We videobellen wat af. Ook als thuiswerkende financials. U kunt zelfs grote bijeenkomsten online bijwonen om kennis te vergaren. Maar wat zijn nu de do’s en dont’s van al dat beeldbellen. Een ding is zeker: probeer het gesprek zo veel mogelijk vooraf structuur te geven.
We gaan hier eerst in op videobellen met je collega’s, daarna op deelname aan een online bijeenkomst.
Testing, 1, 2, 3. Het levert nogal wat vertraging op als je je apparatuur of verbinding niet hebt getest van tevoren. “Ik hoor jou niet, hoor je mij wel.” Het komt erg slordig over als je tijdens de start van de vergadering erachter komt dat je microfoon ruist of je speakers niet werken. In veel videoconferencing software zoals Microsoft Teams heb je de mogelijkheid om een proefgesprek te beginnen om te kunnen of jouw input ook daadwerkelijk overkomt.
De locatie
De locatie: kies een ruimte waar niet veel andere mensen in beeld kunnen komen. Dit zorgt namelijk voor heel veel afleiding of je bent anderen tot last. Laat je thuis ook niet afleiden door kinderen of huisdieren, hoe moeilijk dat wellicht ook is. We moeten wel zeggen: de drempel voor acceptatie van dergelijke interrupties is lager geworden. Want tijdens de coronacrisis zit iedereen in hetzelfde schuitje en kunnen dus kinderen ineens tijdens het beeldbellen op de achtergrond verschijnen.
Geen beweging in de achtergrond
In dit licht ook de volgende tip: Kies een setting waarbij er weinig tot geen beweging in de achtergrond is. Als het kan (en dat is nog maar de vraag in deze tijden), kan dan in een aparte, afgesloten ruimte zitten. Daarmee sluit je afleidingen uit.
Heeft u al de eerste collega’s gezien die in trui voor de wekelijkse teamvergadering online aanschuiven? Of de korte broek?
In trui aanschuiven
Heeft u al de eerste collega’s gezien die in trui voor de wekelijkse teamvergadering online aanschuiven? Het is natuurlijk verleidelijk om werkend vanuit huis je makkelijke kloffie aan te houden tijdens een videogesprek. Wellicht kan dat nog richting collega’s, maar voor een externe online afspraak zeker niet. Zorg ervoor dat er geen stapels papieren of andere zaken die een rommelige indruk kunnen maken op je bureau of in de achtergrond liggen. Kleed je aan zoals je ook naar kantoor zou gaan. Op deze manier blijf je professioneel en respectvol naar je externe afspraak toe.
Storend achtergrondgeluid
Je laptopspeakers en -mircrofoon gebruiken tijdens een videoconferencing kan veel storend achtergrondgeluid oplevering. Zoals, als je mee typt met wat er gezegd wordt, het geratel van het toetsenbord. Daarnaast kan je omgeving de personen horen met wie je spreekt. Gebruik daarom een headset of oordopjes met mute-knop wanneer je vanaf een mobiel apparaat of laptop deelneemt aan een videovergadering. Zeker als je met meerdere personen belt, is het handig om te muten. Vaak zit er ook in software om te beeldbellen een muteknop. Zo horen de anderen jouw inputgeluid niet, maar kun je de rest wel verstaan. Je muteknop en de knop om jouw beeld uit te zetten (waardoor je alleen kunt horen wat er gezegd wordt) kan ook schelen als je minder bandbreedte wil gebruiken.
Multitasken is not done
Multitasken tijdens de videovergadering is eigenlijk not done. Het komt erg ongeïnteresseerd is. Eten of persoonlijke verzorging in de zin van je haren doen is helemaal uit den boze. Maar ook het geluid van enthousiast typen kan als storend worden ervaren. Focus je op je meeting. Zet notificaties uit, zet je telefoon op stil en zet de radio uit. Een document erbij zoeken of aantekeningen maken bij een rapport is prima, maar houd het subtiel.
Niet in slecht verlichte ruimte
Ga niet in een slecht verlichte omgeving zitten. Daardoor kom je niet goed over. Ook eenzijdig licht kan vreemde effecten geven. Richt de camera ook niet op andere plekken in de ruimte dan waar jij of jullie zitten. En kijk richting de camera. Zorg dat de camera zo staat dat vooral je ogen gecentreerd zijn. Dat komt het meest persoonlijk over.
Grote online bijeenkomsten
Deze tips zijn natuurlijk ook handig als je grotere online bijeenkomsten volgt via online vergadertools zoals Zoom, Skype, Google Hangouts of MS Teams. Bij grote online evenementen kunnen soms wel meer dan 100 deelnemers inbellen. Het probleem wordt dan snel dat het overzicht ontbreekt. Het is onmogelijk om gesprekken te volgen als er meerdere personen praten. Bij dergelijke grotere online bijeenkomsten zijn de volgende zaken van belang:
Maximum aan aantal dat kan inbellen
Stel een maximum aan de grootte van de groep die kan inbellen. 20 tot 25 mensen is al snel veel. Je moet dan men hen al van te voren afspreken dat ze de spreker aanhoren en zelf hun audioinput en beeld op stil zetten. Zodat ze de spreker kunnen volgen. Pas bij de vragen kun je jouw audioinput van mute afhalen en een vraag stellen.
Noteer detailvragen
Het is, net als in een gewone vergadering, verleidelijk met een deelnemer tot in detail op een vraag in te gaan, maar het is beter als voorzitter om die vraag te noteren en er een op een later op in te gaan. De rest van de groep verliest namelijk zijn interesse in de bijeenkomst.
Chatmogelijkheden kunnen handig zijn
Chatmogelijkheden van de videoconferencetool kunnen handig zijn. Zeker om vragen te stellen, waar je dan later, na de call, op terug kunt komen.
Makkelijk informatie delen
Zorg voor een gemakkelijke informatiestructurering. Het is belangrijk dat deelnemers het grotere geheel blijven zien, waarbij het invoeren, aanpassen en structureren van informatie soepel moet plaatsvinden. Voorkom dat het grootste deel van de tijd besteed wordt aan het slepen, neerzetten en verplaatsen van informatie.
Planningsborden en actiepunten
Bied sjablonen die de informatiestructuur ondersteunen. Vooraf gemaakte planningsborden, belemmeringen, actiepunten of een virtuele parkeerplaats maken het gemakkelijker om de informatie gestructureerd en voor iedereen makkelijk toegankelijk te houden. Als je daarvoor wilt werken met Microsoft Office-documenten, gebruik dan de browserversie (Office 365) van deze tools, aangezien deze ondersteuning bieden voor gelijktijdige bewerking met meerdere collega’s.
Goede voorbereiding
Bereid je als deelnemer van een online sessie ook goed voor. Controleer voorafgaande je toegang tot alle vereiste informatie en bestanden. Niets vertraagt een samenwerking als het moeten vragen om toegang te krijgen tot bestanden of op die belangrijke collega moeten wachten omdat hij of zij niet op de hoogte is van de agenda van de dag.
