cm: Nationale Administrateursdag: Goed toegerust voor 2019

Als dochter van een administrateur heeft dagvoorzitter Elianne Kuepers affiniteit met de doelgroep van de Nationale Administrateursdag op 15 november. ‘Jullie zijn door de bank genomen betrouwbare mensen die goed geïnformeerd zijn’, zegt ze bemoedigend. Kuepers is tevens journalist en presentator van RTL Z nieuws.

Loonheffingsdeskundige Peter Hoogstraten komt het podium op. Hij ontvouwt direct een multiplechoicetest. ‘Wat is het toptarief loon- en inkomstenbelasting?’ legt hij de ruim 150 mensen in de zaal voor. Ze kunnen kiezen uit vijf varianten: A. 72 procent, B. 60 procent, C. 55,5 procent, D. 52 procent, E. 51,95 procent of F. 49,5 procent. Het hoge tarief is 49,5 procent, en bijna iedereen steekt op het juiste moment zijn hand op. ‘Ik had niet anders verwacht.’

Lees ook: Loonheffingendeskundige Hoogstraten zet de maatregelen uit het Belastingplan 2019 voor u op een rij

Het lage tarief is 37,5 procent. Echter – naast de dalende tarieven heb je te maken met heffingskortingen, die in mindering gebracht mogen worden op de belasting en premies. In de arbeidskorting zit eerst een opbouw en dan een afbouw tot nihil. En de algemene heffingskorting kent een afbouw tot nihil. ‘Dit zijn eigenlijk verkapte tariefsverhogingen. Het is dus lastig te zeggen hoeveel je nu eigenlijk overhoudt in de portemonnee.’

Medewerkers in het buitenland

Hij waarschuwt de deelnemers alert te zijn als ze te maken hebben met medewerkers die in het buitenland wonen. Als zij een Nederlandse werkgever hebben, krijgen ze nu het belastingdeel van de loonheffingskorting nog. ‘Maar voor volgend jaar vervalt dat. Houd dat in de gaten! En voor werknemers uit EU, EER, ZW en BES-landen geldt een beperkte uitzondering. Zij kunnen het belastingdeel van de arbeidskorting wel claimen via hun werkgever.’

Zo’n 400.000 medewerkers wonen momenteel in het buitenland. ‘Misschien zijn daar uw medewerkers bij!’

Bruto of netto loonafspraken

Kort stipt Hoogstraten ook de 30-procentregeling aan. Die gaat terug van acht naar vijf jaar. Er is een overgangsregeling voor medewerkers uit het buitenland voor wie deze maatregel in 2019 of 2020 onverhoopt zou eindigen. Deze groep krijgt nog twee jaar respijt. ‘Maar sommige expats worden toch nog slachtoffer van de aanpassing. Misschien komen ze in januari 2021 in opstand?’

Het addertje onder het gras met deze medewerkers kan voor werkgevers zitten in de loonafspraken: zijn die bruto of netto gemaakt? ‘Als er netto loonafspraken zijn gemaakt, dan krijg je als bedrijf dus te maken met hogere loonkosten. Neem die dan mee in de begroting.’ Hoogstraten doet een suggestie. ‘Je kunt ook coulant zijn naar die werknemer als je bruto loonafspraken hebt gemaakt. Ga er in ieder geval met hen over praten.’

Aan een kathedraal bouwen

De dagvoorzitter gooit nu een balletje op over factureren. ‘Wie verstuurt er papieren of pdf-facturen?’ Vele handen gaan omhoog. ‘Ik schat dat dat 60 procent van de zaal is. Jullie zijn ouderwets!’ Ze geeft het woord aan Jaap Jan Nienhuis.

Deze spreker weet alles af van e-facturatie en de toekomst van financiële software. Hij begint zijn relaas met het antwoord van drie bouwvakkers op de vraag waar ze mee bezig zijn. ‘Nummer één heeft het over stenen, de tweede rept van een muur waar hij mee bezig is en de derde vertelt over de bijdrage die hij levert aan een kathedraal!’

Nienhuis zet de verschillende factureerwijzen op een rij. ‘Een papieren factuur wordt geprint en vervolgens verstuurd. De klant scant die factuur en digitaliseert vervolgens. Kosten: 10,50 euro.’ De pdf in de mail is iets goedkoper, maar nog steeds kost deze aanpak 6 tot 7 euro. ‘Als je een XML e-factuur stuurt, zit die twee seconden later in de administratie. En de kosten daarvan bedragen 1,50 euro.’

Kort schetst hij een historisch perspectief. De voorloper van de huidige XML e-factuur, de EDI-factuur, werd in 1960 al verstuurd! Van de ene naar de andere computer. Een volgend hoogtepunt was de boodschap van toenmalig staatssecretaris De Jager in 2009 dat facturen ook per e-mail mochten worden verzonden.

Lees ook: Jaap Jan Nienhuis: ‘E-factureren is een eerste stap, maar zeker niet de laatste’

Hij waarschuwt dat de overheid als ze nieuwe contracten afsluit met partijen, nu al afdwingt dat deze digitaal factureren. ‘Dat geldt ook voor een bloemist in Den Haag die levert aan de overheid.’ Sommige onderdelen zijn soms coulant. ‘Maar in België is dat zeker niet het geval.’ En vanaf 2019 is e-factureren ook verplicht voor semi-verheden, zoals gemeentes.

Dus stelt Nienhuis: ‘Er komt een tijd dat uw klant een e-factuur wil. Vraag daarom na of uw boekhoudpakket hiertoe in staat is.’ Voor de digitale factuur geldt hetzelfde als voor een andere factuur: die moet voldoen aan de btw-vereisten. Alle data moeten erop staan en de factuur dient 7 jaar te worden gearchiveerd. ‘U moet zorgen dat de administratie klopt. Houd dus XML en pdf bij elkaar.’

Op dit moment is robotic accounting al mogelijk: het systeem maakt zelf boekingsvoorstellen. ‘Dat maakt het leven makkelijker’, vindt Nienhuis. En de volgende stap is die van data sharing met de keten. Met leveranciers, het eigen bedrijf en klanten. Via een beter beveiligde digitale snelweg door middel van PEPPOL/Simplerinvoicing, zodat niemand ongewenst meekijkt. Momenteel ondersteunen 40 softwarepakketten PEPPOL/Simplerinvoicing direct, en doen 120 softwarepakketten dat indirect.

Data sharing heeft veel voordelen. Het maakt het mogelijk om in de toekomst bijvoorbeeld gemakkelijker een lening te krijgen bij een bank. Want je kunt aantonen: over 60 dagen krijg ik deze factuur betaald door Shell bijvoorbeeld. ‘Dat is dus de kathedraal.’

Eerste stap naar één tarief

Btw-deskundige Carola van Vilsteren betreedt het podium in de eerste keuzesessie. Ze gooit meteen de knuppel in het hoenderhok. ‘De verhoging van de lage btw van 6 naar 9 procent is de eerste stap naar één tarief.’ Het 6 procenttarief was oorspronkelijk bedoeld voor de eerste levensbehoeften. ‘Maar paaldansen of de kapper kunnen we zo toch niet noemen!’ zegt ze vrolijk. En serieus: ‘Ziekenhuizen bijvoorbeeld krijgen hogere kosten doordat de btw op medicijnen omhoog gaat.’

Lees ook: Prinsjesdag 2018 en andere btw-wijzigingen per 1 januari 2019: actiepunten voor u

Ze zet nog even op een rijtje wat van belang is bij de verhoging van het tarief in 2019 voor de factuur. Zo is de datum van de prestatie bepalend voor factuur, niet de factuurdatum. Het is daarom van belang om op de factuur duidelijk de datum van de prestatie en de factuurdatum te vermelden.

Wat doe je als de prestatie in 2018 plaatsvindt en de factuur in 2019 wordt betaald? ‘Dan blijft het tarief 6 procent btw.’ Reik de factuur verder altijd uit op uiterlijk de 15e dag van maand die volgt op de maand waarin de prestatie is verricht.

Van Vilsteren vertelt enthousiast over de handelwijze van een vakantiepark in verband met de btw-verhoging. ‘Zij factureren nu al 9 procent, omdat ze niet weten wanneer iemand betaalt. Als klanten dit jaar betalen, ontvangen ze een creditfactuur voor 3 procent. Dit is ook aardig voor je cashflow!’ Maar zorg wel dat het in de boekhouding in de juiste btw-codes terecht komt. ‘Je moet 9 procent aangeven in hokje 1c in plaats van hokje 1b.’

Ze stipt de Kleine Ondernemers Regeling (KOR) aan. Die verandert vanaf 2020. Dan kunnen ondernemers met maximaal 20.000 euro omzet in Nederland kiezen voor vrijstelling van de omzetbelasting. Die geldt nu voor natuurlijke personen, maar gaat dan ook op voor stichtingen, verenigingen en bv’s. ‘Je kiest voor drie jaar voor vrijstelling’, vertelt Van Vilsteren. ‘Tenzij je over die omzetdrempel komt, dan word je automatisch weer belast. En als je gaat investeren, kun je die vrijstelling beter niet aanvragen!’

Rendement van geluk

Het rendement van geluk kun je bepalen, aldus Guy van Liempt, bedrijfseconoom. Hij is verbonden aan de Erasmus Happiness Economics Research Organisation. Dat instituut heeft als doel om bij te dragen aan een groter geluk voor een groter aantal mensen. ‘En valt niet voor niets onder de Economische studies.’

Hij benoemt het maatschappelijk rendement van geluk op gedragsniveau: mensen zijn actiever en creatiever, ze zijn betere partners en ouders, betere (bravere) burgers en nemen misschien meer risico en zijn overmoediger? Ze zijn verder minder vatbaar voor ziekte en leven langer.

Nederland staat op de derde positie bij geluk op landniveau, onder Costa Rica en Denemarken. Maar: slechts 9 procent is bevlogen over zijn werk. Als je bevlogen medewerkers wenst, moet je volgens Van Liemt serieus werken aan hun geluk.

Als bedrijf heb je voordeel van gelukkige medewerkers. Ze zijn namelijk:

• gezonder, fitter en productiever,
• nieuwsgieriger, creatiever en innovatiever,
• meer betrokken, gemotiveerder en flexibeler,
• meer bereid om samen te werken,
• meer gefocust op de lange termijn,
• verdienen meer.

De bedrijfseconoom eindigt met dezelfde anekdote van John Lennon als waar hij mee begon: ‘Toen ik 5 jaar oud was, vertelde mijn moeder altijd dat geluk het allerbelangrijkste in het leven is. Toen ik naar school ging, werd ons gevraagd wat we wilden worden als we groot zijn. Ik schreef op: ‘Gelukkig’. Waarop me werd verteld dat ik de opdracht niet had begrepen. En ik hen vertelde dat zij het leven niet begrepen.’

Laat geen LKV-geld liggen

Talrijke bedrijven laten veel geld liggen in verband met het loonkostenvoordeel (LKV), waarschuwt Marjol Nikkels, deskundige sociale zekerheid. Hierbij gaat het vooral om werknemers ouder dan 56 jaar die een jaar werkloos zijn geweest. Werkgevers kunnen sinds 1 januari van dit jaar gebruik maken van deze regeling. Daarbij kunnen zij een tegemoetkoming ontvangen in de loonkosten. Niet alleen voor ouderen, maar ook voor mensen met een arbeidsbeperking.

Lees ook: Marjol Nikkels: ‘Administrateur: zorg dat geen geld blijft liggen met sociale zekerheid’

Nikkels doet een tip aan de hand. ‘Reik meteen een formulier uit hierover aan de werknemer. En zeg dat je dat na twee maanden terug wilt hebben, maar eerder vind je ook goed. Je mag er namelijk pas na twee maanden naar vragen. En dan heb je vier weken de tijd om het LKV-verzoek in te dienen bij het UWV.’ De deskundige adviseert: ‘Regel de LKV-aanvraag in in je bedrijf.’

Transitievergoeding

Ze gaat ook in op Slapende dienstverbanden. Vaak laten ondernemers de dienstverbanden na twee jaar ziekte bestaan omdat ze geen transitievergoeding willen betalen. Nikkels adviseert: ‘Als iemand bijna met pensioen gaat, moet je dat dienstverband vooral zo laten.’ Maar een jonger iemand kan met een slapend dienstverband na herstel altijd opnieuw aankloppen, waarschuwt ze. ‘En dan moet je die persoon weer werk aanbieden.’

De maximale transitievergoeding bedraagt volgend jaar maximaal 81.000 euro voor een medewerker. ‘Maar de maximale vergoeding bedraagt nooit meer dan twee jaar ziekengeld.’ Haar dringende advies: ‘Bewaar de loonstroken bij ziekte zeker twee jaar.’

In verband met transitievergoedingen die aan medewerkers zijn betaald vanaf 1 juli 2015, kunnen bedrijven volgens de huidige plannen tussen april en september 2020 aankloppen bij het UWV voor teruggave ervan. Momenteel is het UWV bezig met de uitwerking van die plannen.

Je creatieve hoogtepunt

Het duo De Vrije Denkers zorgen voor de uitsmijter van de dag met de titel Doen is de beste manier van denken. ‘Weet je wanneer je je creatieve hoogtepunt beleeft? Als je vijf jaar oud bent. Van opvoeding, via onderwijs en werk naar pensioen leren we om ‘normaal’ te doen. ’ Met de neuzen dezelfde kant op is het dood in de pot. Deze tijd stelt andere eisen. Om levensvatbaar te zijn, moeten bedrijven organisch, bottom-up, horizontaal, decentraal en lokaal opereren in tegenstelling tot planmatig, top-down, vertikaal, centraal en globaal. Voor vernieuwing zijn experimenten en improvisaties nodig, en is fouten maken verplicht. Kleine stapjes en fouten. Meer fouten, meer fouten!

Lees ook: Tweede Kamer akkoord met Belastingplan 2019

Zie ook: De presentaties van de cm: Nationale Administrateursdag

Foto’s: Joris Telders