Van Dijk Flora (kandidaat Best Finance Team): vrienden op finance

Samenwerken, betrokkenheid en werkvreugde. Als Mark Stam, manager finance bij van Van Dijk Flora zijn zeskoppige team moet typeren, kiest hij de woorden zorgvuldig. ‘Wat ons bijzonder maakt, is dat we naast collega’s ook vrienden zijn. Maar dan wel vrienden die durven te zeggen waar het op staat.’ Alle reden voor Mark om zijn team in te schrijven voor de verkiezing van Best Finance Team of the Year 2020.

De finance manager had het allereerst kunnen hebben over kpi’s, rapportages, risicomanagement of de digitale afhandeling van facturen. Maar nee, Mark kiest bewust voor zijn team. ‘Bij ons kan je gewoon jezelf zijn, doet iedereen ertoe en zijn we samen één geheel. En dat is geen loze kreet, het is echt zo. Niets ten nadele van mijn eerdere collega’s maar zo geïnteresseerd, oprecht en grappig als hier waren ze niet. Wij vullen elkaar aan, wij nemen ongevraagd werkzaamheden van elkaar over als dat nodig is. Wij steunen en zorgen voor elkaar en wij realiseren ons dat wij samen beter zijn dan het individu. En dat allemaal met een glimlach op ons gezicht. Of je daarmee Best Finance Team of the Year wordt, weet ik niet. Maar ik vind wel dat we op zijn minst een vermelding verdienen.’

Goed dat verkiezing Best Finance Team er is

Mark werd getriggerd door een melding in een nieuwsbrief. ‘Ik vind het goed dat deze verkiezing in de volle breedte finance een podium geeft. Alle reden om mee te doen dus.’ Het finance team binnen Van Dijk Flora bestaat uit zes financials, met allemaal hun eigen specialisme in accounting, controlling en reporting. Dat in een onderneming met bijna 70 medewerkers, waar ongeveer 200 miljoen omzet per jaar doorheen gaat. De grote getallen die door het bedrijf gaan, maken de rol van finance belangrijk. ‘Het is belangrijk dat we goed begrijpen wat er in ons bedrijf en in onze keten gebeurt. Dat we met rapportages en analyses naar de business toe de vinger op de zere plek kunnen leggen als dat nodig is.’

‘Wij vullen elkaar aan en nemen ongevraagd werkzaamheden van elkaar over als dat nodig is. Wij steunen en zorgen voor elkaar en wij realiseren ons dat wij samen beter zijn dan het individu. En dat allemaal met een glimlach op ons gezicht’

Maar liefst 300 vrachtenwagens vol bloemen en planten op Moederdag

Van Dijk Flora (onderdeel van de Dutch Flower Group) vertelt haar internationale eindklanten te ontzorgen met advies en verkoop van bloemen- en plantenproducten. Stam: ‘Wij zetten ons in voor de groei van zowel grote retailers in Europa, onder andere Lidl, waar wij aan leveren, als voor de kwekers en onze leveranciers die helpen ons werk mogelijk te maken. Op een piekmoment zoals Moederdag rijden er voor Van Dijk Flora maar liefst 300 vrachtwagens met bloemen en planten door heel Europa.’

Team finance begint lean met een weekstart

Het team begint op maandag met een weekstart, een fenomeen overgenomen uit de Leanmethode. Deze methode is bekend van de productie van auto’s bij Toyota. ‘Tijdens onze weekstart behandelen we steeds drie vragen: wat houd je bezig, wat waren de leermomenten van vorig week en hoe ziet de komende week eruit? Bij dat laatste komt ook de vraag of je hulp nodig hebt aan bod. Door deze manier van werken, maken we verbinding met elkaar, delen we en bespreken we wat er anders of beter kan en weten we van elkaar wie waar mee bezig is en wat er op ons af gaat komen.’

Kpi’s voor hele afdeling en per individu

Naast dat medewerkers bij finance persoonlijke kpi’s hebben, zijn er ook kpi’s op afdelingsniveau. ‘Een voorwaarde is dat we de kpi’s zelf kunnen beïnvloeden. We halen er geen andere factoren bij. Zodat we ook niet andere afdelingen de schuld kunnen geven als we het niet halen. In ons tweewekelijks overleg bespreken we de afwijkingen. Want het gaat erom dat kpi’s leiden tot kleine verbeteringen in de acties van ons en of eventueel in de processen.’
Naast resultaat kpi’s, heeft de finance-afdeling ook kpi’s die gaan over ontwikkeling. Stam: ‘Zit iedereen op de juiste plek en wordt er goed samengewerkt? Wat is de kwaliteit van ons als team? Hoe kunnen we slimmer en handiger werken? We hebben al zes verbetersuggesties doorgevoerd. Een voorbeeld is het realiseren van spreadsheetmacro’s voor de exportdocumentatie, met als gevolg dat we minder handmatig hoeven te doen. Maar denk ook aan het ontwikkelen van een XML-template om declaraties in Exact in te kunnen lezen.’

Via de mobiel declaraties indienen

Over die declaraties gesproken: finance implementeerde een systeem waarbij werknemers van Van Dijk Flora via hun mobiele telefoon declaraties digitaal kunnen indienen. ‘Dat is een investering, maar wij kijken niet alleen wat iets kost maar vooral wat het oplevert. Of anders gezegd: wat het aan waarde toevoegt. Het is een hele mooie oplossing. Deze biedt de declarant gemak. Voor de organisatie levert een workflow met goedkeuringsproces op. En we hebben alle declaraties op een centrale plek beschikbaar. Voor finance betekent dat dat we controle over het proces hebben en tijd besparen.’

Wat zegt de voor- en nacalculatie?

Finance rapporteert per week, maand, kwartaal en jaar. ‘Denk hierbij aan omzetoverzichten, margeanalyses, liquiditeits-, resultaatoverzichten. Een krachtig stuurinstrument is onze voor- en nacalculatie, waar we op klant- en productengroepniveau afwijkingen in kaart brengen. Waar zijn zaken in de inkoop en verkoop goed en minder goed gegaan? Hoe kan het dat er bij de transportkosten een overschrijding is? Inzicht is een must in onze commoditymarkt.’

‘Het is belangrijk dat we goed begrijpen wat er in ons bedrijf en in onze keten gebeurt. Dat we met rapportages en analyses naar de business toe de vinger op de zere plek kunnen leggen als dat nodig is’

Wat moeten de mitigerende acties zijn?

Speciale aandacht is er voor compliance, fraude- en risicomanagement. Geen overbodige luxe voor een bedrijf dat onder andere exporteert naar Polen en Turkije en importeert vanuit Afrika. ‘We constateren steeds meer creativiteit als het gaat om valse e-mails, misbruik van bankrekeningen en klantaccounts en nepfacturen. Wij hebben als het gaat om het wijzigen van stamgegevens een zero torelance-beleid. We krijgen automatisch een melding als banknummers of btw-nummers in het systeem worden aangepast. We hanteren daarnaast het vier ogen-principe bij het aanmaken van nieuwe stamgegevens en met nabellen voorkomen we eventuele fraude.’

Enorme hoeveelheid energie komt vrij

Stam laat ook de ontwikkelingsmogelijkheden bij finance niet onbesproken. ‘Zo hebben onlangs een aantal van mijn collega’s het evenement Exact Live bezocht. Ik verwacht van mijn collega’s dat ze minimaal twee keer per jaar naar een cursus, een workshop of een evenement gaan. Daarnaast doen we veel voor het welzijn van de medewerkers. Van gratis lunchen, de mogelijkheid om gratis te sporten, uitjes tot aan een stoelmassage en een opleidingsbudget.’

Verder gaat de finance-afdeling eens per jaar de hei op. ‘Daar gaan we onder andere met Canvas aan de slag en bepalen we gezamenlijk voor finance de stip op de horizon. Het gaat dan vooral om de dialoog. Wat is ons bestaansrecht? Waar komen we ons bed vooruit? Wat is onze toegevoegde waarde? Wat gaat er straks anders? Wat zijn onze doelen en ambities?’ Wat is de ambitie van de finance-afdeling voor volgend jaar? Stam: ‘Dat weet ik nog niet. Maar ik weet nu al dat er tijdens onze heidag een enorme hoeveelheid inspiratie en energie gaat vrijkomen.’

Lees ook: 
>> Best finance team 2018 Legrand: ‘Het winnen van de award heeft de zichtbaarheid van finance flink vergroot’
>> Aftermovie verkiezing BFTY: ‘Urgentie om samen te werken in finance teams is groot’