Stapels papieren facturen, contacten met leveranciers voor een toelichting, te late betalingen. Wie denkt dat dit een voorbeeld uit de ‘oude doos’ is, heeft het mis. Het komt nog steeds voor. De overstap naar e-facturering is voor veel organisaties nog best groot en een issue voor op (de lange) termijn.
E-facturatie is meer dan een pdf-factuur
Er zijn leveranciers die denken dat ze er zijn als facturen per mail in pdf-formaat worden aangeleverd, maar dat is niet zo. Op de achtergrond vinden dan nog veel handmatige handelingen plaats. Denk bijvoorbeeld aan het inscannen van de factuur, data overtypen, in het financiële systeem vastleggen.
Deze handelingen verdwijnen bij e-facturatie grotendeels of zelfs geheel. Waar organisaties naartoe moeten groeien en ook niet omheen kunnen – voor gemeenten geldt e-facturatie zelfs al vanaf april 2019 – is totale digitalisering van het inkoopproces. Over een aantal jaren is het de realiteit dat er, vanaf het plaatsen van de bestelling tot en met de betaling van de factuur, geen menselijk handelen meer aan te pas komt.
Voordelen en ombuigen van ‘gevaren’
De voordelen van e-facturatie zijn snel te benoemen. Omdat handmatige handelingen verdwijnen, worden er minder fouten gemaakt, het levert tijd- en kostenbesparingen op. De ruimte in tijd kan worden ingezet voor meer analysewerkzaamheden.
Het ‘gevaar’ bestaat dat medewerkers afhaken omdat e-facturatie nu eenmaal een andere manier van werken met zich meebrengt, dat kan als bedreigend worden ervaren. Om dit gevoel om te buigen is het van belang om medewerkers direct te betrekken bij het veranderingsproces. Laat ze zien dat de nieuwe rol van kwaliteitsbewaker uitdagend en leuk is!
Communiceren, verbinden en coördineren
In deze tijd kan een controller dus niet meer sec alleen naar het proces van planning en control kijken en dat bewaken. De controller kan een positieve rol spelen in het hele proces van digitalisatie. Namelijk een verbindende en coördinerende rol, waarbij hij tussen de anderen gaat staan om samen ‘problemen’ op te lossen.
Goede communicatie is daarbij een voorwaarde. Dat betekent luisteren naar alle stakeholders en ze meenemen in het proces. Niet direct een oordeel klaar hebben, afwegingen maken. In dit specifieke proces houdt dit in: om tafel gaan zitten met onder andere IT, Inkoop, de leverancier van de applicatie, finance professionals, crediteuren, et cetera.
Wat zijn de wensen en verwachtingen van een ieder? Wat is de stip op de horizon waar je met de organisatie naartoe wilt? Hoe geef je dat vorm in de praktijk? Welke afspraken maak je qua tijdsbestek?
Verbinder zijn is geen gemakkelijke, maar wel een mooie rol voor de controller. Zeker als je met alle betrokkenen een nieuw gezamenlijk vetrekpunt vormt om de stap vooruit te maken.
Auteur: Ingrid Pappot, Finance Manager bij Hofmeier
Dit artikel is gepubliceerd in cm: 2018, afl. 9
Lees ook: Staatssecretaris Knops: ‘Het huis staat, nu nog aan de slag met e-factureren’
