Nieuwe technologieën vragen om een controller die van alle markten thuis is. Maar waar moet de controller de tijd vandaan halen om ze onder de knie te krijgen? En wordt die rol hem wel gegund? ‘Het wordt allemaal veel te erg opgeklopt.’
Data analyse wordt steeds meer gezien als een kerncompetentie van de controller. Daar hoort ook databeheer bij. En om goed voorbereid te zijn op de toekomst, verdiept hij zich bij voorkeur ook in block chain en machine learning. Maar die ambitie staat op gespannen voet met de praktijk. Uit een enquête van de VRC blijkt dat 44 procent van de financiële functie zich op dit moment bezig houdt met accounting, 25 procent met management & control. Slechts 6 procent houdt zich bezig met business intelligence.
Lees ook: Exclusief IT Vision onderzoek: Van boekhouder naar informatiemanager
Eigen zak
Maarten Wolfs: ‘Nee zeggen, is soms de beste strategie’
Interim-business controller Maarten Wolfs herkent het beeld, al behoeft het wel enige nuancering. ‘Het verschilt per organisatie. Veel heeft te maken met de positie die je als controller inneemt in een organisatie. Wanneer je alleen het financiële mannetje bent, loop je het risico te verzanden in ad hoc rapportages en uitzoekwerk. Dan maak je een analyse en roept iemand: die cijfers kloppen niet. Op zo’n moment moet je bewijzen dat je gelijk hebt. Dat kost veel tijd en voor je het weet ben je alleen aan het hollen en vliegen. Nee zeggen, is soms de beste strategie. Bij een recente interim-opdracht bleek dat de financial die ik verving altijd een lijstje maakte met verkoopresultaten. Toen heb ik uitgelegd dat de sales afdeling dat toch echt zelf moet doen.’
Wolfs ziet de toekomst vol vertrouwen tegemoet. ‘Bij een aantal opdrachtgevers wordt al met Power BI gewerkt. Om de aansluiting te houden heb ik dit jaar veel tijd besteed aan opleidingen. Dat kon doordat er een gat viel tussen twee interim opdrachten. Dat was een blessing in disguise. In drie maanden heb ik veertien cursussen op het gebied van data science gevolgd. Het heeft mij veel uren gekost maar nu ben ik Scrum master en heb een aantal Power BI-certificaten.’ Had hij hetzelfde kunnen doen als hij een controller in loondienst was geweest? ‘Dat is moeilijk te zeggen. Voor zelfstudie heb je twee dingen nodig: tijd en geld. Finance is meestal niet de afdeling met het hoogste opleidingsbudget, maar deze cursussen kun je prima uit je eigen zak betalen. Zo’n Power BI-certificaat kost maar honderd dollar.’
Emmer
‘Ik vond dat zoiets prima geautomatiseerd kon worden.’
De rol als adaptor van nieuwe technologen moet je gegund worden. Toen voormalig business controller Jacques Fontaine bij zijn vorige werkgever pleitte voor de aanschaf van BI-tools vond hij geen gehoor. ‘Ik was iedere week een dag bezig met het opleveren van rapportages over omzet, kosten en derving. In de retail is die frequentie normaal. Het is kortademig. Die rapportagedruk vond ik geen probleem. Integendeel. Ik had met opzet een retailbedrijf als werkgever gekozen omdat ik graag met veel data wilde werken. Het probleem was dat ik alleen de beschikking had over Excel voor mijn analyses en geen rechtstreekse toegang had tot de data. Als business controller wil je informatie analyseren. Dat gaat verder dan de grootste verschillen in kaart te brengen. Wat veroorzaakt derving? Waar laten we omzet liggen? Daarvoor heb je het juiste gereedschap nodig. Om snel te kunnen rapporteren en analyseren kan je met een tool als Power BI veel beter uit de voeten dan met Excel. Dat had binnen de organisatie geen prioriteit. Er werd geen noodzaak gevoeld daarin te investeren. Dat de investering betere analyses opleverde overtuigde de directie niet. ’Dat vragen we toch niet van je?’, was de respons. Mijn definitie van een businesscontroller sloot kennelijk niet aan op die van hem. De druppel die de emmer deed overlopen was het moment waarop mij werd gevraagd vroeg om een nieuw wekelijks overzicht in Excel te maken. Ik vond dat zoiets prima geautomatiseerd kon worden. Voor mij vormde dat de aanleiding om te kijken naar een baan buiten finance. Nu ben ik BI-consultant.’
Tim Lucas: ‘Ik ben geen
IT specialist.’
Rots
De vraag is hoe een business controller gedijt in een omgeving waar met de nieuwste data analytics tools wordt gewerkt. Is het gras hier groener? Business controller Tim Lucas werkt bij leasemaatschappij ALD Automotive op de afdeling business control, BI en pricing. In die rol hoeft hij niet bang te zijn dat nieuwe ontwikkelingen aan zijn neus voorbij gaan. ‘Als business controller zit ik tussen de business en BI. De business vraagt regelmatig om nieuwe rapportages. Ze wil bijvoorbeeld een nieuw kpi-dashboard. Op zo’n moment kijk ik of dat er niet al is in bestaande rapportages. We hadden laatst een storing in een datawarehouse server. Daardoor werden er geen rapportages automatisch naar de business gestuurd. Ik was benieuwd of ze allemaal zouden worden opgevraagd. Nee dus. Het is een mooie aanleiding om met elkaar rond de tafel te zitten. Wat is ‘nice to have’ en wat is ‘must have’?’
Om als controller in de voorhoede te opereren hoef je geen halve IT-er te zijn, vindt Tim: ‘Ik ben geen IT specialist. Ik ontwikkel niets, ik bedenk en analyseer alleen. Zo heb ik voor de kpi’s een onderverdeling in strategisch, tactisch en operationeel gemaakt. Toen het concept was uitgewerkt heb ik het als rapportage laten automatiseren door BI. Om op de hoogte te blijven, lees ik de vakbladen. En ik luister graag naar anderen. Dat is ook een van de redenen dat ik voor business control gekozen heb en niet voor financial control. Het werk van een business controller is creatiever, je hebt meer contact met andere afdelingen. Ik wil van A tot Z weten wat er gebeurt als je iets automatiseert. Je moet er over mee kunnen praten om te kunnen sparren met de business. Past het in onze strategie? De business heeft zoveel wensen. De controller moet de rots in de branding zijn.’
Lees ook: Philipp Belle, Royal HaskoningDVH: ‘Structuur en oplossingen in plaats van quick fixes’
Schreeuwende behoefte
‘Je moet je niet gek laten maken.’
‘Als het financiële team goed is samengesteld heeft de controller de tijd om nieuwe technologieën te omarmen’, stelt Paul Kramer, oud-cfo en oprichter van assessmentbureau Businesscontroller.nu. ‘De kwaliteit van de cfo speelt daarin een belangrijke rol. In veel bedrijven wordt de businesscontroller steeds weer terug in de rol van financial controller geduwd. Dan moet hij bijvoorbeeld bijspringen omdat het maandafsluitingsproces te veel tijd in beslag neemt. Veel financials hebben business controller op hun visitekaartje staan maar zijn in de praktijk vooral financial controller. Heel apart. ‘
De angst om de boot te missen is onterecht, meent Kramer. ‘Het wordt allemaal veel te erg opgeklopt. Een controller die van alle markten thuis moet zijn, is een holle frase. Nieuwe technologieën veranderen niets aan de uitgangspunten van het beroep. Toen de spreadsheet zijn intrede deed, vroegen we ons toch ook niet af wat de controller daarmee zou moeten. Omarm het als het op je pad komt. Duik er in als het bedrijf waar je werkt met BI-tools aan de slag gaat, maar het is niet nodig om nu ineens iedere big data cursus te volgen. ‘Je moet je niet gek laten maken.’ Goede business controllers zijn schaars en hetzelfde geldt voor de financial controller. Er is een schreeuwende behoefte aan vakspecialisten die juiste en tijdige informatie aanleveren.’
Auteur: Peter Steeman
Dit artikel is verschenen in cm: 2019, afl. 10.
