Bedrijven zijn gewend aan keiharde deadlines voor rapportages: in steen gebeitelde termijnen die gehaald moeten worden. Zelfs wanneer verlengingen of vrijstellingen mogelijk zijn, is het een uitdaging om daarvoor in aanmerking te komen.
De coronacrisis lijkt hier een uitzondering op te maken. De afgelopen weken wordt rechts en links gesproken over mogelijkheden om rapportageperiodes te verlengen. Zo adviseerde de autoriteit voor verzekeraars en pensioenfondsen, EIOPA, flexibele deadlines te hanteren met betrekking tot rapportagetermijnen van toezicht- en publieke reportages. De Nederlandsche Bank (DNB) omarmde deze aanbeveling en past het handhavingsbeleid rondom de rapportagetermijnen tijdelijk aan.
Dit klinkt misschien als goed nieuws (zeker voor bedrijven die het lastig vinden hun werkzaamheden normaal uit te voeren), maar levert op de lange termijn wel degelijk uitdagingen op. Naarmate de coronacrisis zich verder ontwikkelt, zullen organisaties en hun medewerkers stappen moeten zetten om zich voor te bereiden op deze lange termijn. Voor deze bedrijven hebben we een paar tips op een rijtje gezet om het rapportageproces in het gareel te houden:
Tip 1: Blijf op de hoogte van verlengingen
Op de hoogte blijven van updates van verschillende regulatoire instanties in verschillende regio’s is al moeilijk genoeg. Op de hoogte blijven van lastminuteveranderingen is nog veel lastiger. Financiële teams zullen zich waarschijnlijk al hebben aangemeld voor allerhande nieuwsbrieven en updates van voor hen relevante instanties, maar kunnen ook terecht bij andere autoriteiten, zoals de grotere accountantskantoren. Zeker wanneer jouw bedrijf normaal gesproken de hulp van één van deze kantoren inroept bij het rapportageproces, kun je nu bij hen aankloppen voor een overzicht van de veranderde deadlines.
Voor de ‘nerds’ met een voorliefde voor technologie binnen de afdeling zijn RSS-feeds ook een heel goede manier om op de hoogte te blijven. RSS is een XML-format dat gebruikers in staat stelt een eigen zoekterm in te voeren via software zoals Feedly, waarna zij met enige regelmaat een update van de bijbehorende resultaten in hun mailbox ontvangen. Zo blijft hen het eindeloze bladeren door verschillende websites bespaard.
Tip 2: Zorg dat je op de hoogte bent van bijkomende verplichtingen
De coronacrisis brengt voor financiële afdelingen meer met zich mee dan alleen het verschuiven van deadlines. Verschillende instanties hebben richtlijnen opgesteld over de informatievoorziening rondom corona. Daaronder valt communicatie over mogelijke risico’s die je organisatie nu loopt, de actuele en potentiële impact van de crisis en de beoordeling van de jaarrekening. Zo worden bijvoorbeeld deadlines voor financiële verslaggeving van fondsbeheerders versoepeld door de Autoriteit Financiële Markten (AFM), maar wordt daarbij door de AFM wel gevraagd eventuele vertragingen zo snel mogelijk bij de AFM en beleggers te melden.
Tip 3: Houd waar mogelijk vast aan bestaande deadlines
De verlenging van deadlines wordt in veel gevallen met gemengde gevoelens ontvangen. Een bedrijf dat rapportages altijd op tijd klaar heeft, krijgt al snel een positieve naam. Dat zal zo’n bedrijf zich niet willen laten ontnemen: juist in crisistijd wil je immers veerkracht uitstralen. Thuiswerken bemoeilijkt dit natuurlijk, maar we zien bedrijven al overstappen naar cloudoplossingen om de bedrijfscontinuïteit te garanderen en het rapportageproces onverminderd door te kunnen zetten.
Hoewel instellingen als DNB en de AFM bedrijven zo veel mogelijk op het hart drukken het rapportageproces voort te zetten volgens het reguliere schema, geven zij ook voorbeelden van situaties waarbij uitzonderingen mogelijk zijn. Zo werkt de AFM nauw samen met de European Securities and Markets Authority (ESMA) en worden aanbevelingen van ESMA op de website van de AFM gepubliceerd, met een bijbehorend lokaal advies van de AFM.
Tip 4: Zorg voor een duidelijk plannings- en voortgangsoverzicht
Bijhouden welke deadlines wanneer gehaald moeten worden is van groot belang, maar nog belangrijker is het om het overzicht te bewaren van de eigen voortgang waar het deze deadlines betreft. Zeker wanneer medewerkers op afstand met elkaar samen moeten werken.
Een duidelijk plannings- en voortgangsoverzicht opstellen en blijven gebruiken is een extra uitdaging, maar is wel essentieel om deadlines te kunnen halen. Implementeer tools die workflows stroomlijnen, zodat medewerkers weten waar ze aan toe zijn. Maak de overstap naar de cloud, zodat iedereen de juiste informatie tot zijn beschikking heeft en er geen zorgen zijn over versiebeheer. Op deze manier blijven medewerkers met elkaar verbonden, ook al zijn ze fysiek ver van elkaar verwijderd.
Dat deadlines worden verschoven of opgeschort betekent niet dat financiële afdelingen rustig achterover kunnen leunen. Juist nu is het van belang de ‘gewone’ activiteiten door te zetten waar mogelijk, maar dan op een manier die past bij het ‘nieuwe normaal’. Er gaan nog veel meer onzekerheden volgen, want de crisis is nog niet achter ons. Maar wanneer bedrijven zich bewust blijven van de uitdagingen, kunnen zij overleven door gewoon verder te gaan met het goede werk dat ze altijd al deden.
Auteur: Andromeda Wood, senior director Data Modelling, Workiva
