In control zijn mag tot de kerntaken van de controller worden gerekend. Maar wanneer bent u dat nu eigenlijk? En aan welke elementen moet u dan denken? Om met de deur in huis te vallen: een eensluidende definitie van is er niet. Maar er zijn wel verschillende partijen die pogingen hebben gedaan.
Lees ook: Wanneer bent u eigenlijk in control? – deel 1
De PDCA-cirkel van Deming
Ook de term planning en control brengt ons dichterbij de waarheid. Wie die term opgooit, komt als vanzelf bij de kwaliteitscirkel van Deming terecht. Dat is een creatief hulpmiddel voor kwaliteitsmanagement en probleemoplossing ontwikkeld door William Edwards Deming. De cirkel beschrijft vier activiteiten die op alle verbeteringen in organisaties van toepassing zijn: Plan, Do, Check en Act oftewel PDCA. De vier activiteiten zorgen voor een betere kwaliteit. Het cyclische karakter garandeert dat de kwaliteitsverbetering continu onder de aandacht is.
Plan: Kijk naar huidige werkzaamheden en ontwerp een plan voor de verbetering van deze werkzaamheden. Stel voor deze verbetering doelstellingen vast.
Do: Voer de geplande verbetering uit in een gecontroleerde proefopstelling.
Check: Meet het resultaat van de verbetering en vergelijk deze met de oorspronkelijke situatie en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen.
Act: Bijstellen aan de hand van de gevonden resultaten bij check.
Cirkel vooral gericht op efficiency
Nu is er best wat kritiek op die cirkel. Stephan van den Broek, auteur van het boek Management in Singularity zegt het zo: ‘De cirkel heeft ons grote voorspoed gebracht, maar is vooral gericht op efficiency. Spullen beter, sneller en goedkoper maken. De nieuwe tijd stelt ons voor heel andere vraagstukken. Wat is het effect van de zelfrijdende auto? Wat betekent dat voor taxi’s, bussen, transport, parkeergarages, verzekeringsmaatschappijen, ANWB, kinderen die naar school moeten. Blinden die door autonoom rijdend vervoer geëmancipeerd zullen worden… Over dat soort ingrijpende, disruptieve, gevolgen denken we nog veel te weinig na.’
Lees ook: Waarom de plan-do-check-act cirkel van Deming zijn langste tijd heeft gehad
Een nieuwe PDCA-cirkel?
Maar ‘in control zijn’ brengt ons volgens Van den Broek niet verder in een nieuwe exponentieel veranderende wereld. En dus stelt hij een nieuwe PDCA-cirkel voor. ‘Die cirkel begint niet meer met Plan, maar met connect: verbinding zoeken met de voor jouw onderneming relevante technologische ontwikkelingen. Dan kijk je niet meer vanuit het verleden naar jaarplannen en budgetten maar zoek je door ontwikkeling proactief op te zoeken, de connectie met buiten. Wat gebeurt daar en wat zijn de kansen en bedreigingen?’ Daaruit vloeit automatisch de tweede fase voort: respond. Van den Broek: ‘Wat is het antwoord op die snelle onzekere ontwikkelingen? Do bij Deming was vooral het uitvoeren van het vooraf zorgvuldig bedachte plan met de nadruk op strakke executie. Respond is veel meer reageren op niet te voorspellen ontwikkelingen in de buitenwereld.’
Dit is het tweede deel van de serie over ‘in control’ zijn. Morgen leest u het derde en deel over management control systemen.
Geef een antwoord