Personeelsregelingen kennen in de praktijk een grote diversiteit. Naast het regulier loon zijn er allerlei nadere vergoedingen of rechten. Uitgaand van een dienstverband van meerdere jaren is dan de vraag hoe de kosten van dergelijke regelingen moeten worden toegerekend aan de boekjaren. Een centraal begrip daarbij is ‘opbouwen van rechten’. In dit artikel wordt dit begrip uitgelegd met enkele veel-voorkomende personeelsregelingen.
Er is sprake van ‘opbouw van rechten’ daar waar de beloning afhankelijk is van eerder verrichte arbeid. De kosten moeten dan worden toegerekend aan de periodes waarin die arbeid is geleverd. Zonder een dergelijke opbouw van het recht zal het doorgaans worden verwerkt in de periode waarin de betaling plaatsvindt. Voorbeelden van opbouw van rechten zijn vakantiegeld en jubileumgratificaties. Dat de laatste slechts wordt uitbetaald als het jubileum daadwerkelijk wordt behaald doet niet af aan de toerekening van de kosten aan de opbouwperiode. Voor het bedrag zal wel rekening worden gehouden met de kansen dat werknemers het jubileum halen. Voor jubileumgratificaties is daarmee sprake van een langlopende voorziening, terwijl voor vakantiegeld (en niet-opgenomen vakantiedagen) een kortlopende schuld wordt opgenomen.
Doorbetaling bij ziekte
Doorbetaling bij ziekte kent geen opbouw van rechten. Het bedrag van doorbetaling staat los van hoe lang de werknemer al in dienst is. Voor een werknemer die op balansdatum ziek is wordt dus normaliter geen voorziening gevormd voor de doorbetaling in het nieuwe jaar. Toch zijn er omstandigheden dat er wel een voorziening voor ziekteverlof wordt gevormd. Dat is in de situatie dat de werknemer op balansdatum ziek was, én dat de verwachting is dat hij niet meer in actieve dienst zal terugkeren. Dan wordt een voorziening gevormd op basis van de principes van een ‘verlieslatend contract’: er is een contract, namelijk het dienstverband, waarbij de werkgever wel zal moeten blijven betalen, maar daar tegenover geen arbeidsprestaties krijgt geleverd. In die situatie is het duidelijk dat dit contract slechts nadelen heeft voor de werkgever. Daar waar de werknemer naar verwachting na herstel weer aan het werk zal gaan, geldt het uitgangspunt dat zonder opbouw van rechten er geen voorziening is, ongeacht hoe lang het ziekteverzuim is.
Verzekering
Werkgevers kunnen zich verzekeren tegen deze doorbetalingsverplichting. Soms is de premie voor deze verzekering afhankelijk van het ‘schadeverleden’ van de betreffende onderneming: ziekteverlof in eerdere jaren leidt tot een tijdelijke opslag in de toekomstige premies. Vanuit de algemene beginselen van een voorziening kan dan worden gesteld dat er een oorzaak in het verleden ligt voor toekomstig hogere uitgaven. Anderzijds kan worden gesteld dat de toekomstige premie afhangt van de personeelsomvang in die toekomstige jaren. Voor dit ‘grensgeval’ geeft de RJ daarom een (stelsel)keuze om wel of niet een voorziening te vormen voor deze ‘premiedifferentiatie’.
Extra vakantiedagen
Een regelmatig voorkomende personeelsregeling is dat werknemers boven een bepaalde leeftijd extra vakantiedagen krijgen. Voor een gelijkblijvend loon ontvangt de onderneming dus minder arbeidsprestaties. Moet hiervoor een voorziening worden opgenomen? Strikt genomen is er geen opbouw van rechten: de regeling is gebaseerd op leeftijd, niet op de (eerdere) duur van het dienstverband. Daar waar het personeelsverloop laag is, voelt het bij velen toch wel aan alsof de werknemer ‘toewerkt’ naar zijn seniorenregeling, net als bij een jubileumgratificatie. Op dit punt lijkt enige diversiteit in de praktijk te bestaan.
Nieuwe cao’s
Ook bij nakomende vergoedingen uit nieuwe cao’s kan soms de vraag opkomen of er sprake is van een opbouw van rechten. Bijvoorbeeld als in november een akkoord wordt bereikt dat in de salarisbetaling van februari alsnog een forfaitaire vergoeding voor eerder overwerk zal worden uitbetaald. Kan je met terugwerkende kracht rechten opbouwen? Of wordt dit recht pas opgebouwd tussen november en februari? En als de vergoeding in februari wordt uitbetaald ongeacht of de werknemer ook in het voorgaande jaar in dienst was, lijkt er geen sprake van opbouw van rechten, en zouden dus alle kosten in februari vallen.
In de praktijk vergt dat dus een nauwkeurige analyse, en kunnen ook verschillende standpunten voorkomen.
Transitievergoeding bij ontslag
Een ander grensgeval van opbouw van rechten betreft de transitievergoeding bij ontslag. Doorgaans zal dit een ontslagvergoeding zijn die pas wordt verwerkt bij ontslag. Maar bij tijdelijke contracten waarbij al bij voorbaat het zeer waarschijnlijk is dat niet zal worden verlengd, worden deze kosten toch als een deel van de arbeidsvergoeding over de contractperiode verwerkt.
Lease-auto
Een actueel vraagstuk omtrent personeelsregelingen binnen IFRS zijn de lease-auto’s. Als ‘operationele lease’ worden de leasekosten tot nu toe genomen op basis van de jaarlijks betaalde leasebedragen. Maar vanaf 2019 moeten onder IFRS in beginsel alle leasecontracten worden verwerkt als waren het financial leases, dus met rechten en verplichtingen in de balans. De vraag is echter of lease-auto’s die aan werknemers ter beschikking worden gesteld onder deze verplichting vallen. In de lease-definitie van IFRS is het noodzakelijk dat de onderneming het exclusieve recht heeft op het gebruik van het lease-object. Daar waar de werknemer voor een belangrijk deel de auto ook privé mag gebruiken lijkt dat niet te gelden. Dan zou het slechts een personeelsregeling zijn zonder opbouw van rechten. Bovendien zou een verwerking als personeelsregeling nog duidelijker te structureren zijn als de werkgever slechts een bedrag toekent aan de werknemer waarmee de werknemer zelf een private-lease kan regelen. Dan is de onderneming al helemaal geen partij in een leasecontract.
Bij de veelheid aan personeelsregelingen staat dus het begrip ‘opbouw van rechten’ centraal, maar de beginselen van voorzieningen kunnen ook een rol spelen.
Dit artikel is verschenen in cm: 2019, afl. 1
Auteur: dr. Bart Kamp RA
Hier leest u meer artikelen uit de rubriek Verslaggeving
