‘Het gaat toch prima zo, waarom moeten we dan digitaliseren?’ ‘Ach, daar heb je weer iemand die zegt dat het veel beter, sneller, efficiënter kan.’ Het klinkt u vast niet onbekend in de oren. De technologische ontwikkelingen in financeland gaan snel en zorgen voor kansen, al heeft niet altijd iedere organisatie dat meteen door.
‘Heen en weer’ schuiven
Waar het vroeger een aantal dagen – soms zelfs meer dan een week – in beslag nam om bijvoorbeeld een papieren inkoopfactuur te verwerken in het financiële proces, kan dat nu een stuk sneller door de technologische ontwikkelingen. Geen heen-en-weergeschuif meer tussen de crediteurenadministratie die de factuur braaf inklopt, de betreffende afdeling die een paraaf zet en wederom de crediteurenadministratie die dan tot betaling kan overgaan. Waarbij het geen uitzondering is dat zo’n factuur nog een tijdje op de hoek van het bureau blijft liggen. Dit is geen voorbeeld uit het stenen tijdperk, het is nog steeds bij veel bedrijven de dagelijkse praktijk.
De rol van regisseur
De technologische ontwikkelingen binnen de financiële wereld gaan snel. Bedrijfsprocessen worden gedigitaliseerd, geautomatiseerd, werkzaamheden gaan sneller, efficiënter, met minder kosten. Als organisatie moet je mee, anders verlies je op termijn je concurrentiepositie.
Al deze ontwikkelingen hebben ook invloed op de functie van de controller. In deze transitiefase ‘van papier naar digitaal’ is de rol van de controller die van regisseur. Hij is namelijk op de hoogte van wat de administratie moet doen en nodig heeft, wat de IT-afdeling binnen de organisatie kan bieden, en wat vanuit de softwareleverancier nodig is voor finance.
In de praktijk betekent dit: de wensen van de stakeholders inventariseren, zorgen dat deze goed op tafel komen bij de softwareleverancier zodat zich dit vertaalt in een goed softwarepakket, testen van de software, knelpunten laten oplossen en dan live gaan. Het is daarbij belangrijk dat iedereen zich betrokken voelt, te vaak is dit nog een feestje van finance alleen.
De financial van de toekomst
Door de immer verdergaande automatisering wordt in de toekomst meer en meer gevraagd van de controller. Zijn rol wordt steeds complexer. Alleen de juiste cijfers aanleveren volstaat niet meer, de kwaliteit van het proces, analyse en interpretatie van cijfers worden steeds belangrijker. Meedenken met de organisatie, een langetermijnvisie hebben, sparringpartner zijn, de communicatierol oppakken tussen de verschillende disciplines binnen de organisatie, nieuwsgierig blijven. En last, but not least, de technologische kennis blijven ontwikkelen. Kortom, deze ontwikkelingen bieden u grote uitdagingen én kansen!
Mark van Wijk
Finance manager bij Hofmeier
Dit artikel is gepubliceerd in cm: 2018, afl. 10
Lees ook: ‘Digitaliseren is niet het doel, maar het middel’
