Tien procent van de openstaande facturen wordt te laat betaald. Het is een van de redenen waarom een flink deel van de bedrijven meerdere maanden per jaar een negatieve cashflow noteert. Dit blijkt uit de Exact mkb monitor die de staat van het mkb weergeeft aan de hand van 340.000 administraties. Ook gaat staatssecretaris Mona Keijzer zich buigen over een wetswijziging nu blijkt dat grote bedrijven rekeningen van kleine ondernemers langer laten liggen dan voorheen.
Lees ook: Wettelijke betaaltermijn aan het mkb halveert
Het realiseren van een gezonde cashflow is voor Nederlandse mkb’ers een flinke uitdaging. Ondernemers worden dus geacht extra waakzaam te zijn op de cashflowpositie, maar hoe trek je als mkb’er de cashflow uit de negatieve cijfers? En hoe zorg je ervoor dat facturen op tijd worden geïnd? Monique Engelaar van Exact geeft zeven tips:
1. Vraag een aanbetaling
Er zijn allerlei producten en diensten die je vooraf of bij levering moet betalen; denk aan onderhoud of reparaties aan een kantoorpand, fabriek of auto, maar ook aan energie en grondstoffen. Dus waarom zou jij je klanten maanden de tijd geven? Door vriendelijk om een aanbetaling te vragen krijgt de cashflow een zet in de goede richting. Ook kun je een kleine korting aanbieden wanneer debiteuren binnen tien dagen betalen. Als je een transparant en fair beleid voert, schrikt dat huidige klanten niet af. En voor nieuwe klanten kan dit gewoon in de betalingsvoorwaarden opgenomen worden.
2. Factureer zo snel mogelijk
Veel bedrijven wachten tot het eind van de maand met factureren. Waarom? Als je tien dagen wacht met factureren, volgt het geld ook tien dagen later. Zorg dat je facturen verstuurt per e-mail als pdf-bestand met betaallink zodra de opdracht, project of levering voltooid is. Gaat het om een zakelijke klant, stuur een elektronische factuur via het PEPPOL-netwerk. Die komt dan direct in zijn of haar boekhoudpakket voor automatische verwerking. Jouw boekhoudsoftware detecteert automatisch of je klant zich heeft aangemeld op het PEPPOL-netwerk. Is dit niet het geval, dan stuur je de factuur gewoon per e-mail.
Lees ook: Johan Schaeffer: ‘Zorg dat u ook onderdeel wordt van de versnelling die e-facturering biedt!’
3. Openstaande facturen opvolgen
Zodra debiteuren treuzelen, moet je onmiddellijk ingrijpen. Focus allereerst op de grootste bedragen. Bel en vraag of er iets is wat je kunt doen om het proces te versnellen. Zijn ze tevreden met je dienst? Hebben ze de factuur überhaupt wel ontvangen? Veel organisaties hebben bepaalde informatie nodig voordat ze kunnen betalen. Om die reden is het slim om de boekhouding niet ’s avonds te doen, want dan kun je de klanten niet bellen en vragen waarom er nog niet betaald is.
4. Online samenwerken
Online bedrijfssoftware is een goed instrument om nauwer samen te werken met collega’s, partners, klanten en je accountant. Met realtime inzicht in de laatste gegevens is iedereen immers op de hoogte van de actuele stand van zaken. Je accountant kan allerlei administratieve werkzaamheden overnemen, waaronder het managen van de cashflow positie. En omdat je financiën altijd up-to-date en 24/7 beschikbaar zijn, kan de accountant je ook beter adviseren
5. Bundel producten en diensten
Het maken van bundels van producten of diensten wordt door klanten vaak gewaardeerd. En dit hoeft niet veel te kosten. Kijk naar de onderhoudscontracten die autofabrikanten verstrekken bij een nieuwe aankoop. Ze nemen frustraties bij de klant weg, zoals extra betalen voor een reparatie of wachten bij de garage. Deze bundels bieden daarbij ook echt waarde omdat er minder ad hoc onderhoud gepleegd hoeft te worden. Bovendien wordt je cashflow zeer constant.
6. Onderhandel over betere betalingsvoorwaarden
Als je een goede verstandhouding hebt met je leveranciers is het makkelijker om te onderhandelen over betere betalingsvoorwaarden. Een leverancier koestert immers zijn klanten, dus het is best mogelijk dat er onderhandelingsruimte is. Het verlengen van de betalingstermijn met bijvoorbeeld vijftien dagen kan de cashflowpositie dusdanig verbeteren dat bijvoorbeeld uitbreiding ineens tot de mogelijkheden behoort.
7. Verhoog de winstmarges
Je kan de cashflowpositie ook gezonder maken door de winstmarges te verhogen, zeker wanneer je een toename ziet van de vraag naar je producten of diensten. Zorg er wel voor dat je deze strategie zorgvuldig bestudeert en beargumenteert zodat vaste klanten de veranderingen gemakkelijk zullen accepteren.
Je kunt eens een mindere maand hebben (januari komt er weer aan), maar een langer aanhoudende negatieve cashflow kan een bedrijf de das om doen. Het zet bijvoorbeeld aan tot het aangaan van leningen om aan betalingsverplichtingen te voldoen. Voor je het weet kom je in een negatieve spiraal terecht waaruit het lastig ontsnappen is. Dit moet koste wat kost worden voorkomen.
