleen naar het optimaliseren van de eigen organisatie, maar naar de hele toeleveringsketen. Dat zijn bedrijven die qua maturity een stukje verder zijn. Zodat ze over dit soort vormen van kostenbesparingen nadenken,’ aldus Nienhuis.
‘Bedrijven die hier nu mee bezig zijn doen dat overigens alleen met toeleveranciers waar ze een lange, heel goede relatie mee hebben. Waar ze echt afhankelijk van zijn. Mooiste voorbeeld vind ik de bouwmarkten. Die zijn hier al heel erg mee bezig. Sommigen werken al zover samen met leveranciers dat die zicht hebben op de voorraadniveaus in de winkels. Als er een signaal komt, gaat de leverancier rijden. Het factureringsproces is daar zover geautomatiseerd dat een factuur die binnenkomt niet meer gecontroleerd wordt. Die wordt automatisch betaald. De hele controle gebeurt automatisch.
No hands accounting
Voor veel bedrijven is dit nu nog toekomstmuziek. Toch kunnen bedrijven al een eerste stap zetten naar deze vorm van ketenautomatisering: door facturen elektronisch uit te wisselen kan het proces van factureren, goedkeuren en betalen volledig worden geautomatiseerd. No hands accounting heet dat. De volgende stap is het elektronisch uitwisselen van orders en pakbonnen.
Nienhuis: ‘Daarom is het omarmen van elektronisch factureren een belangrijke eerste stap in een reeks ontwikkelingen die gaan komen: die van het realtime delen van data tussen softwarepakketten om het leven van inkopers, administrateurs en financiële professionals makkelijker te maken.’
