De auditfiles van een boekhoudprogramma zijn onderdeel van een administratie. Ook als daar persoonlijke notities aan zijn toegevoegd. Dat oordeelt het Hof Arnhem-Leeuwarden. Een bv ging in hoger beroep omdat zij meende dat zij de fiscus geen inzage hoefde te geven in de auditfiles, waarin ook juridische aantekeningen van haar gemachtigde over bepaalde boekingen staan. De bv kan zich niet beroepen op geheimhouding vindt het hof, zij had daartoe zelf administratieve maatregelen moeten nemen. Bijvoorbeeld door het voeren van een gescheiden administratie.
Auditfiles
Ongeveer 90 procent van de ondernemers voert de administratie met behulp van een computer. Ondernemers in het midden- en kleinbedrijf maken hierbij meestal gebruik van financiële standaardsoftware. Dit betekent dat bijna iedere ondernemer administratieve basisgegevens in digitale vorm bezit. Volgens de fiscale bewaarplicht moeten ondernemers deze gegevens in digitale vorm bewaren en aanleveren tenzij hun administratie zo gering is dat deze in uitgeprinte vorm gemakkelijk kan worden gecontroleerd. Fysieke verdichting van gegevens is alleen toegestaan als de achterliggende, gedetailleerde gegevens bewaard blijven en binnen redelijke tijd in te zien zijn, zoals bijvoorbeeld met behulp van een auditfile. De auditfile heeft een faciliterende functie; de Belastingdienst stimuleert ondernemers om voor een controle gebruik te maken van de Auditfile maar de Belastingdienst verplicht ondernemers daar niet toe.
Een bv importeert en verkoopt kleding en accessoires en daarnaast handelt de bv in gebruikte auto’s. In verband met haar btw-aangiften verzoekt de inspecteur om overlegging van de digitale auditfiles van het boekhoudprogramma ‘Snelstart’ over 2011 tot en met 2015. Aangezien de bv hier geen gehoor aan geeft, legt de Belastingdienst haar een informatiebeschikking op. In geschil is of dat terecht is. Rechtbank Gelderland oordeelde eerder al dat de bv verplicht is de auditfiles te overleggen, omdat zij hierover beschikt en omdat de Belastingdienst hierom heeft gevraagd. Maar de bv gaat in hoger beroep.
Lees ook: Wat moet u weten over de informatiebeschikking?
Geen geheimhouding
Naast een aantal andere bezwaren, stelt de bv dat de auditfiles ‘persoonlijke gegevens bevatten in die zin dat de gemachtigde ten aanzien van bepaalde boekingen zijn juridische visie op die boekingen in de administratie heeft vermeld, welke opmerkingen ook in de auditfiles zichtbaar zijn, waardoor aan belanghebbende dan wel haar gemachtigde een beroep op geheimhouding toekomt’. Hof Arnhem-Leeuwarden volgt dit standpunt niet. De AWR bepaalt immers dat ‘niemand zich met vrucht kan beroepen op de omstandigheden dat hij uit enigerlei hoofde tot geheimhouding verplicht is, zelfs niet indien deze hem bij een wettelijke bepaling is opgelegd’. Het is aan de belanghebbende om (administratieve) maatregelen te nemen ‘als kennisneming van de gegevens die voor zijn eigen belastingheffing van belang zijn tevens leidt tot kennisneming van gegevens waarvan hij of zijn gemachtigde stelt een geheimhoudingsplicht te hebben of waarvan hij niet wil dat de belastingdienst daar kennis van neemt, bijvoorbeeld door het voeren van een gescheiden administratie’.
Overigens had belanghebbende al eerder gesteld dat zij de auditfiles over november en december 2015 wel aan de inspecteur heeft overgelegd, nadat zij deze had geschoond van bedoelde persoonlijke gegevens. Het hof oordeelt dan ook dat het beroep van de bv ongegrond is en dat zij alsnog moet voldoen aan de informatieverplichting.
