De zomerperiode is voor de meeste mensen een rustige periode. Maar in september komt het werk vaak weer in alle hevigheid op u af. Een golf van taken rond veranderende wetgeving per 2020, voorbereidingen voor de afronding van het jaar en de talloze gemiste e-mails van de zomer kunnen als een golf over controllers geen spoelen. Hoewel sommige mensen daar juist heel productief van worden, kan het ook leiden tot bevriezen. Cm: zet de fouten van controllers rond het organiseren van hun werk op een rij.
Veel van het werk van controllers komt binnen per e-mail. ‘Wil je even…’ leidt tot een project en uit een kort mailtje over een vreemd getal kan zomaar een nieuw onderwerp voor risicomanagement opleveren. Daarom zijn de belangrijkste vragen bij het behandelen van werk altijd ‘wat, wanneer en hoe?’:
- Wat: wat is de vraag aan mij? Wat moet ik doen, wat kunnen anderen doen? Wat hoef ik (nu) niet te doen?
- Wanneer: Is dit een prioriteit voor vandaag, deze week, of deze maand? Kan ik dit werk op een andere dag inplannen?
- Hoe: Hoe kan ik dit werk het beste doen. Is er een bepaalde plek waar ik dit werk met meer focus kan doen? Denk aan een projectgroep, thuiswerk of simpelweg even telefonisch afstemmen. Hierbij stelt u ook vragen over de hoeveelheid benodigde energie. Werk dat veel energie of concentratie vraagt kunt u misschien beter niet op vrijdagmiddag of na een intensieve vergadering inplannen.
Fout 1: Geen overzicht creëren
Het is misschien een open deur, maar het is verbazingwekkend hoeveel controllers zich nog laten sturen door de waan van de dag. Maak daarom elke dag een lijstje met ad hoc taken. Als het goed is heeft u al een bestaande planning voor het vaste werk en de terugkerende zaken. Daarnaast heeft u -indien relevant- ook een projectplanning in de agenda staan. Past het ad hoc werk dat vandaag moet ook vandaag bij de ingeplande werkzaamheden? Dan kunt u aan de slag. Past het niet en komen de kerntaken in gevaar, is het tijd om prioriteiten te stellen en de ad hoc werkzaamheden die uitgesteld kunnen worden op een later moment in te plannen.
Wees in deze fase ook zo concreet mogelijk. Moet er een nieuw boekhoudpakket komen? Plan dan niet ‘nieuw boekhoudpakket regelen’ in de agenda. Duidelijker zou zijn: ‘offerte opvragen bij software leveranciers X, Y en Z. Mogelijk ontstaan er ook thema’s in de ad hoc werkzaamheden. Blijkt bijvoorbeeld een groot gedeelte van de mailtjes tijdens uw vakantie te gaan over een nieuw ontdekte fout in de cijfers, dan kan het handig zijn om het laatste mailtje eerst te lezen. Soms is er dan zelfs geen actie meer van u nodig, omdat het probleem inmiddels opgelost is. U zou ook kunnen reageren aan de betrokken met de vraag: ‘Wat kan ik nog in deze kwestie betekenen?’. Zo hoeft u niet te gissen naar de gewenste acties en doet u geen dubbel werk.
Fout 2: u doet te veel
Het feit dat iemand u vraagt om iets te doen, betekent niet dat u het ook echt moet doen. Veel controllers willen zich dienstverlenend opstellen richting de business en vergeten daarbij de ‘wat, waarom en hoe’-vragen te stellen. De belangrijkste problemen die daardoor ontstaan:
- U hoefde eigenlijk helemaal niets te doen, en werd u gewoon op de hoogte gehouden. U heeft uw tijd verspild.
- U was niet de juiste persoon voor het werk. Een collega was veel sneller of beter in deze taak. U had beter kunnen delegeren.
- U heeft het verkeerde werk gedaan. De vraag was bijvoorbeeld onduidelijk of dubbelzinnig. Het opgeleverde werk voldoet niet of er kan geen vervolg worden gegeven omdat niemand weet wat ze met het resultaat willen doen.
- U hoefde het niet nu te doen. Sommige mensen zijn goed in het urgent maken van hun vraag, terwijl de kwestie niet urgent ís. Stel altijd de vraag of het kan wachten.
- U heeft onbelangrijk werk gedaan. Hoewel de opdrachtgever zijn vraag misschien heel belangrijk vond, heeft het resultaat van het werk nauwelijks invloed op zijn of uw werk of op de bedrijfsvoering.
Lees ook: Competentieontwikkeling nog altijd niet hoog op de agenda
Mocht u constateren dat uit de wat, wanneer,hoe-vragen blijkt dat u de vraag op dat moment even niet in behandeling gaat nemen, kunt u reageren met de volgende kant-en-klare zinnen:
- ‘Ik heb er nu geen tijd voor, kan ik het ook in week 34 doen?’
- ‘Na de lunch kan ik hier mee aan de slag.’
- Barbara heeft dit in haar takenpakket zitten. Zij is de de betere persoon voor dit verzoek.’
- ‘Als je het de volgende keer een dag van tevoren vraagt kan ik je helpen.’
Fout 3: U stelt geen prioriteiten
Zodra u weet wat er allemaal moet gebeuren, is de vraag wanneer iets moet gebeuren ook erg belangrijk. Een van de belangrijkste kenmerken van controllers met een burn-out is dat zij ad hoc taken (de dingen die zogenaamd snel af te ronden zijn) prioriteit geven boven de kerntaken. Vraag u dus bij elke ad hoc taak af of het prioriteit heeft. Ad hoc taken vallen over het algemeen in een van de volgende categorieën:
- Urgent en belangrijk. Dit zijn situaties die tot een crisis kunnen leiden als ze niet nu opgelost worden, (naderende) deadlines en dringende verzoeken van hogerop.
- Urgent maar niet belangrijk. Dit zijn de mailtjes, telefoontjes, WhatsApp-berichten en alle andere storingen die tussendoor komen.
- Niet urgent, wel belangrijk. Dit zijn de planbare taken zoals het volgen van opleidingen, het maken van een planning en het bijwerken van protocollen.
- Niet urgent en niet belangrijk. Dit zijn de tijdverspillers, die soms toch nodig zijn. Denk aan een praatje met een collega, even surfen over uw social media of een beetje sleutelen aan een hobby-projectje.
Hou bij het maken van uw dagplanning rekening met zowel urgentie als hoe belangrijk de taak is. Er is niets mis met het inplannen van een kwartiertje voor niet urgent en niet belangrijk, maar wel als er daarmee urgente zaken blijven liggen.
Lees ook: Wat controllers kunnen leren van honkbal
Fout 4: u plant uw vaste werk niet
Projectplanningen staan over het algemeen netjes in de agenda, net als werkoverleggen. Maar heeft u ook de voorbereidingstijd voor dat werk ingepland? De meeste controllers moeten elke maand of elk kwartaal de cijfers presenteren. Het verzamelen en analyseren van al die getallen, het voorbereiden van de presentatie en het verwerken van de feed-back kost best wat werk en tijd. Blokkeer daarom die tijd ook in uw agenda. Doet u dat niet, zult u elke maand weer moeten buffelen om de tijd ergens te vinden.
Een zelfde, iets flexibelere planning is nodig voor de niet urgente, belangrijke taken. Wanneer gaat u uw PE-punten halen? Wanneer zijn de protocollen voor het laatst geüpdate? Plan elke maand een dag voor dit soort onderwerpen en accepteer geen vergaderingen of ad hoc taken in deze dag.
Fout 5: u laat u afleiden
Vrijwel iedereen heeft hier last van. U bent net begonnen aan die grote klus, staat er een collega aan uw bureau. Tien minuten later komt er een mailtje binnen en een kwartier daarna wordt u gebeld. Dit soort stoorzenders komen uw productiviteit niet ten goede. Om u te kunnen focussen is het belangrijk om dit soort zaken uit uw omgeving te elimineren. Probeer eens een koptelefoon met noise-reductie, zet de meldingen van social media en mail uit en hang des noods een bordje ‘niet storen’ aan de deur.
Fout 6: u negeert uzelf
Een gebrek aan beweging is een van de grootste bedreigingen voor de gezondheid van mensen. Het is niet alleen ongezond voor het lichaam, maar ook voor de geest. Af en toe een loopje houdt u productief. Pauzeren kan voelen als spijbelen, maar heeft in feite juist het tegenovergestelde effect. Even een frisse neus of een kop koffie halen zorgt juist voor de energie die nodig is om de hele dag aan de slag te kunnen blijven. Wissel de saaie en vervelende klusjes af met leuke dingen. Zo word u niet leeggezogen en is het sneller tijd om weer naar huis te gaan.
