We zitten te veel en bewegen te weinig. Om werknemers fit te houden stimuleren veel werkgevers het gebruik van een fiets voor woon-werkverkeer. Dit kan door een fiets van de zaak te vergoeden, te verstrekken of ter beschikking te stellen. Het is belangrijk even stil te staan bij de fiscale consequenties hiervan. Deze zijn namelijk complex en niet altijd erg gebruiksvriendelijk. Met ingang van dit jaar is er ook een nieuwe regeling voor het ter beschikking stellen van een fiets van de zaak. Hoe pakt dit precies uit? En wat is voor uw situatie het voordeligst?
De oude regeling voor het ter beschikking stellen van een fiets van de zaak was ingewikkeld en gebruiksonvriendelijk. Indien uw werknemer de fiets namelijk ook voor privé-kilometers ging gebruiken dan moest u hiervoor een bijtelling in de loonadministratie in aanmerking nemen. Dit is niet eenvoudig. Deze bijtelling moest namelijk gebaseerd worden op de waarde in het economische verkeer van de gereden privé-kilometers. Dit betekent dat uw werknemer de gereden privé-kilometers administratief moet bijhouden en dat berekend moest worden hoeveel kosten hiermee gemoeid waren. Dat was een behoorlijke belasting.
Voor het vaststellen van een prijs per kilometer moest gekeken worden naar de aanschafkosten, de onderhoudskosten, stroom (bij een elektrische fiets) en verzekering. Daarnaast zal er op grond van een kilometerregistratie vastgesteld moeten worden hoeveel kilometer er privé met de fiets wordt gereden. Niet eenvoudig dus. Terecht was er dan ook veel kritiek van diverse partijen op deze regeling.
7 procent bijtelling
Om de fiets van de zaak een steuntje in de rug te geven heeft het kabinet besloten dat deze bijtelling met ingang van dit jaar gebaseerd mag worden op de aanschafwaarde of factuurwaarde van de fiets. U dient 7 procent van deze waarde als bijtelling voor het privégebruik te verlonen. Uw werknemer mag vervolgens zonder beperkingen ook privé gebruikmaken van de fiets. Dit geldt voor alle soorten fietsen, dus ook voor elektrische fietsen en zelfs een speed pedelec.
Voorbeeld
Stel, u stelt aan uw werknemer een fiets ter beschikking van 850 euro. Op jaarbasis moet 7 procent van deze waarde als bijtelling in aanmerking te worden genomen. Dit betekent een jaarlijkse bijtelling van 59,50 euro. Dit resulteert in een maandelijkse bruto bijtelling van 4,96 euro. Daarover is uw werknemer dan loonheffing verschuldigd. Zijn netto nadeel per maand zal zodoende slechts enkele euro’s bedragen.
Inleveren
Uiteraard kent deze regeling ook nadelen. Het ter beschikking stellen van een fiets van de zaak is heel wat anders dan het vergoeden of verstrekken hiervan. Zo moet een fiets die ter beschikking is gesteld weer worden ingeleverd op het moment dat uw werknemer uit dienst gaat of de fiets niet langer nodig heeft. Dit laatste kan spelen op het moment dat hij verder van kantoor gaat wonen en niet langer met de fiets naar zijn werk wil/kan komen. Leg dit goed vast in de gebruikersovereenkomst tussen uw bedrijf en uw werknemer. U dient aan uw werknemers duidelijk te maken dat de fiets uw bezit blijft. Zij zullen hiermee zuinig moeten omgaan.
Lees ook: Alternatieven voor de lease-fiets
Andere mogelijkheden
Welke andere mogelijkheden zijn er dan om uw werknemers meer te laten fietsen? U moet dan denken aan het vergoeden of verstrekken van een fiets. Groot verschil met het ter beschikking stellen van een fiets is het feit dat hierbij het eigendom overgaat op de werknemer. Zoals bekend geldt voor dergelijke verstrekkingen en vergoedingen aan werknemers de zogenaamde werkkostenregeling. Deze houdt in dat alle verstrekkingen en vergoedingen in principe belast zijn behoudens enkele specifieke vrijstellingen en nihilwaarderingen. Daarnaast bestaat er een fiscaal vrije ruimte van 1,2 procent van de fiscale loonsom (1,7 procent over eerste 400.000 euro) waarmee zonder heffing vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers kunnen worden gedaan. Overschrijdt men deze ruimte, dan moet de werkgever over het meerdere 80 procent eindheffing voldoen. Alternatief is dat de vergoeding of verstrekking bij de werknemer rechtstreeks wordt belast.
Opnemen in vrije ruimte
Hoe pakt zo’n fiets van de zaak dan uit? Helaas is onder de werkkostenregeling geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering opgenomen voor het verstrekken of vergoeden van een fiets van de zaak. Hierdoor is het niet direct mogelijk om met belastingvoordeel en zonder extra kosten voor de werkgever een fiets te vergoeden of te verstrekken zoals tot 2015 wel het geval was. Dit betekent gelukkig niet dat dit helemaal onmogelijk is geworden. Allereerst kent de werkkostenregeling de welbekende forfaitair vrije ruimte. Loonbestanddelen die worden opgenomen in deze ruimte blijven onbelast. Wanneer een onderneming dus voldoende ruimte over heeft is het mogelijk om de verstrekking of vergoeding van een fiets hierin op te nemen. Daarmee kan dit onbelast plaatsvinden. Bijkomend voordeel is dat er geen eisen worden gesteld aan de fiets. Het is dus mogelijk een dure fiets te verstrekken of vergoeden (elektrische fiets!) of zelfs een elektrische scooter. Daarnaast worden er ook geen eisen (meer) gesteld aan het gebruik van de fiets voor woon-werkverkeer of de frequentie waarmee een fiets wordt verstrekt of vergoed. Bij voldoende forfaitaire ruimte wordt de regeling dus eenvoudiger.
Is vergoeding/verstrekking gebruikelijk?
Onder de werkkostenregeling geldt wel de zogenaamde gebruikelijkheidstoets. Deze stelt dat een vergoeding of verstrekking niet voor meer dan 30 procent mag afwijken van hetgeen gebruikelijk is in vergelijkbare gevallen. Met andere woorden, wanneer een werkgever tweemaal per jaar een fiets gaat verstrekken of fietsen met exorbitante prijzen, denk aan racefietsen van 10.000 euro of meer, dan loopt de werkgever alsnog het risico dat de fiscus ingrijpt. De Belastingdienst kan dan het standpunt innemen dat de verstrekking ongebruikelijk is en belast dient te worden. De fiscus zal met name scherp kijken naar werknemers die invloed hebben op de besluitvorming, zoals een manager of directeur-grootaandeelhouder.
Cafetariamodel
Ook onder de werkkostenregeling is het mogelijk een uitruil plaats te laten vinden van belaste looncomponenten in onbelaste looncomponenten. Dit wordt ook wel aangeduid als een cafetariamodel of cafetariaregeling. De Belastingdienst stelt dan wel als voorwaarde aan deze regelingen, die gefinancierd worden met brutoloon, vakantie-uitkering of eindejaarsuitkering, dat verlaging van deze beloningscomponenten in ruil voor een fiets of scooter realiteitswaarde heeft. Dit houdt in dat de grondslag voor het pensioen, de vakantie- en eindejaarsuitkering, het loon tijdens ziekte en de WW,WAO en ZW in principe ook wordt verlaagd. Deze consequenties moet betrokkene bewust aanvaarden. Een eenmalige inhouding op het salaris wordt niet als een reële verlaging gezien. Een over een langere periode uitgesmeerde maandelijkse verlaging van het salaris, die schriftelijk wordt overeengekomen en die consequenties heeft voor de genoemde uitkeringen, wel. Rekening houdende met deze eis is het dus nog steeds mogelijk om tegen uitruil van belast loon een werknemer een fiets te verstrekken of te vergoeden. Op voorwaarde dat er voldoende overschot is in de forfaitaire ruimte kan zodoende een belaste looncomponent omgezet worden in een onbelaste. En dus door de werknemer een fiets worden verkregen met belastingkorting.
Fietslening ook mogelijk
Maar stel nu dat er binnen uw onderneming onvoldoende mogelijkheid bestaat om de fietsen op te nemen in de vrije ruimte. Bijvoorbeeld omdat deze al wordt ingevuld met andere loonbestanddelen. Of omdat er veel werknemers zijn die mee willen doen aan een fietsregeling waarmee de ruimte te klein blijkt te worden. In beginsel zou de regeling dan nog steeds doorgang kunnen vinden. Echter, voor de overschrijding van de forfaitaire ruimte dient de werkgever wel een eindheffing af te dragen van 80 procent van de overschrijding. En dit zal over het algemeen niet gewenst zijn.
Er is nog wel een alternatief denkbaar. Na kritiek van diverse partijen over de ‘afschaffing van de fiets van de zaak’ is er in de werkkostenregeling een beperkte faciliteit opgenomen. Het is mogelijk om een werknemer een renteloze lening te verstrekken voor de aankoop van een fiets. Het rentevoordeel dat de werknemer hiermee behaalt mag onbelast blijven en gaat dus ook niet ten koste van de vrije ruimte. Wederom worden er geen verdere eisen gesteld aan de fiets. Dit mag dus ook een elektrische fiets zijn of zelfs een scooter. En de prijs, het gebruik en de frequentie van financiering zijn (in beginsel) niet van belang. Overigens kunt u als werkgever natuurlijk wel met uw werknemer afspreken dat de fiets wordt gebruikt voor woon-werkverkeer. Bijvoorbeeld omdat u het belangrijk vindt dat uw werknemer fit zijn. Het is echter geen fiscale eis.
U moet zich wel realiseren dat dit slechts een beperkt fiscaal voordeel voor de werknemer biedt. En geen voor de werkgever. Immers, de lening die hierdoor ontstaat zal door de werknemer moeten worden afgelost. Dit dient plaats te vinden uit zijn nettoloon. Er is dus geen sprake meer van de omzetting van een belast looncomponent in een onbelast. Of de aankoop van een fiets met belastingkorting. Enkel de rentecomponent in de lening wordt onbelast verstrekt.
Voedingsbodem voor problemen
Na de aankoop van een fiets met een renteloze lening door de werknemer dient de lening vervolgens afgelost te worden. Hiervoor wordt vaak de onbelaste reiskostenvergoeding van de werknemer gebruikt. Het idee is dan dat deze vergoeding iedere maand de lening verminderd. Op zich een prima regeling waarmee de meeste werknemers binnen afzienbare tijd hun lening kunnen aflossen. Vaak al binnen één jaar. Het aangaan van een dergelijke verhouding kent echter nog wel wat aandachtspunten. Bovendien kan dit een voedingsbodem blijken voor problemen. Allereerst kennen veel CAO’s en bedrijven alleen een reiskostenvergoeding voor werknemers die verder dan 10 kilometer enkele reis van kantoor wonen. Hoe gaat u om met het verschil tussen deze werknemers en de werknemers die wel een reiskostenvergoeding krijgen? Dit kan tot frictie op de werkvloer leiden.
Daarnaast ervaren veel werknemers, zeker zij met een beperkt salaris, de reiskostenvergoeding als een deel van hun inkomen. Een aanbod van een mooie nieuwe fiets is wellicht te aantrekkelijk voor hen om zich te realiseren dat zij hun reiskostenvergoeding eigenlijk niet kunnen missen. Dit kan leiden tot spanning en stress voor uw werknemer, hetgeen zeker niet het doel van de regeling is. Wat doet u als uw werknemer hierdoor financieel klem komt te zitten? En ten slotte, hoe gaat u om met een werknemer die uit dienst gaat. Blijft de lening dan doorlopen of moet deze verplicht worden afgelost? Het laatste is wenselijk, maar is directe aflossing voor deze werknemer financieel haalbaar? Allemaal vragen waarbij u uitdrukkelijk moet stilstaan alvorens u besluit de aankoop van een fiets door uw werknemers te financieren.
Voordeligste
Welke regeling de meeste geschikte is voor uw onderneming is afhankelijk van uw eisen. Wilt u uw werknemers helpen maar verder geen gedoe, dan ligt vergoeden of verstrekken voor de hand. Wilt u een actievere rol in de mobiliteit en fitheid van uw werknemers spelen, dan lijkt het ter beschikking stellen van een fiets passender. De invoering van een forfaitaire bijtelling voor de fiets van de zaak is in ieder geval een goede stap vooruit. Fiscaal is dit echter niet de meest aantrekkelijke optie. Wanneer u ervoor kiest een fiets te vergoeden of te verstrekken kan deze vaak worden opgenomen in de fiscale vrije ruimte. Daarmee blijft deze fiets voor uw werknemer geheel onbelast. Ook een uitruil met belast loon (cafetariaregeling) biedt uw werknemer fiscaal voordeel. Dit is niet het geval bij het ter beschikking stellen van een fiets tegen een forfaitaire bijtelling. Uw werknemer zal hierover gewoon belasting zijn verschuldigd, echter de maandelijkse netto lasten zullen wel beperkt zijn. Ten slotte speelt ook het gebruik van de fiets door de werknemer een rol. Wanneer de werknemer deze nagenoeg alleen zakelijk gebruikt, is een bijtelling eigenlijk zonde. Een regeling met een uitruil van de reiskostenvergoeding ligt dan meer voor de hand.
Auteur: drs. W.H. van Kasteren
Dit artikel is verschenen in cm: 2020, afl. 1
