Klanten vinden het steeds normaler dat zij direct online kunnen afrekenen, zonder allerlei gegevens in te moeten vullen. Het succes van webwinkels is dan ook mede te danken aan de opkomst van nieuwe betaalmethoden, die het de klant gemakkelijk maken om te betalen. Een bekende nieuwe betaalmethode is AcceptEmail. AcceptEmail lijkt een aardige tussenstap naar elektronisch factureren, maar wat is het precies?

AcceptEmail kwam in 2007 op de markt als de digitale vervanger voor de vertrouwde gele acceptgiro, die per email kon worden verzonden. Sinds 2017 is AcceptEasy de nieuwe naam van AcceptEmail, het bedrijf dat AcceptEmail op de markt brengt. De nieuwe naam past beter bij het serviceaanbod, dat inmiddels veel verder gaat dan alleen email. AcceptEasy maakt het mogelijk om via web, email, tekst, social media, zoals WhatsApp, Twitter of SMS, tot aan chatbots, betaalverzoeken via Short Invoice Service te versturen. De data die het platform verzamelt verrijkt het inzicht in klantgedrag. Bedrijven gebruiken dit inzicht om hun dienstverlening en de klantervaring te optimaliseren en tegelijk kosten in het proces te besparen.
Met het vervangen van papieren rekeningen en herinneringen en later ook machtigingen heeft AcceptEasy een nieuwe markt gecreëerd, die inmiddels volwassen is geworden. In 2016 werd al voor ruim 2,5 miljard euro aan betaalverzoeken verwerkt.

Hoe werkt het?

Met een verkorte link in een privé bericht, app of sms wordt de ontvanger naar de beveiligde transactiepagina geleid. Vanaf daar kan de klant veilig en snel op de gewenste manier betalen. Bijvoorbeeld via iDEAL, creditcard of PayPal. Welke betaalmethode daarin wordt aangeboden hangt af van de leverancier, die hiervoor een overeenkomst met een bank of met een payment service provider sluit. AcceptEasy verwerkt dus géén betalingen, maar biedt een zogenaamde Bill Presentment & Payment methode aan. De leverancier heeft de vrije keus met welke bank of payment service provider hij in zee gaat, waardoor hij ook zelf invloed op de transactiekosten per online betaalmethode kan uitoefenen.
Om AcceptEmails te kunnen maken en te versturen heeft de leverancier een AcceptEmail-account en een overeenkomst met een internetbetalingssysteem zoals iDEAL nodig. Het aanleveren van de data voor de AcceptEmails kan gemakkelijk en snel door het uitwisselen van Managed Account Bestanden. Wat voor soort bestanden de leverancier wil versturen maakt daarbij niet uit. De leverancier stuurt de factuurgegevens, ongeacht het dataformaat van het bestand, naar de AcceptEmail webapplicatie die er AcceptEmails van maakt.
AcceptEmail kan eenvoudig aan een groot aantal boekhoudpakketten worden gekoppeld. Een paar voorbeelden: Exact, Twinfield, Cash, Sage, Flexkids, Infor, Visma, Syntess, Quickbooks, Reeleezee. Daarmee kunnen leveranciers eenvoudig een belangrijke horde nemen om AcceptEmail snel en veilig te implementeren en in hun boekhoudpakket op te nemen.

In 2016 werd al voor ruim 2,5 miljard euro aan betaalverzoeken via AcceptEmail verwerkt.

Tips voor het succesvol versturen van betaalverzoeken per mail

Met een paar kleine aanpassingen is het vaak al mogelijk om uw e-mails een stuk aantrekkelijker te maken.

1. Zorg voor controleerbare inhoud. Om te voorkomen dat betaalverzoeken voor generieke bulk e-mails worden aangezien kan het bericht worden gepersonaliseerd en relevante controleerbare informatie, zoals bedrijfsnaam, product en klantreferenties, worden meegestuurd. De ontvanger is zo in staat om de echtheid van de e-mail te controleren. Door uw klant te helpen een echte website te identificeren of te controleren of een site SSL gebruikt, door te wijzen op het pictogram van het hangslot links naast de URL van de site in de adresbalk leren mensen om frauduleuze e-mails en websites te herkennen en niet het slachtoffer te worden van internetcriminaliteit.
2. Informeer uw klanten. Bereid uw klanten voor door ze in te lichten over het ontvangen van rekeningen per e-mail. Dit schept vertrouwen en verhoogt het percentage klanten dat direct betaalt. Daarnaast moet het eenvoudig zijn om contact op te nemen door een werkend e-mailadres in het reply to-veld op te nemen. Er is geen geldig excuus om vanaf een no-reply e-mailadres te sturen.
3. Vermijd inloggen op een portal. Als er iets phishing-gevoelig is, dan is dat wel een repeterende, niet-gepersonaliseerde notificatiemail, die er altijd hetzelfde uitziet en naar een
   grote groep gebruikers wordt verstuurd. Maak het uw klanten makkelijker door uw betaalverzoeken gewoon naar hun eigen inbox te sturen. De inbox is een vertrouwde plek waar gebruikers vaak meerdere keren per dag komen.

Hoe herkent u een veilige AcceptEmail?

• Het adres van de pagina begint áltijd met https://transaction.acceptemail.com.
• Op het bovenste deel van de beveiligde pagina staat exact dezelfde tekst als in de e-mail.
• Het logo van de leverancier en AcceptEmail zijn duidelijk zichtbaar.
• De AcceptEmail, bevat informatie die alleen bij de leverancier en bij de klant bekend is. Bijvoorbeeld een klantnummer.
• AcceptEmail is geen directe link naar iDeal; de klant komt eerst op de landingspagina van AcceptEmail en pas daarna op de pagina van de bank waar de klant veilig via iDeal kan betalen.
• Het bovenste deel van de e-mail en het bovenste deel van de website bevat dezelfde tekst.
• De landingspagina is altijd de beveiligde internetomgeving van de leverancier (controleer de ‘s’ in ‘https’).

Voordelen

De belangrijkste voordelen van AcceptEmail voor de leverancier zijn:

• structureel 30-50 procent lagere facturatiekosten;
• efficiëntere administratie: geen dubbele betalingen, geen foute bedragen op foute rekeningen, 100 procent matching ook bij de eerste bestelling;
• kosten voor herinnering, invordering en incasso dalen drastisch door inzet en gratis hergebruik;
• meer resultaat bij telefonische transacties en extra contactmomenten;
• via iDEAL gegarandeerde betaling;
• hogere klanttevredenheid door minder handelingen en baas in eigen portemonnee;
• kortere krediettermijn: klanten betalen gemiddeld twee weken sneller.

Auteur: drs. R.M. Kieft RA is zelfstandig gevestigd onder de naam Bureau voor Administratie en Controle Kieft (BACK) bv

Dit artikel is verschenen in cm: 2019, afl. 9