Digitale transformatie is overal aanwezig, ook op de agenda van de Europese markttoezichthouder ESMA. Zo moeten beursgenoteerde ondernemingen vanaf 1 januari 2020 hun jaarrekening op basis van HTML publiceren en de geconsolideerde jaarrekening opstellen op basis van Inline XBRL. Dit verplichte European Single Electronic Format (ESEF) moeten bedrijven aangrijpen om een sprong voorwaarts te maken in de digitalisering van het bedrijfsrapportageproces, in plaats van de nieuwe regelgeving als een rapportagelast te zien.
De verplichting voor beursgenoteerde ondernemingen om hun jaarlijkse financiële verslagen in één enkel elektronisch rapporteringsformaat op te stellen is voor sommigen best een uitdaging. Maar het biedt tegelijkertijd de compliance-teams binnen organisaties de gelegenheid om de bedrijfsrapportageprocessen te verbeteren. Onderstaand deel ik graag nog eens enkele feiten die elke compliance officer zou moeten weten over de komst van ESEF, en welke voordelen het compliance-teams kan opleveren.
Wat is ESEF?
Om te beginnen: wat is ESEF nu eigenlijk? ESEF is een nieuwe regel vanaf 2020 die bedrijven op gereguleerde markten in de EU verplicht om bij de opstelling van hun jaarlijkse financiële verslagen gebruik te maken van één enkel elektronisch gegevensformaat. Doel is om financiële verslagen op te stellen die machinaal leesbaar en makkelijker vindbaar zijn. Daarmee stormen ook de kapitaalmarkten in de EU het digitale informatietijdperk binnen, waaraan zo’n 5.300 EU-ondernemingen moeten gaan voldoen. Bij het opstellen van hun financiële verslagen moeten ze gebruik gaan maken van het wereldwijde open source XBRL-formaat voor elektronische datarapportage.
Wat is het voordeel van ESEF?
Een terechte vraag is uiteraard: wat is het voordeel van ESEF? Laat ik er vier benoemen.
- Door de verplichting financiële rapporten in HTML op te stellen, kunnen deze geopend worden in standaard webbrowsers en worden weergegeven zoals beursgenoteerde organisaties dat willen. Dat betekent dat de verslagen voor het grote publiek leesbaar en bruikbaar zijn.
- Alle IFRS financiële statements in het financiële jaarverslag worden voorzien van een label met eXtensible Business Reporting (XBRL)-tags, die de gelabelde informatie gestructureerd en machinaal leesbaar maken.
- De XBRL-tags zullen in het XHTML-document worden ingebed met behulp van de Inline XBRL-technologie (iXBRL). XBRL-tags worden in het XHTML-document ingekapseld in een enkele documentenset, waardoor dubbel werk wordt beperkt.
- ESEF-rapportage met behulp van XBRL vereist taxonomie, een bepaalde hiërarchische structuur die wordt gebruikt om financiële informatie te classificeren. De geconsolideerde primaire IFRS-jaarrekening – zoals de resultatenrekening, de balans, enz. – zal in detail worden opgemaakt, terwijl in de toelichting bij deze jaarrekening markeringen worden aangebracht die van toepassing zijn op hele rubrieken (oftewel block-tagging). Dit maakt het verslag gemakkelijker te scannen en te organiseren door zowel mens als machine.
Waarom het ESEF-mandaat een kans is om uw bedrijfsrapportageproces te verbeteren
Met de nieuwe ESEF-verordening krijgen vooruitstrevende ondernemingen de gelegenheid om hun huidige rapportageprocessen te beoordelen. Ze kunnen het nieuwe mandaat zodanig implementeren dat de rapportageprocessen aanzienlijk veranderen en verbeteren daarmee de kwaliteit van de financiële verslaglegging. Concreet zal een op de cloud gebaseerde XBRL-implementatiestrategie de betrouwbaarheid van de rapportage sterk verbeteren, evenals de efficiëntie en duurzaamheid, wat op zijn beurt leidt tot een beter databeheer.
Als alternatief kan een ESEF-verplichte onderneming er ook voor kiezen slechts met een minimum aan verstoring aan de nieuwe vereisten te voldoen. Dat kan door ervoor te kiezen om de verouderde, handmatige inspanningen te handhaven en het doel van de strategie voor de interne digitale markt te ondermijnen. Het betekent overigens wel dat aan het einde van deze bestaande rit nog steeds het XBRL-document moet worden opgesteld. Is dat handig? Zonder het bedrijfsrapportageproces te veranderen, kan de gehele exercitie leiden tot onnodige kosten en complexiteit, of het nu gaat om het uitbesteden van de XBRL-tagging of het toevoegen van overbodige stappen.
Jaarverslagen blijven een cruciaal onderdeel voor een volledig inzicht in de financiële positie van een bedrijf. De overgang naar een elektronische rapportageomgeving zal de analyse, vergelijkbaarheid en toegankelijkheid van de jaarrekeningen voor zowel interne als externe belanghebbenden vergemakkelijken.
In plaats van de nieuwe ESMA-regelgeving als een rapportagelast te zien, is mijn advies aan compliance-teams om de invoering van de nieuwe ESEF-standaard juist als een kans te zien. Een kans om een sprong voorwaarts te maken in de digitalisering van het bedrijfsrapportageproces.
Auteur: Bart van Praag, general manager EMEA bij Workiva
