Waar je ook kijkt of luistert overal kom je het tegen en overal preken veel mensen over data en finance & control (F&C). Want data is in, het is top en hot. Van moderne big data tot aan het ouderwetse small data. Het is wachten op de eerstvolgende medium data kreet. Ook wordt het in een adem genoemd met het ontsluiten en visualiseren van data. Waarbij de ene app met mooie dashboard metertjes nog stoerder oogt dan de andere.
Lees ook: CBS: steeds meer bedrijven analyseren big data
Maar wát is data voor finance & control?
Wikipedia geeft géén definitie van het woord data. Wel vind je op internet het volgende: ‘Data is een verzameling van gegevens en vaak wordt de data-term gebruikt als het gaat om informatie in tabellen die de basis vormen voor een grafiek.’
Voor iedereen werkzaam binnen het spectrum van finance & control is data eigenlijk iets héél gewoons. Het is zelfs ouderwets! Het was er altijd, het is er nu en het zal er altijd zijn en blijven. Ik houd het daarom bij het feit dat data gegevens zijn. Máár daarmee is het zeker geen informatie. Trouwens die grafiek in de definitie is juist de reden waarom veel van jouw F&C-collega’s geld spenderen aan BI-apps.
Een vaak voorkomende misser is dat F&C alléén financiële gegevens als data beschouwt
Het eerste gedeelte van de definitie benoemt dus gegevens. Echter, ik vind dat gegevens heel divers zijn, per definitie statisch en altijd achterhaald. Daarbij roepen velen dat ook niet-financiële data betrokken moeten worden. Maar dat is intrigerend, want gegevens zijn per definitie méér dan alleen financieel gerelateerde transacties. Daarom de reden voor mijn blog: beseft F&C dan wel wat data is? Zeker moet F&C een rol spelen in het gehele data-spectrum, maar dan wel focus op: facts & concepts! Natuurlijk start een F&C-discipline eerst vanuit facts. Maar moet deze vertalen naar concepts. Dáár zit de uitdaging. Vertalen betekent hier letterlijk de taal van andere disciplines, afdelingen of soms zelf nog heel ouderwets genoemde tribes, vertalen. Hoe dan ook F&C vergeet wel eens om dat integraal te doen. Met gevolg dat er zwart/wit vanuit de taal, het perspectief, het referentiekader van F&C vertaalt wordt wat de data betekent. Maar het verhaal achter de gegevens ligt bij anderen. Het verhaal waar men naar toe wil(de) en waarom men actie nam waardoor er nu gegevens zijn ligt ook bij die anderen.
Versterk F&C met 21st Century skills: empathie, creativiteit, flexibiliteit en dergelijke
F&C moet accepteren dat er ambitie nodig is om gegevens te helpen vertalen naar concepts. Maar hoe doorbreekt F&C dan de patstelling vanuit control. Want het merendeel van controllerfunctionarissen zijn inflexibel omdat zij vast zitten in controlframework(s), zelf berekende normen en altijd (willen) handelen vanuit de AO-IC/IB-BIV. Dat zijn allemaal kaders die contra staan op concepten. Concepten die continuïteit vanuit chaos kunnen brengen. Dát is de toegevoegde waarde van F&C.
Vergeet niet dat eerder benoemde gegevens tot subjectieve informatie kunnen leiden. Want pas ná classificering van gegevens en het onderling koppelen daarvan, kunnen de gegevens tot informatie leiden. Hetzij informatief inzicht of overzicht welke beiden altijd subjectief zijn. Immers de opsteller van de classificatie en koppelingen heeft keuzes gemaakt, maar de lezer maakt ook keuzes. En wie maakt die eerste keuzen, juist: iemand vanuit F&C die dat doet vaak handelend vanuit een control primaat. Wat kunnen wij nu hieruit leren om morgen anders doen.
Conceptueel denken door van consent naar consensus gaan
Ik definieer daarom twee dimensies, twee definities van data. Als eerste: Decision Analysis Transaction Accounting. Uiteraard eerst alle financiële transacties. Daaropvolgend, transaction zijn bijvoorbeeld ook contacten vanuit marketing en sales met (eind)klanten. Deze berichten zijn gegevens en moeten tot informatie vertaald worden. Dit gaat veel verder dan alleen CRM-gegevens. Denk aan marketinggegevens of voor publieke organisaties de gegevens met ketenpartners. Zelfs de gegevens over een 360-gradenmeeting binnen en buiten de organisatie. Al deze gegevens geven informatie geven over de interne procesmatige werking. Voeg minimaal daaraantoe de marketingfunnel met daaropvolgend de sales disposition funnel. Deze geven onder andere de perceptie van bestaande en toekomstige klanten over de propositie en het toekomstige rendement van marketing. F&C moet dit alles verzamelen om daarna samen met de organisatie te vertalen naar concepts. Concepten om te investeren die leiden tot cash c.q. continuïteit. Deze concepts geven meer verrijking dan alleen een dashboard met meters.
Van statische data naar dynamisch waarde toevoegende resultaatgerichte data
Maar dan moet F&C wél de kracht, het lef hebben om te accepteren dat het control primaat af en toe geparkeerd moet worden. Daarbij is onder andere flexibiliteit en empathisch vermogen een basisvereiste. Natuurlijk is het is eng voor F&C om in een brainstorm of scrum momentum de AO/Risk-control gedachten los te laten. Lukt dit dan wordt men daardoor echt creatief. Wil je met anderen tot een echte andere veranderingsaanpak komen, dan begint het met acceptatie van voorgaande. Dan pas transformeer je van de kille rauwe én afstandelijke data-dimensie naar een andere toepasbare data-definitie, namelijk: Door Acceptatie Tot Aanpak. Dan zie je dat alle gegevens relevant zijn, ongeacht of deze binnen of buiten jouw organisatie liggen. Want jij beseft dat jij classificatie van gegevens alleen samen met anderen kan doen. Dát is wat echte businesspartners van nature doen.
Van rationele data (decision analysis transaction accounting) naar duurzame data (door acceptatie tot aanpak)
Dan wordt het pas echt leuk om naar het IT-landschap te kijken en de verschillende databases. Databases in de gehele bedrijfskolom. Dan vindt je antwoord welke BI-app jou verder helpt. Immers hoe betrek je andere data en wie kan voor jou vertalen naar informatie door classificeren, te labelen, te rangschikken en te koppelen.
Succes met het toepassen van jouw data!
Auteur: Stanley W.S. Schardijn RS
Iedere week kijkt een deskundige uit het cm: nieuwspanel naar de actualiteit. Dit keer Stanley Schardijn, voorzitter van de BSPD, over data.
