Met de op 31 juli 2019 in werking getreden EU Richtlijn ‘gebruik digitale instrumenten en processen in het vennootschapsrecht’ wordt een nieuwe loot aan de stam toegevoegd van het digitaliseren van het ondernemingsrecht. In de Richtlijn is onder meer voor de lidstaten de verplichting opgenomen om de online oprichting van vennootschappen mogelijk te maken. wat zijn de gevolgen hiervan voor de Nederlandse praktijk?
De verplichting voor lidstaten om de online oprichting van vennootschappen mogelijk te maken wordt in het leven geroepen om de oprichting te vereenvoudigen en de met de oprichting samenhangende kosten, vooral voor de kleinere ondernemingen, in te perken. Het doel van de richtlijn is dus dat met het oprichten van een vennootschap minder kosten en moeite gemoeid zijn, zodat ondernemingen in Europa hun ‘concurrentievermogen’ kunnen versterken. Ook wordt de oprichting van een vennootschap vanuit het buitenland gemakkelijker gemaakt.
Volledig online
De richtlijn bepaalt dat de lidstaten van de Europese Unie het mogelijk moeten maken om binnen hun lidstaat online een vennootschap op te richten. Dit houdt in dat vennootschappen ‘volledig online kunnen worden opgericht zonder dat de aanvragers zich daarvoor fysiek moeten aanmelden bij een autoriteit of een andere persoon of instantie die krachtens het nationaal recht gemachtigd is om een bepaald aspect van de procedure voor de online oprichting van vennootschappen te behandelen (in Nederland is dat de notaris)’, zoals bijvoorbeeld het opstellen van een oprichtingsakte.
In Nederland is momenteel voor het oprichten van een groot aantal rechtspersonen, waaronder de bv, de tussenkomst van een notaris vereist. De oprichters moeten voor een oprichting bij een notaris langs te gaan of een volmacht te geven aan medewerkers van de notaris. Bij gebruik van een volmacht is het meestal nodig dat de handtekening op de volmacht gelegaliseerd wordt door – wederom – een notaris. Dit maakt dat een oprichting, zeker als de oprichter een buitenlandse partij is, een relatief complexe en relatief dure aangelegenheid is.
Implementatieverplichting lidstaten
De lidstaten moeten uiterlijk 1 augustus 2021 de bepalingen uit de richtlijn hebben omgezet naar nationaal recht. Er zijn daarbij een aantal verplichtingen die in acht moeten worden genomen. Zo moeten lidstaten modellen voor de online oprichting van vennootschappen beschikbaar stellen (modellen van oprichtingsakten). Op dit moment hanteert iedere notaris in principe zijn eigen model.
Daarnaast dienen de lidstaten specifieke informatie over online procedures als bedoeld in de richtlijn te verstrekken. Zo moeten lidstaten aanvullende voorschriften opstellen over onder meer de toepassing van de modellen, de informatie die bij de oprichting moet worden overgelegd, de procedures om te waarborgen dat de aanvragers de nodige handelingsbekwaamheid en bevoegdheid hebben om de online op te richten vennootschap te vertegenwoordigen. Verder kunnen de voorschriften betrekking hebben op:
- de middelen om de identiteit van de aanvragers te verifiëren;
- de procedures om de rechtmatigheid van het doel en de naam van de vennootschap te verifiëren;
- en het verifiëren van de benoeming van de bestuurders.
Aansluiten bij bestaande praktijk
Minister Dekker voor Rechtsbescherming heeft aangegeven dat de implementatie van de richtlijn zoveel mogelijk zal aansluiten bij het al bestaande systeem, dus inclusief een rol van de notaris bij de oprichting. Waarschijnlijk zal er gekozen worden voor een vorm van een digitale notariële akte van oprichting, waarbij gebruik zal moeten worden gemaakt van een betrouwbaar digitaal identificatiemiddel en een betrouwbare digitale handtekening.
Flinke kluif
De vraag is uiteraard hoe dit zal uitpakken. Momenteel zijn de systemen in Europa nog onvoldoende betrouwbaar of nog niet voor iedereen toegankelijk. Daarnaast zullen verschillende systemen aan elkaar gekoppeld worden (denk aan de handelsregisters in alle lidstaten) zodat bij buitenlandse oprichters geverifieerd kan worden of de aanvragers de bevoegdheid hebben om de oprichter te vertegenwoordigen. Het zal nog een flinke kluif zijn om dit op relatief korte termijn te implementeren.
Wederom moet in ieder geval geconcludeerd worden dat de digitalisering ook binnen het recht een belangrijke ontwikkeling doormaakt. Met deze richtlijn wordt een nieuwe loot aan de stam toegevoegd wat betreft de digitalisering van het ondernemingsrecht.
Auteurs: Caspar van der Winden en Arnout Rodeijk, beiden advocaat bij HVG Law LPP
Dit artikel is verschenen in cm: 2020, afl. 1.
