Nederlandse rechtspersonen zoals bv’s, nv’s en coöperaties zijn verplicht om elk jaar hun jaarrekening te deponeren bij Kamer van Koophandel. Maar er zijn meer rechtsvormen met een onderneming die dat verplicht zijn. Na het deponeren zijn die financiële gegevens van de onderneming in te zien door anderen. Tegen een kleine betaling aan de KvK kan iedereen de gegevens bekijken. Veel grote bedrijven publiceren hun jaarverslag ook online. Vaak is de jaarrekening dan gratis in te zien.
Naast bv’s en nv’s moeten ook deze bedrijven een jaarverslag deponeren:
- onderlinge waarborgmaatschappijen;
- vof´s;
- cv´s waarvan alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennoten zijn, vereniging en stichting met een onderneming die in 2 opeenvolgende boekjaren minimaal 6 miljoen euro per jaar omzetten;
- buitenlandse rechtspersoon met vestigingen in Nederland die in het land van herkomst ook een jaarrekening moeten publiceren. Zij moeten een jaarrekening in dezelfde vorm aanleveren als in het herkomstland;
- ondernemingen die onder de Wet Formeel buitenlandse vennootschap vallen.
- organisaties in enkele specifieke branches waaronder pensioenfondsen, woningcorporaties en omroepen.
Afhankelijk van het type onderneming gelden er bovendien aanvullende regels. Eenmanszaken hoeven niet te deponeren.
Tijdsbestek deponeren
Een jaarrekening moet binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar bij de KvK worden gedeponeerd. De directie is eindverantwoordelijk voor het deponeren, maar in de praktijk verricht de financiële administratie vaak het werk. Voordat gedeponeerd kan worden, moet de jaarrekening eerst worden vastgesteld. Het vaststellen wordt gedaan door de directie, aandeelhouders en een eventuele raad van commissarissen. Het voorwerk en opstellen van de jaarrekening wordt gedaan door de financiële administratie. Na vaststellen moet de jaarrekening binnen 8 dagen bij de KvK worden gedeponeerd.
Voorbeeld:
Het boekjaar van een groot adviesbedrijf is hetzelfde als het kalender jaar. Begin mei heeft de financiële afdeling de jaarrekening af. Ze leggen die op 31 mei voor aan het bestuur, die het op hun beurt voorleggen aan de aandeelhouders. Die hebben aanvullende vragen en geven 2 maanden uitstel voor het opstellen. Op 31 juli wordt akkoord gegeven en wordt de jaarrekening vastgesteld. De uiterste deponeerdatum is dus 8 augustus.
Niet op tijd vastgesteld
Het is de laatste tijd wel vaker in het nieuws: een jaarrekening die niet op tijd kan worden vastgesteld, bijvoorbeeld omdat de controlerend accountant onregelmatigheden constateert. Niet deponeren is dan geen optie. De directie is in zo’n geval verplicht om een voorlopige jaarrekening te deponeren. Daar hebben ze maximaal 12 maanden de tijd voor.
Als een organisatie niet of niet op tijd deponeert, heeft dat consequenties. Als de organisatie failliet gaat en geen jaarrekeningen heeft gedeponeerd, kan dit worden aangemerkt als onbehoorlijk bestuur. De bestuurders van de organisatie kunnen dan hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schulden. Daarnaast is het niet deponeren van een jaarrekening een economisch delict. Het Openbaar Ministerie kan via de Belastingdienst een boete tot wel 20.500 euro opleggen.
Hoe wordt een jaarrekening gedeponeerd?
De meeste bedrijven zijn verplicht om de jaarrekening digitaal te deponeren via Standard Business Reporting (SBR). Dit is de nationale standaard voor digitale uitwisseling van bedrijfsmatige rapportages. Of u dit moet gebruiken hangt af van de bedrijfsklasse waarin het bedrijf is ingedeeld. Ook de hoeveelheid aan informatie die in het jaarverslag moet staan, hangt hier van af. Ook kleine ondernemingen moeten digitaal deponeren. In alle gevallen geldt dat, als die functionaliteit zit ingebouwd, de organisatie gebruik mag maken van eigen administratiesoftware. In alle andere gevallen is de online service Zelf Deponeren Jaarrekening van de KvK beschikbaar.
Aan welke regels moet de jaarrekening voldoen?
Sinds 19 september 2018 zijn er een aantal wetten die bepalen welke zaken op de balans moeten staan of op de balans moeten worden uitgesplitst. Daardoor voldoen de jaarrekeningen van 2016, 2017 en 2018 mogelijk niet aan die regels. Jaarrekeningen die voor die jaartallen al zijn vastgesteld of gedeponeerd, hoeven niet meer gewijzigd te worden. In alle andere gevallen moet de missende informatie worden aangevuld. Op de website van de Kamer van Koophandel staat een handig overzicht van de eisen aan de jaarrekening.
Geef een reactie