E-facturering: je kunt er echt niet meer omheen. Al denken legio organisaties dat helaas wel. Bij veel bedrijven waar ik ‘over de vloer kom, zie ik medewerkers dit handmatig doen: stapel in te boeken facturen links naast de pc, stapel ingeboekte facturen rechts naast de pc. Verbazingwekkend.
Bij handmatige inboeking ligt het ontstaan van fouten op de loer. Dat kan komen doordat eenzelfde factuur door meerdere handen gaat en verschillende notaties krijgt (cijfertje of puntje vergeten). Het gevolg kan zijn dat een factuur twee keer wordt geboekt en dus ook twee keer wordt betaald. En wat te denken van organisaties die internationaal opereren, facturen krijgen uit heel Europa, en waar de taal soms tot fouten leidt door het manueel verwerken van facturen. Dan wordt het woord credit niet herkend, geboekt als debet, én dus betaald. Daar kun je lacherig over doen, maar dat gebeurt dus echt. En zeker niet incidenteel.
Relevant blijven
E-facturering reduceert het maken van fouten significant, het zorgt voor tijdsbesparing en dus financiële voordelen. De capaciteiten van medewerkers kunnen beter worden benut, bijvoorbeeld voor analyse. E-facturering levert dan ook op meerdere vlakken (financiële) voordelen op. Wie zaken doet met overheidsinstellingen is zelfs verplicht tot e-facturatie. Organisaties die dat niet kunnen of willen, verliezen hun overheidsklanten. Kortom, om in de toekomst relevant te blijven, zullen organisaties de stap naar e-facturatie moeten maken.
Lees ook: Overheden bijna allemaal klaar voor e-factuur
Verbinden door communicatie
Een overstap naar e-facturatie is niet een kwestie van ‘we gooien er een nieuw systeem tegenaan en dan is het klaar’. Het is echt een veranderproces, dat in het begin zelfs meer tijd en energie kost, dat daarna overigens snel wordt terugverdiend. De rol van de controller in dit gehele proces is die van communicatieve verbinder. Zijn taak is om alle stakeholders erbij te betrekken en daarmee in gesprek te gaan, de spin in het web te zijn.
‘Morgen is het allemaal anders. Succes ermee’
Die communicatieve verbinding betekent dat de controller niet alleen in gesprek gaat met het management en de directie om ze te overtuigen van de noodzaak om over te stappen naar e-facturering. Het betekent ook dat hij om tafel gaat zitten met de IT-afdeling, inkoop, leveranciers én de medewerkers van Finance. Je kunt niet zeggen: ‘Leuk, morgen gaan we het zo doen, succes ermee.’ Dat zorgt voor demotivatie en weinig inzet. De controller vraagt aan de voorkant goed uit en luistert – wat doe je nu, wat zou jij anders willen, et cetera. Dat levert nuttige inzichten op die hij kan meenemen in het proces. Goede communicatie zorgt voor een breed draagvlak en een win-winsituatie. Een mooie uitdaging!
Dit artikel verscheen eerder in cm: nummer 9 uit 2019
Auteur: Leon van den Berg, Senior finance professional bij Hofmeier
Lees ook:
E-factureren: zo staan we er voor in Nederland
De 5 manieren van e-facturatie
