Privacy is een actueel onderwerp. Het gaat dan meestal om de privacy van natuurlijke personen. Maar heeft een rechtspersoon ook recht op privacy? Openbaar te maken jaarrekeningen geven veel bloot van ondernemingen. Soms raakt dat ook de informatie van natuurlijke personen, zoals bijvoorbeeld bestuurders en individuele contractpartijen van de onderneming.
Een belangrijk onderscheid qua privacy ligt al bij de rechtsvorm van de onderneming. Bij rechtsvormen die niet onder Titel 9 BW2 vallen, zoals de eenmanszaak, en veelal de VOF, de CV en de stichting, kan het bestuur vrijelijk kiezen of en hoe een jaarrekening op te stellen, en wat de verspreidingskring van de jaarrekening is. Het C&A-concern was jarenlang het schoolvoorbeeld waar gekozen werd voor de CV-vorm, beweerdelijk ingegeven om redenen van privacy. Dit artikel gaat in op rechtsvormen die wel onder Titel 9 BW2 vallen.
Kleine ondernemingen
Kleine ondernemingen kunnen gebruikmaken van veel vrijstellingen rond toelichting. Hoewel deze vrijstellingen doorgaans worden gelinkt aan administratieve lasten, is uit de wetsgeschiedenis af te leiden dat ook privacy hier een overweging is. Doordat bij een kleine onderneming individuele transacties minder opgaan in een veelheid van transacties zoals bij grote concerns, zouden bij gelijkluidende toelichtingseisen kleine ondernemingen relatief in het nadeel zijn.
Maar deze vrijstellingen gelden weer niet als een kleine onderneming beursgenoteerd is. Dan zal veelal IFRS moeten worden toegepast. IFRS streeft naar een hoge mate van transparantie, en maakt geen uitzonderingen voor kleine ondernemingen. IFRS maakt wel een onderscheid tussen wel of niet beursgenoteerd: zonder beursnotering is het uitsplitsen van allerlei posten naar bedrijfssegmenten niet vereist. En juist segmentatie betreft zeer concurrentiegevoelige informatie.
Bezoldiging bestuurders
In het kader van de vermelding van de bezoldiging van het bestuur voorziet de wet in een vrijstelling die duidelijk gebaseerd is op de privacy van een individuele bestuurder: een vermelding van de bezoldiging mag achterwege blijven indien deze te herleiden is naar een enkele natuurlijke persoon. Dat zal met name aan de orde zijn als er maar één bestuurder is: door deze vermelding wordt dan het salaris van deze bestuurder openbaar. Deze vrijstelling geldt overigens niet voor – kortgezegd – beursgenoteerde ondernemingen. Daar geldt deze privacy-bescherming voor bestuurders niet, en moet voor iedere bestuurder de bezoldiging worden vermeld.
Ontheffing bij deelname
In beginsel moet een (middel)grote onderneming alle belangen vanaf 20 procent kapitaaldeelname in andere ondernemingen vermelden. Soms zou men die belangen om strategische redenen geheim willen houden. Bijvoorbeeld als een groothandel door middel van deelneming in een detailhandel feitelijk ook concurrent is van zijn afnemers. Indien gegronde vrees bestaat dat door de vermelding ernstig nadeel kan ontstaan, kan de onderneming ontheffing voor deze vermelding aanvragen bij de Minister van Economische Zaken.
Overnamesommen
Bij het doen van overnames is het niet ongebruikelijk dat partijen overeenkomen de overnamesom vertrouwelijk te houden. De richtlijnen voor de jaarrekening verlangen echter wel per overname een vermelding van de overnamesom. Kan de onderneming dan deze toelichting toch achterwege laten met een beroep op een contractuele geheimhouding? Een richtlijn heeft weliswaar geen kracht van wet, maar als deze vermelding noodzakelijk is om in de jaarrekening het wettelijk vereiste inzicht te bieden, dan lijkt het niet gepast dat met het toezeggen van geheimhouding het inzicht kan worden beperkt.
Deze toelichting per individuele overname is wel een bijzonderheid: doorgaans worden toelichtingen verlangd op geaggregeerd niveau van gelijksoortige transacties of posten. Maar als uit de jaarrekening kan worden afgeleid dat er maar één overname is geweest tijdens het boekjaar, zal het veelal toch al mogelijk zijn iets af te leiden over de omvang van de overnamesom. In dat licht zou een onderneming in omstandigheden al kunnen voorzien dat men een toezegging van geheimhouding niet zal kunnen nakomen.
Fiscus
Op grond van een nieuwe richtlijn mag wanneer een onderneming een discutabele positie inneemt voor de belasting bij de bepaling van de belastingschuld geen rekening meer worden gehouden met de kans dat de fiscus dit over het hoofd ziet. In die situatie geldt nog sterker dat dit punt niet verborgen kan worden in een veelheid van andere transacties.
Voorziening voor claims
Een uitzondering waar de richtlijnen wel enige privacybescherming bieden aan de onderneming betreft de voorziening voor (schade)claims. Indien in een juridische procedure het waarschijnlijk is dat de onderneming een bedrag zal moeten betalen, dan moet hiervoor een voorziening worden opgenomen. In het algemeen moet de aard en achtergrond van voorzieningen worden toegelicht. Maar als de juridische procedure nog loopt, kan het opnemen van een voorziening worden gezien als een erkenning van schuld. De tegenpartij kan hier zijn voordeel mee doen in de procedure. Om het vermogen en resultaat juist te bepalen, is niet te ontkomen aan het opnemen van de voorziening. Maar als de toelichting van deze voorziening de positie van de onderneming in een geschil ernstig schaadt, hoeft de onderneming die informatie niet te verstrekken.
De algemene lijn is dus dat privacy voor jaarrekeningen van middel(grote) ondernemingen niet veel prioriteit krijgt, maar hooguit in bijzondere omstandigheden wordt gefaciliteerd.
Dit artikel is verschenen in de rubriek Verslaggeving in cm: 2019, afl. 7
Auteur: dr. Bart Kamp RA
Hier kunt u meer artikelen lezen uit de rubriek Verslaggeving
