Fibrant pakt veranderingen zonder morren aan (kandidaat Best finance team)

Het was een pittige tijd, dat zal Nico Knol van Fibrant BV zeker niet ontkennen. Het concern werd in 2014 van DSM losgeweekt door investeringsmaatschappij CVC Capital Partners en ging daardoor niet langer door het leven als een onderdeel van een wereldconcern, maar als een relatief kleine speler in de chemiesector.

Het bedrijf moest zichzelf opnieuw uitvinden, met de wetenschap dat er over een aantal jaren opnieuw een nieuwe eigenaar gezocht zou worden. Knol: ‘Het finance team heeft zonder morren een karrevracht aan werk verzet. Dat verdient een hele grote pluim.’

Finance kreeg het behoorlijk voor de kiezen

De finance-afdeling heeft het de afgelopen tijd behoorlijk voor de kiezen gekregen. Dat komt vooral door de overgang van DSM naar investeringsmaatschappij CVC in 2014. Het betekende een grote verandering voor de manier waarop finance zijn werk moest doen. Het bedrijf werd compleet losgekoppeld van DSM, een groot voormalig staatsbedrijf dat een eigen manier van boekhouden had. ‘Dat werd allemaal anders toen we in handen van CVC kwamen. Toen moesten we niet alleen anders gaan boekhouden, maar ook anders denken. We waren niet meer onderdeel van het grote DSM met zijn eigen stramien, maar we waren opeens een relatief klein bedrijf.’

Finance-afdeling is een zelfsturende organisatie geworden

Als groot voordeel van de nieuwe werkelijkheid zag Knol, zelf plant-instructor in de productieomgeving bij Fibrant, dat er meer slagkracht kwam. ‘We hoeven onze administratie niet meer op te hangen aan wat het grote bedrijf wil. Daardoor kun je efficiënter werken. Maar het betekent ook dat je op een andere manier denkt. Waren we onder DSM nog verplicht om maandelijkse cijfers aan te leveren, doen we dat nu steeds meer onder eigen regie. Je zou bijna kunnen zeggen dat de finance afdeling een zelfsturende organisatie is geworden. We streven ernaar om zo efficiënt mogelijk te werken.’

Slagvaardig bedrijf met efficiënt werkend proces

Die efficiëntieslag heeft het concern weten te maken, zo stelt Knol trots. ‘Vanuit het logge DSM zijn we nu getransformeerd tot een slagvaardig bedrijf met een efficiënt werkend proces dat past bij een bedrijf met 320 medewerkers in Nederland.’ Het bijzondere aan het verhaal van Fibrant is dat de finance afdeling de verandering grotendeels zelf heeft kunnen vormgeven. ‘Er was ondersteuning vanuit het bedrijf, maar uiteindelijk is de afdeling behoorlijk vrijgelaten. Het team heeft een eigen modus gevonden in de wijze waarop het de boekhouding inrichtte. Dus naast alle lopende zaken, heeft het team ook een hele nieuwe werkwijze moeten doorvoeren. Een hele prestatie.’

‘Het bijzondere is dat de finance afdeling de verandering grotendeels zelf heeft kunnen vormgeven.’
Foto: Marcel van Hoorn.

Relatief nieuw finance team met frisse blik

Het finance team bestaat uit vijf personen. Daarvan was er één ook werkzaam bij Fibrant in de DSM- periode, de andere vier zijn er later bijgekomen, zo vertelt Knol. ‘Het is dus een relatief nieuw team dat daarmee het voordeel heeft met een frisse blik naar de veranderopgave te kijken, waarbij er ook gebruik werd gemaakt van de ervaringen uit het verleden. Het is een mooie mix van ervaring en nieuwe aanwas. Het team heeft dan ook veel inbreng gehad in de nieuwe werkwijze. Bij de selectie van nieuwe mensen hebben we overigens niet specifiek gekeken naar mensen die goed zijn in het doorvoeren van veranderingen, we hebben veel meer gekeken naar wat er binnen het team nodig was ter vervanging van de vertrekkende mensen.’

Als kleiner bedrijf een plattere organisatie

Bij zelfstandigheid hoort ook een eigen kantoor. Fibrant verhuisde van één van de DSM-locaties, naar een eigen pand. ‘We zitten in een kleiner kantoor in een hele mooie omgeving. Dat past nu ook veel beter bij ons. Je merkt dat je als kleiner bedrijf ook een veel plattere organisatie krijgt. We spreken de CEO aan bij de voornaam, iedereen kent elkaar van P&O tot productie tot finance. Als je iemand wilt spreken hoef je maar de gang over te steken en je kunt iemand direct aanspreken. Dat maakt ook dat de samenwerking van finance met de andere afdelingen een stuk soepeler verloopt. Het is een prettige bijkomstigheid van werken in een kleiner gebouw.’
Implementatie van een nieuw softwaresysteem
Een van de veranderingen die het finance team doorvoerde was de implementatie van een nieuw softwaresysteem. ‘Ook dat veranderde nadat we geen onderdeel meer waren van DSM, we moesten op zoek naar een eigen softwarepakket. Dat was nog niet eenvoudig, want het moet wel iets zijn dat bij onze schaal past. Soms is een licentie te duur voor een kleine business als de onze. Maar daar zijn we uiteindelijk ook uitgekomen.’

Eén van onze grootste klanten uit het verleden

En zo richtte het finance team van Fibrant zijn afdeling zonder morren in op de nieuwe realiteit. Een realiteit waarvan ze wisten dat die slechts voor de korte termijn zou zijn. ‘Want het doel van de investeringsmaatschappij was om ons winstgevend en aantrekkelijk te maken voor een koper. Er werd een termijn van ongeveer zeven jaar genoemd om die hele operatie door te voeren. Maar de verkoop kwam – mede vanwege de voortvarendheid waarmee we de verzelfstandiging hadden doorgevoerd – een stuk sneller dan aanvankelijk werd gedacht. Knol: ‘Eind vorig jaar zijn we weer verkocht aan de High Sun Group. Het leuke is dat die partij één van onze grootste klanten uit het verleden is. Een club die ons dus kent.’

Opnieuw werk aan de winkel

Hoeveel lachende gezichten de verkoop aan de nieuwe eigenaar ook opleverde, voor de finance afdeling betekende het na een pittige eerste klus opnieuw werk aan de winkel. ‘Naast alles wat er al liep, moesten we nu opnieuw tweemaal de boekhouding bijhouden in aanloop naar de closing van de deal. En ook nu weer gaat dat zonder problemen en zonder klagen. Ik denk dat ik daar misschien nog wel het meeste trots op ben. Als je weet hoeveel werk en energie er op de achtergrond in alle veranderingen is gestoken. Het team heeft alles zonder klagen fantastisch opgepakt. Als ik dan kijk naar de medewerkers op de afdeling productie, dan zie ik dat daar best veel commentaar is, terwijl zij er het minste van de overnames merken. Zij kunnen best een voorbeeld nemen aan hun collega’s van de finance afdeling.’

Dit artikel is verschenen in cm: 2019, afl. 7.

Lees ook:

>> Gasunie (kandidaat Best Finance Team): ‘Vol gas tijdens verandertraject’
>> PZEM (kandidaat Best Finance Team): Zeeuwse trots in roerige tijden
>> Van Dijk Flora (kandidaat Best Finance Team): vrienden op finance
>> Best finance team 2018 Legrand: ‘Het winnen van de award heeft de zichtbaarheid van finance flink vergroot’
>> Aftermovie verkiezing BFTY: ‘Urgentie om samen te werken in finance teams is groot’