Het coulanceregime voor het op orde brengen van de arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd om in aanmerking te komen voor de lage WW-premie, is verlengd tot 1 juli 2020 (dit was 1 april). Als op die datum de administratie niet op orde is, maar de arbeidsovereenkomst wel voortduurt, is met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2020 alsnog de hoge WW-premie verschuldigd.
Bij een arbeidscontract voor onbepaalde tijd dat geen oproepcontract is, mag u de lage WW-premie betalen. Maar alléén als u dit arbeidscontract schriftelijk hebt vastgelegd en samen met uw werknemer hebt ondertekend. U hebt tot 1 juli 2020 de tijd om uw arbeidscontracten schriftelijk vast te leggen. Dit geldt alleen voor werknemers die op 31 december 2019 al bij u in dienst waren. Voor deze werknemers mag u vanaf 1 januari de lage WW-premie betalen. In de aangifte geeft u aan dat u het arbeidscontract schriftelijk hebt vastgelegd, ook al bent u daar nog mee bezig.
Lees ook: Coronavirus: noodpakket banen en economie – loon werknemers en inkomen zzp’ers
Hebt u het arbeidscontract op 1 juli 2020 nog niet schriftelijk vastgelegd?
Dan moet u alsnog met terugwerkende kracht tot 1 januari 2020 de hoge WW-premie betalen. U herziet de premie dan niet, maar geeft in de correcties aan dat u het arbeidscontract niet schriftelijk hebt vastgelegd.
Hebt u op 1 januari 2020 of daarna een werknemer in dienst genomen? Dan moet u het arbeidscontract meteen schriftelijk vastleggen.
Wat is schriftelijk vastleggen?
Schriftelijk vastleggen is niet alleen op papier vastleggen, want ook op een van deze manieren voldoet u aan die eis:
1 U bewaart het arbeidscontract digitaal. Daarbij zijn er 2 mogelijkheden:
- het gaat om een schriftelijk contract dat is ondertekend en ingescand;
- het gaat om een digitaal contract met een gekwalificeerde elektronische handtekening van u en uw werknemer.
2 U hebt het arbeidscontract naar uw werknemer gemaild en die heeft u per e-mail geantwoord dat hij akkoord gaat met het arbeidscontract.
3 U slaat het arbeidscontract op in uw HR-systeem.
Lees ook: Hoe werkt het noodfonds overbrugging werkbehoud (vervanger werktijdverkorting)?
Wat als u alleen een mondeling contract hebt of het schriftelijke contract kwijt bent?
Als u alleen een mondeling contract hebt, of u bent het schriftelijke contract kwijt, dan kunt u een aanvulling maken. Deze aanvulling op het arbeidscontract moet aan 3 voorwaarden voldoen:
- U en uw werknemer hebben de aanvulling allebei ondertekend.
- Uit de aanvulling blijkt dat er sprake is van een arbeidscontract voor onbepaalde tijd dat geen oproepcontract is.
- U bewaart de aanvulling bij uw loonadministratie.
Is een schriftelijk arbeidscontract voor bepaalde tijd overgegaan in een contract voor onbepaalde tijd? Dan moet u het arbeidscontract aanpassen of een aanvulling erop maken.
