Sturing en beheersing van zorgafdelingen ligt steeds vaker bij zorgprofessionals, door onder andere de inzet van zelforganisatie. Naast de zorgtaken en de bijbehorende administratieve taken zijn zorgprofessionals hierdoor ook deels verantwoordelijk geworden voor de financiële exploitatie van hun team en in sommige gevallen zelfs van hun afdeling. Veelal zijn zorgprofessionals niet opgeleid voor deze taken en ontbreekt de affiniteit met bedrijfsvoering. Als controller heb je de uitdaging om de zorgprofessional mee te nemen in de bedrijfsvoering van de zorgteams.
Startpunt, het jaarplan
In het jaarplan presenteert een zorgorganisatie de beleidsvoornemens van het komende jaar. Uit de praktijk blijkt vaak dat de zorgprofessionals weinig kennis hebben genomen van het jaarplan. Dat terwijl zij op dagelijkse basis worden geconfronteerd met beleidskeuzes, die zijn gemaakt door de organisatie. Tevens zijn zij juist degene, die invloed hebben op het wel of niet halen van de gestelde organisatiedoelen. Denk hierbij aan inzet van personeel of inhuur van personeel passend bij de zorgbehoefte van hun cliënten. Zeker binnen organisaties waar zelforganisatie centraal staat, is het belangrijk dat doelen bekend zijn binnen de teams. Enkel zo zijn zorgprofessionals in staat om binnen gestelde kaders de juiste keuzes te maken.
Vertaling naar afdelingsniveau
Wanneer het jaarplan is vastgesteld en ‘bekend’ is binnen de organisatie wordt de financiële vertaling gemaakt naar de begroting voor het komende jaar op afdelingsniveau. Maak van dit moment gebruik om de zorgteams te betrekken bij het jaarplan van de organisatie en maak samen de vertaling naar de operationele bedrijfsvoering in de begroting. Gezien het feit dat verantwoordelijkheden steeds lager in de organisatie komen te liggen, is het van belang dat de zorgprofessional betrokken is bij het begrotingsproces. Dit draagt bij aan een gezamenlijke verantwoordelijkheid om de gestelde doelen te behalen. Enkel zo wordt duidelijk voor welke uitdagingen zorgteams staan.
Leg de kaders uit
Geef zorgprofessionals inzicht in de gestelde uitgangspunten door ze bij het begrotingsproces te betrekken. Het geeft antwoord op vragen als, welke bedbezetting wordt er verwacht, hoe is de zzp-mix opgebouwd, hoe zit de deskundigheidsmix eruit per zzp’er en hoe moet ons personeelsbestand zijn opgebouwd? Organiseer als controller een sessie waarbij de verwachtingen vanuit de organisatie worden toegelicht en hoe deze zich vertalen in de praktijk. Op deze manier worden de gestelde kaders duidelijk voor de zorgprofessional en worden eventuele spanningen met de realiteit zichtbaar. Denk hierbij aan de inzet van meer geschoold zorgpersoneel. In de praktijk is dat niet altijd haalbaar.
In een begroting staan altijd bepaalde uitdagingen voor een team. Het is van belang dat het team daarvan op de hoogte is. Het stimuleert de creativiteit van een afdeling om met deze onderwerpen om te gaan. Voorkom dat de begroting ‘het feestje’ is van de controller.
Sturing en beheersing
Door zorgprofessionals te betrekken bij het begrotingsproces geef je zorgteams de informatie om gedurende het jaar beter te kunnen sturen. Gezien het feit dat bepaalde verwachtingen niet altijd uitkomen, kunnen zorgprofessionals hierop inspelen. Het geeft hen ook de mogelijkheid om tijdig risico’s te signaleren. Denk bijvoorbeeld aan onder- of overbezetting, hoger ziekteverzuim of een tekort aan personeel. Samen met de controller kunnen gedurende het jaar de goede gesprekken worden gevoerd over externe en interne ontwikkelingen.
Maak met elkaar de verbinding, zodat je elkaars krachten benut.
Auteur: Yvonne van der Vat, Finance consultant Healthcare Baker Tilly Berk
Geef een reactie